Références : Dématérialisation

  • Accompagnement d'un projet d'archivage électronique

    La ville d’Amiens et la communauté d’agglomération d’Amiens Métropole sont, comme toutes des collectivités, confrontées aux impacts induits par la dématérialisation en termes d’archivage. En effet, certains processus sont entièrement dématérialisés, et la majorité des informations manipulées existe sous forme électronique. Cette évolution impose une réflexion sur les modalités de création, gestion, prise en charge et conservation de ces informations. Dans ce contexte, Olkoa a assisté les deux collectivités pour, d’une part réaliser un état des lieux de la production documentaire électronique et d’autre part, mettre en place une politique d’archivage visant à maîtriser et gérer les données et documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Cette démarche a abouti à la production d'un schéma directeur de l’archivage électronique couvrant notamment les rubriques suivantes : règles de production de documents électroniques, démarche concrète de mise en place, investissements à réaliser, accompagnement à apporter aux utilisateurs, risques et mesures préventives.

  • Mise en ligne des archives généalogiques

    Les Archives de Paris mettent en ligne une partie importante de leurs documents numérisés. Une partie sera consultable sur Internet, une autre sera consultable dans la salle de lecture des Archives. Notre mission a été d'aider les archives dans le pilotage du projet de mise en ligne : validation des spécifications, validation de la production du prestataire qui réalise l'outil de mise en ligne, aide à la gestion des données d'indexation des images.

    Numérisation des archives généalogiques

    Les archives de Paris ont lancé un vaste projet de numérisation des archives généalogiques en vue de leur mise en ligne au public. Dans une première phase, nous les avons aidés à la préparation du cahier des charges de numérisation. Dans une deuxième phase, nous avons assisté les Archives de Paris dans le processus de réception des images : mise en place d'un outil de suivi, organisation du travail, assistance dans les réunions de pilotage.

  • Archivage électronique

    Olkoa a mené une étude d’opportunité et de faisabilité sur la mise en oeuvre par les CDG Auvergne Rhône-Alpes d'une plateforme mutualisée d'archivage électronique pour les collectivités locales et établissements publics de la région. Après un état de l’art de l’archivage électronique, Olkoa a réalisé un recueil des besoins des Centres de Gestion et de leurs adhérents. L’objectif était d'estimer, pour les Centres de Gestion, les enjeux de se positionner sur le secteur de l’archivage électronique, compte tenu de l'environnement réglementaire des archives publiques, et d'évaluer leur capacité à se rallier à ce projet de mutualisation.

  • Archivage électronique

    Olkoa a accompagné les deux collectivités dans la définition de leur stratégie d’archivage électronique qui devait s’inscrire dans une logique de mutualisation avec les 37 communes de l’agglomération. L'objectif était d'assurer la valeur probante des documents électroniques, notamment pour les processus comptabilité et commande publique. Olkoa a réalisé un état des lieux de la production documentaire numérique afin de prioriser les besoins d’archivage et le périmètre du futur SAE, puis a défini l'organisation et les moyens de sa mise en œuvre

  • Archivage électronique

    Olkoa accompagne la CAPV sur la mise en œuvre d’un Système d’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation avec les autres communes membres de la Communauté d’agglomération. La première phase la mission consiste à réaliser une cartographie de la production documentaire pour les principaux processus métier et d'identifier les documents et données qui doivent faire l’objet d’un archivage. La mission vise ensuite à définir les différentes solutions adaptées au contexte de la collectivité et de définir leurs conditions de mise en œuvre opérationnelle, tant sur les plans, organisationnels que techniques et financiers.

  • Dématérialisation des Processus

    La communauté Durance Luberon Verdon Agglomération et la ville de Manosque ont lancé une série de projets relatifs à la gestion des documents électroniques et plus généralement à la dématérialisation des processus, qu'ils soient internes ou en direction des administrés. La collectivité à fait appel à Olkoa et Claude Amenc I&C pour l'assister à conduire ces projets avec notamment la modélisation des processus à dématérialiser.

  • Archivage électronique

    Confronté à une forte augmentation de la production de documents électroniques et conscient des contraintes réglementaires en matière d'archivage, le Conseil Département de Haute Savoie a mandaté Olkoa pour l'assister dans la stratégie de mise en œuvre d'une solution d'archivage électronique. La prestation a permis de faire l'inventaire des données et documents devant faire l'objet d'un archivage, puis de décrire les différentes solutions adaptées à la situation du département.

