Références : Audit

  • Refonte du site Web

    L’ADBS est une association qui fédère les professionnels de l’information et de la documentation. Notre intervention a consisté en une analyse de l'existant et la réalisation d’un CCTP (Cahier des Clauses Techniques) relatif à la mise en œuvre du nouveau site Internet / Intranet Web+.

  • Accompagnement d'un projet d'archivage électronique

    La ville d’Amiens et la communauté d’agglomération d’Amiens Métropole sont, comme toutes des collectivités, confrontées aux impacts induits par la dématérialisation en termes d’archivage. En effet, certains processus sont entièrement dématérialisés, et la majorité des informations manipulées existe sous forme électronique. Cette évolution impose une réflexion sur les modalités de création, gestion, prise en charge et conservation de ces informations. Dans ce contexte, Olkoa a assisté les deux collectivités pour, d’une part réaliser un état des lieux de la production documentaire électronique et d’autre part, mettre en place une politique d’archivage visant à maîtriser et gérer les données et documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Cette démarche a abouti à la production d'un schéma directeur de l’archivage électronique couvrant notamment les rubriques suivantes : règles de production de documents électroniques, démarche concrète de mise en place, investissements à réaliser, accompagnement à apporter aux utilisateurs, risques et mesures préventives.

  • Audit du Service Informatique

    L’AGESSA (Association pour la Gestion de la Sécurité Sociale des Artistes) est une association forte d’une quarantaine de personnes, dotée de moyen informatiques limités, mais équipée malgré tout de plusieurs applications de haut niveau. Nous l’avons assistée dans la redéfinition de la « gouvernance » de son Système d’Information, c’est-à-dire dans la définition des postes de travail, des orientations à donner aux futurs développements, dans la gestion des contrats avec les prestataires externes et dans son organisation pratique.

  • Dématérialisation de dossiers

    La Caisse d'Epargne de Bourgogne avait mis en place une première plateforme de dématérialisation de documents archivés, et souhaitait faire un bilan sur cette opération, avant de procéder éventuellement à une généralisation. Nous avons donc réalisé l'audit de cette installation et préconisé un schéma directeur d'évolution de la GED.

  • Gouvernance du système d'information

    La CCIAG (Compagnie de Chauffage Intercommunale de l’Agglomération Grenobloise) est une Société  d’Economie Mixte qui gère depuis 1960, un réseau de chauffage urbain desservant plus de 87 000 logements. Suite à un changement de l’équipe de Direction, la CCIAG a demandé à OLKOA de l'assister dans la gouvernance de son Système d’Information. La première étape a consisté à réaliser un audit des projets engagés. La deuxième a porté sur la mise en œuvre d’une stratégie de gouvernance. Au cours de la troisième étape, nous avons assisté la CCIAG dans le pilotage des projets de refonte du SI et la mise en place d'un ERP comprenant notamment des modules de GMAO, CRM, Relevé des compteurs, Achats, GED et Reporting.

  • Informatisation d'un Réseau de Lecture Publique

    Les 34 bibliothèques présentes sur le territoire de la CCPG fonctionnent en réseau depuis plusieurs années dans le cadre de Grésilib’. Dès les premiers bilans de cette opération, il est apparu que cette carte unique a permis l’augmentation du nombre de prêts, démontrant ainsi l’intérêt et l’efficacité de la démarche. Il en est ressorti la volonté d’aller plus loin et de continuer à structurer le réseau en s’appuyant sur la création des deux MTR de Crolles et Pontcharra. La phase suivante doit permettre de répondre à l’attente exprimée par le réseau, à savoir la mise en place d’un portail unique facilitant l’accès aux ressources du réseau et valorisant l’ensemble de l’offre culturelle ; ce portail permettra à l’ensemble des bibliothèques et médiathèques de collaborer au service des habitants du Grésivaudan.
    La mission consiste à assister la CCPG dans ce projet en trois phases principales : l’écriture du cahier des charges pour la mise en place du portail, l’analyse des offres et la sélection du maître d’œuvre, l'aide à la mise en place du futur système.

  • Gestion des bourses de formations sanitaires et sociales

    La Région Rhône-Alpes assure depuis 2004 le financement d'aides en faveur des élèves et étudiants de formations sanitaires et sociales. A l'occasion de la mise en place d'un nouveau type d'aide dédiée à la formation des aides soignantes puéricultrices, elle a souhaité mettre en place un outil global permettant d'optimiser et de simplifier la gestion des dossiers, notamment par la dématérialisation d'une partie du processus.
    Notre intervention a consisté à accompagner la direction Enseignement Supérieur, Recherche & innovation et Formations Sanitaires et Sociales (DEFI3S) et la direction des systèmes d'information (DSI) pour mener l'étude préalable, la définition des besoins et la consultation (CCTP, analyse des offres). La mission s'est terminée par une aide à la mise en oeuvre et à la recette de la solution.

