Références : GED

  • Gestion Electronique de documents

    Dans le cadre de ses missions, l'Agence Nationale pour l'Amélioration des Conditions de Travail conçoit et diffusent de nombreux documents à destination des entreprises. Afin de favoriser le partage d'information au sein de ses équipes, d'optimiser ses processus de production et de diffusion de documents, l'ANACT a lancé un projet de Gestion Électronique de Document. Préalablement centré sur l'agence nationale, le périmètre du projet a été étendu à toutes les agences régionales et à tous types de documents. Olkoa a assisté le chef de projet et lui a apporté un support méthodologique dans la conduite de toutes les phases de la mise en place de la plate-forme : collecte des besoins, rédaction du dossier de consultation, mise en œuvre de la solution cible et accompagnement au changement.

  • Dématérialisation des documents

    La vocation d'AGRICA est d'assurer la protection sociale complémentaire de tous les salariés du monde agricole. AGRICA, neuvième groupe de protection sociale complémentaire en France, est né en 1996 du regroupement des institutions de retraite et de prévoyance complémentaires agricoles. Le groupe a lancé une démarche de modernisation et de généralisation de ses installations GED. A cours de notre mission d’AMOA nous avons accompagné le groupe dans l’ensemble de cette démarche : bilan de l’existant, rédaction de cahier des charges, sélection de prestataires, rédaction des spécifications, assistance au pilotage du projet.

  • Dématérialisation des documents

    Le CETELEM manipule plusieurs millions de pages tous les ans. La recherche de productivité, d’efficacité et de qualité a conduit la société à lancer un projet de dématérialisation d’une grande partie de ces documents. Nous sommes intervenus en tant qu’experts techniques du domaine pour aider l’équipe du Maître d’Ouvrage, notamment sur les tâches d'aide à la sélection du prestataire, de mise en place du PRA (Plan de Reprise d'Activité) et du PCA (Plan de Continuité d'Activité).

  • Refonte du SI métier et refonte de la GED

    La société CIGAC, filiale de Groupama, propose des contrats d'assurance de personnes pour les agents des collectivités locales et territoriales. Face à l'évolution rapide des attentes du marché et au besoin de diversifier l'offre de prestations, la direction de l'établissement s'est lancée dans un projet de refonte de son système d'information métier. Olkoa a assisté le CIGAC dans la collecte des besoins, la consultation du marché. Nous menons en parallèle la refonte des modules de GED et la dématérialisation des documents entrants.

  • Dématérialisation des Processus

    La communauté Durance Luberon Verdon Agglomération et la ville de Manosque ont lancé une série de projets relatifs à la gestion des documents électroniques et plus généralement à la dématérialisation des processus, qu'ils soient internes ou en direction des administrés. La collectivité à fait appel à Olkoa et Claude Amenc I&C pour l'assister à conduire ces projets avec notamment la modélisation des processus à dématérialiser.

  • Infrastructure GED et archivage

    En partenariat avec son partenaire Confluence conseil, Olkoa pilote le centre de compétence GED du groupe pour le compte de Crédit Agricole Technologies & Services (CATS). Dans ce cadre, l'équipe assure de nombreuses missions autour de la gestion et de l'archivage des documents : rédaction du cahier des charges, consultation du marché et mise en œuvre d'une nouvelle plate-forme GED, définition et mise en œuvre de la politique d'Archivage Électronique, coordination des opérations de dématérialisation (RAD/LAD), support utilisateur pour les applications GED existantes.

  • Gestion des dossiers clients, portail d’entreprise

    FDI est une société d’affacturage implantée dans dix pays européens et aux États-Unis. Son développement international nécessitait de mieux partager les documents clients entres les sites pour accélérer et fiabiliser les procédures contentieuses. La mise en œuvre du portail avait pour objectif de faciliter le travail des agents notamment en facilitant l’accès aux applications métier.