  • Archivage électronique

    La dématérialisation de la commande publique nécessite la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique et notamment la garantie de la valeur probante des documents signés électroniquement. Dans ce contexte, le département a missionné Olkoa pour l'accompagner dans sa réflexion sur le cycle de vie de l’information numérique avec notamment une étude de l'état de l'art de l'archivage électronique. La deuxième étape doit permettre la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique pour la Commande Publique avec la définition des prérequis organisationnels et techniques.

  • Archivage électronique

    Le département de la Charente s'est engagé dans une démarche d'e-administration pour améliorer et moderniser les services rendus aux usagers. Cette démarche s'appuie sur la dématérialisation de nombreux processus métier avec notamment la gestion des dossiers de demande d'aide sociale. La direction des Archives départementales souhaitait maîtriser et sécuriser la gestion du cycle de vie des documents et données numériques par la mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Olkoa assisté de la société Rhizome-Data a apporté au département un éclairage stratégique et technique selon deux axes : Etude sur la faisabilité de l’extraction des données du SI métier de l'aide sociale (IODAS), en identifiant les modalités de transfert de ces données dans une nouvelle GED et un SAE. Etude sur la faisabilité juridique, technique, financière et humaine de la mise en place d’un archivage électronique mutualisé. 

  • Etude préalable à la mise en place d’un atelier départemental de numérisation

    La direction des solidarités du conseil départemental de Charente dématérialise depuis 2009 les dossiers de demande d'aide sociale. 60 000 dossiers ont ainsi déjà été numérisés et sont disponibles en GED. Compte-tenu de l'augmentation des besoins de dématérialisation au sein des services du département et des risques de la solution en place (sécurité des traitements, confidentialité des données, garantie de la valeur probante des documents électroniques), le département a souhaité étudier l'opportunité de mettre en place un atelier de numérisation mutualisé. OLKOA a mené un audit de la solution existante, une collecte des besoins au sein des directions et la description de scénarios possibles d'évolution.

  • Archivage électronique

    Face à l'évolution des usages et des contraintes réglementaires de la dématérialisation, le département de la Haute Loire s’est engagé dans un vaste programme de transition numérique. Olkoa l'accompagne dans la mise en oeuvre de l'archivage électronique avec la conduite de 3 chantiers : Cadrage du projet, état du marché et retours d’expériences de collectivités comparables ; Définition du périmètre du projet sur la base d’un état des lieux de la production documentaire numérique pour identifier et prioriser les chantiers à mener ; Définition d’un mode opératoire sur les chantiers prioritaires, Actes et Marchés publics.

  • Archivage électronique

    Le territoire des Landes est caractérisé par l'existence de L'ALPI, un syndicat mixte qui fournit des services informatiques à ses adhérents et notamment la plate-forme d'archivage électronique ARCHILAND. Le Département a missionné Olkoa pour mener une étude sur la faisabilité technique, organisationnelle et financière de l'utilisation de la plateforme ARCHILAND pour couvrir ses besoins et répondre notamment aux enjeux de l'archivage historique. Dans ce cadre, nous avons produit une  feuille de route détaillant le scénario d'implémentation retenu.

  • Archivage électronique

    Les Archives départementales des Pyrénées Atlantiques souhaitent se doter d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) afin d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques qui leur sont versés. Le Département a confié à Olkoa la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition, la maintenance et le déploiement d'un SAE.

  • Archivage électronique

    Olkoa assiste le Département dans la définition de sa stratégie en matière d'archivage intermédiaire et d’archivage définitif. La mission consiste à réaliser une cartographie de la production documentaire avec pour objectif d'identifier les données et documents devant prioritairement faire l’objet d’un archivage électronique. Une deuxième étape consiste à proposer les scénarios possibles de mise en œuvre d'un SAE. La troisième étape consiste en un accompagnement méthodologique pour la mise en oeuvre du scénario retenu avec notamment une étude comparative de deux solutions majeures du monde du libre, à savoir MaarchRM et As@lae.