    Extranet de gestion des bourses de mobilité Explo'RA Sup

    La Région Rhône-Alpes attribue des bourses aux étudiants effectuant une formation ou un stage à l'étranger et a décidé la mise en œuvre d'un Extranet pour en assurer la gestion. Olkoa a accompagné le chef de projet DESUP et ses interlocuteurs (DSI, prestataire) dans ses relations avec les utilisateurs, les établissements d’enseignement supérieur. Les enjeux de cette mission résidaient dans la gestion du risque associé à la multiplicité des intervenants et à la diversité des impacts.

    Bureau Virtuel de l’Enseignement Supérieur

    Le BVRA est une plate-forme collaborative mise à la disposition des 200.000 étudiants, enseignants et personnels administratifs des Établissements d’Enseignement Supérieur de la Région. Nous avons été chargés de l’assistance au pilotage du projet et de la coordination des intervenants : Région, Établissements et fournisseurs, pour une durée de 3 ans. Le contrat d'assistance au pilotage du projet Bureau virtuel, nous a été renouvelé pour une période de 3 ans. Cette deuxième phase a intégré une prestation de bilan le la phase 1 et d'expression de besoin pour un futur système.

  • Audit du système d'information

    Dans le cadre de l’élaboration de son Projet d’Etablissement 2014-2018, la direction de la Fondation Edith SELTZER (établissement de santé), devait prévoir les grandes évolutions de son Système d’Information sur 5 ans. Nous avons mené une étude d'infrastructure  orientée sur la sécurité et une étude centrée sur 4 axes stratégiques que sont les contraintes réglementaires, les opportunités des applications en mobilité, les nouveaux services aux usagers et les opportunités de la dématérialisation des documents. 

  • Refonte du système d'information

    Fédérant l'ensemble des relais départementaux des Gîtes de France, la Fédération Nationale est garante de la mission du Mouvement Gîtes de France. L'évolution extrêmement rapide des pratiques et des outils de réservation a poussé la FNGF à lancer un audit de son système d'information. Après avoir rencontré des relais départementaux et des fournisseurs, nous avons mené un bilan des outils de production (description et labellisation des hébergements) et de réservation (gestion des disponibilités et processus de réservation) puis proposé des évolutions notamment du système de réservation et de commande de services en ligne.

     

    Refonte du site Internet

    La FNGF nous a sollicités pour l'assister dans son projet de refonte de son site Internet national. Ce projet englobait les problématiques de mise à disposition de l’offre d’hébergement, référencement, réservation en ligne (LCEN), campagnes de promotion, espaces professionnels, sites spécialisés, suivi des internautes, etc. Nous avons participé à l’élaboration du cahier des charges, à l’évaluation des offres et au choix des prestataires.

  • Gestion de la documentation pharmaceutique

    Le Groupe IPSEN a mis en œuvre une plate-forme de gestion de sa documentation pharmaceutique basée sur un outil de configuration au dessus de Documentum. A l’occasion de la mise en œuvre de nouvelles applications basées sur la technologie Web, IPSEN a émis des doutes sérieux quand à la pérennité des cette couche de configuration, sur les plan fonctionnels, techniques et sur son aptitude à tenir les performances. Nous avons mené pour le compte d’IPEN une mission d’assistance intégrant des étapes de qualification des solutions alternatives, qualification de l’opportunité de migration et définition du scénario de migration.

  • Pérennisation et extension du Registre du Rhône.

    Le Registre du Rhône est un dispositif de collecte et d'exploitation de données sur les accidents de la circulation routière survenus sur le territoire du département. Le comité interministériel de la sécurité routière a décidé d'un plan d'action dont l'une des mesures vise à pérenniser et étendre le Registre notamment sur le plan géographique. L'Office National Interministériel de la sécurité routière a donc confié à Olkoa la mission de réaliser un audit du fonctionnement existant du Registre, l'identification de scénarios d'évolution et la production d'un plan d'action. Les mesures proposées concernent notamment la réorganisation et l'automatisation des procédures de collecte, la mise en conformité par rapport aux référentiels de sécurité, l'extension du périmètre des données collectées et du périmètre géographique.