  • AMOA

    Gaz Électricité de Grenoble a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans plusieurs projets au sein de la Direction Accès et Réseaux de l’entreprise : portail GRD, optimisation des fichiers de suivi, statistiques CRE,...

    AMOA eFluid

    GEG a fait appel à Olkoa pour le support utilisateurs et la mise en place de nouvelles fonctionnalités dans son SI de gestion de la clientèle (eFluid).

    Projet SAFIRE

    GEG a décidé de refondre son SI Financier et son SI de Gestion de la Clientèle (GRC). Pour la GRC, il s'agit de mettre en place un progiciel unique (EFluid) pour gérer les aspects Contrats, Interventions, Facturation, Recouvrement des clients du Tarifs réglementé (TR) et des clients en offre de marché tant du côté du métier de Gestionnaire du Réseau de Distribution (GRD) que du métier de Fournisseur d'énergie (FR). GEG a fait appel à Olkoa pour l'assister sur la mise en œuvre de son système de Gestion de la Relation Client et la coordination avec le projet SI Finances au travers la prise en charge des tâches suivantes : Assistance à l'intégration, à la recette, au déploiement de la solution eFluid, Assistance au pilotage du projet et à la conduite du changement pendant 2 ans environ.

    Pré-étude GED

    Dans le cadre de sa démarche qualité, GEG souhaitait se doter d'un outillage pour gérer ses documents, en particulier ceux qui font l'objet de processus de validation et de diffusion bien définis. Nous l'avons aidé à obtenir une vision générale des besoins de gestion des documents, tant sur le plan collaboratif que dans le domaine de la gestion, et à identifier une liste de progiciels susceptibles de répondre à tout ou partie de ces besoins.

    Refonte du  site Web

    Dans le cadre de l’ouverture des marchés de l’énergie, GEG a souhaité refondre son site Internet pour qu’il devienne un outil central dans sa stratégie commerciale. Nous avons été chargés de la Direction du Projet de refonte en tant que Maître d’Ouvrage.

  • Refonte de la GED

    Le groupe APICIL est le plus important Institut de Prévoyance de la Région Rhône-Alpes. Suite à la fusion de plusieurs caisses au sein du groupe, la question d’une gestion améliorée des très importantes masses de documents manipulées dans le groupe s’est posée avec force. Notre intervention a consisté à coacher l’équipe projet GED qu’APICIL a mise en place. L’accompagnement s’est fait depuis les analyses préliminaires jusqu’au processus de sélection des fournisseurs d’une solution de GED.

  • Assistance à la spécification d'applications complexes

    Le groupe Henner vend des assurances complémentaires santé et prévoyance et assure la gestion des contrats pour le compte des assureurs. La première mission concernait un certain nombre de petites applications GED qui ne répondaient pas à l’ensemble des nouveaux besoins des différents services. Nous avons été chargés de redéfinir l’ensemble de ces besoins, de sélectionner ceux qui pouvaient faire l’objet d’investissements justifiables économiquement ou stratégiquement, de rédiger les cahiers des charges correspondants, et d'aider à la sélection des prestataires. Notre prestation concerne maintenant l'analyse de systèmes complexes et la rédaction des cahiers des charges correspondants, sur des processus métier très divers.

  • Référentiel documentaire

    Confronté à de nombreuses demandes de services utilisateurs concernant la gestion électronique de document et la dématérialisation de leurs processus, l'ILL a décidé le lancement d'un projet global pour la mise en œuvre d'une plate-forme GED Workflow. Olkoa l'a assisté dans les étapes de collecte des besoins et de rédaction du cahier des charges couvrant notamment la gestion de la documentation qualité et la dématérialisation du processus de gestion des appels d'offres internationaux.

  • Intranet documentaire

    L'Institut National de l'Energie Solaire a été créé en 2006 pour promouvoir et développer en France l'utilisation de l'énergie solaire. Son activité largement tournée vers la R&D nécessite une gestion de la documentation projet avec des fonctions avancées de recherche et de contrôle d'accès. Nous avons assisté l'INES dans l'expression des besoins et l'étude des offres du marché.