  • Archivage électronique

    Le Département du Nord a confié à Olkoa une mission d'assistance avec un double objectif : mettre en œuvre l’archivage électronique des marchés publics dématérialisés et définir un cadre méthodologique pour les projets d'archivage futurs. Olkoa a accompagné le département dans la production d'une cartographie détaillée du processus de la commande publique permettant de décrire les documents et données produits et reçus à chaque étape, de repérer l'exemplaire du document à verser dans le SAE et les modalités de versement (métadonnées nécessaires à la formalisation des profils d'archivage, notamment). Les scénarios d'archivage pour l'existant, le stock et la cible ont été étudiés et ont abouti à des préconisations pour la gestion du cycle de vie des données et documents dans leur environnement de production. Ce travail doit ensuite permettre de construire un socle méthodologique afin d’outiller les chefs de projets et faciliter la mise en œuvre du processus d’archivage dans le cadre de la dématérialisation des autres processus métier par la production d'un kit méthodologique de l'archivage électronique.

  • Archivage électronique

    Le Département du Tarn a déployé des applications GED métier autour de la solution Documentum et engagé une réflexion globale pour définir les grandes orientations en matière d’administration numérique. Il a souhaité être accompagné par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Cette démarche, inscrite dans une approche de gouvernance de l’information, visait à :

    • Intégrer les problématiques et procédures d’archivage numérique aux différents âges (courant, intermédiaire et définitif) dans la stratégie globale,
    • Déterminer les priorités d’archivage et le périmètre documentaire cible des données et documents à verser dans le Système d’Archivage électronique (SAE),
    • Proposer des préconisations pour la mise en place de l’archivage électronique en tenant compte, de l’écosystème informatique (GED et SIA, notamment), des contraintes et objectifs du département et des retours d’expérience d’autres collectivités similaires.
  • Archivage électronique

    Le Département de Vaucluse avait de longue date initialisé une dématérialisation de ses processus métier et se préoccupait de l'archivage des données et documents électroniques. Olkoa l'a accompagné dans la définition de sa stratégie d’archivage électronique, en réalisant un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, sur quelques processus prioritaires. Nous avons ensuite proposé des scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation à l’échelle du territoire du département.

  • Informatisation de la PMI

    Après avoir informatisé la gestion de ses feuilles de soins au sein de la PMI, le Conseil Général de Charente a décidé d’améliorer le partage de l’information médicale entre les praticiens et a lancé un projet d’informatisation du dossier médical. Compte tenu des impacts organisationnelles du projet, la direction de la PMI a confié à Olkoa un mission d'organisation comprenant : un audit de fonctionnement, une étude de l'état de l'art, des préconisations d'organisation et la définition des modalités de mise en oeuvre.

  • Informatisation de la PMI

    La PMI de l’Essonne assure ses missions de santé publique avec ses 450 agents répartis sur 60 centres. Dans ce cadre, elle gère un grand nombre de dossiers médicaux et de feuilles de soins sous forme papier. Pour alléger le travail administratif des agents et améliorer le partage des données de santé, le conseil Général a lancé un projet d’informatisation et fait appel à Olkoa pour l'assister dans cette démarche. Une première étape de cadrage nous a permis de mener un diagnostic de l'existant, une expression de besoin, une description du système cible et la définition d'une stratégie de conduite du changement. Les étapes suivantes sont la réalisation du dossier de consultation, l'assistance au choix du prestataire et l'accompagnement à la mise en œuvre de la solution.

  • Bibliothèque Départementale

    La BDI a remplacé son Système de Gestion Intégrée de  Bibliothèque (SIGB). Nous l’avons assistée dans le choix du prestataire, dans la mise en œuvre du logiciel et plus généralement dans la définition des relations avec le fournisseur et les services informatiques du Département.

    AMO GED Courrier

    Le CG38 a lancé un grand projet de dématérialisation en 8 volets. L’un de ces volets concerne les courriers entrants, sortants et circulants. La mission consiste à accompagner le CG38 dans la phase de déploiement du logiciel qui a été choisi pour la dématérialisation de ces courriers (ELISE d'ARCHIMED). Ceci passe tout d’abord par la réalisation d’une cartographie de tous les flux internes et externes, puis par la définition et la comparaison de plusieurs scénarios de mise en place de la dématérialisation, l’un de ces scénarios étant la centralisation complète de la réception des courriers, et enfin par l'accompagnement du déploiement dans les différentes Directions.