  • Utilisation de la GED pour l'optimisation des processus

    La banque LCL a programmé le déménagement de son siège depuis le Boulevard des Italiens vers Villejuif. Dès lors se pose très classiquement la question d’un changement de méthode de travail, en particulier pour ce qui concerne la dématérialisation des documents et ses conséquences. Notre mission consiste à aider l’équipe chargée de ce projet : définition d’une démarche globale de dématérialisation, sélection de projets pilotes, définition du besoin et pilotage d’appels d’offres.

  • Dématérialisation de dossiers

    La MGEN a souhaité mettre en place un système de traitement des formulaires d'assurance maladie similaire à ce qui se fait dans les CPAM. Nous avons été sollicités en tant qu'experts de ces technologies dans le cadre d'une mission plus large d'assistance menée par un grand cabinet parisien.

  • Dématérialisation de documents

    La société Options est le leader européen de la location de matériel pour événementiel. Le développement de l'activité nécessite une amélioration des processus et la dématérialisation des documents (factures client et fournisseurs, documents de suivi de la production) est considéré comme un incontournable. La mission consiste à évaluer le besoin puis à préconiser des solutions techniques et organisationnelles.

  • Stratégie GED et collaboratif

    Réseau Ferré de France choisit Philippe Vauquois en tant que "manager de transition" pour diriger l'équipe en charge des domaines Portail, Collaboratif et Documentaire au sein de la DSI.
    La mission consiste à gérer une équipe de chefs de projets et de techniciens. Cette équipe est chargée de définir les offres en matière d'Internet, Intranet, Extranet, GED / Workflow, espaces  collaboratifs et de mettre en œuvre les solutions apportées tout en accompagnant les utilisateurs.

  • Plate-forme documentaire

    Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a souhaité mettre en œuvre  une plate-forme documentaire destinée à accueillir l'ensemble des projets GED du groupe. Nous l'avons assisté dans l'étude et la mise en œuvre de différentes applications : Gestion de la documentation des études cliniques, gestion des dossiers de soumission, gestion de la documentation qualité, gestion des non-conformités, mise en œuvre d’un module de signature électronique. Environnement Documentum 4i et 5, Ezsubs…

    Étude Record Management

    Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a mis en œuvre  une application de gestion des dossiers de soumission. Nous avons effectué pour le compte de la direction des affaires réglementaires, un audit de la situation et une proposition de plan d’actions sur la sécurité des documents critiques (correspondance avec les autorités, dossier de soumission…).

    Plate-forme documentaire

    Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a mis en œuvre une plate-forme documentaire accueillant les applications de gestion de la documentation pharmaceutique. Après plusieurs années d'exploitation, Sanofi nous a confié la conduite d'une étude d’opportunité, la définition de scénarios et la mise en œuvre d’une stratégie d’harmonisation des applications de gestion de documents (Environnement Documentum).

  • Dématérialisation de dossiers

    La SOGECAP est la filiale de la Société Générale chargée de gérer les produits d'Assurance Vie. La SOGECAP a lancé un important projet de dématérialisation de l'ensemble des documents qu'elle utilise dans ses processus de production. Nous sommes intervenus à titre d'expert du domaine de la dématérialisation afin d'aider SOGECAP dans la définition des fonctionnalités à mettre en place, dans la validation des propositions du prestataire qui réalise le projet, et plus généralement, dans ses choix d'urbanisation de système.

  • Dématérialisation

    Dans le contexte de la dématérialisation de ses flux comptables avec la DGFIP, le SIRD souhaitait également dématérialiser l'envoi des pièces justificatives et le circuit de signature des documents sortants. Nous avons proposé et mis en œuvre une démarche parfaitement adaptée au contexte de l'établissement : référencement des courriers départ et arrivée, réorganisation du référentiel documentaire dans une logique thématique, dématérialisation du circuit de signature des courriers départ, des délibérations et des flux PESV2 dans le parapheur de l'Adullact.