Références : Archivage électronique

  • Accompagnement d'un projet d'archivage électronique

    La ville d’Amiens et la communauté d’agglomération d’Amiens Métropole sont, comme toutes des collectivités, confrontées aux impacts induits par la dématérialisation en termes d’archivage. En effet, certains processus sont entièrement dématérialisés, et la majorité des informations manipulées existe sous forme électronique. Cette évolution impose une réflexion sur les modalités de création, gestion, prise en charge et conservation de ces informations. Dans ce contexte, Olkoa a assisté les deux collectivités pour, d’une part réaliser un état des lieux de la production documentaire électronique et d’autre part, mettre en place une politique d’archivage visant à maîtriser et gérer les données et documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Cette démarche a abouti à la production d'un schéma directeur de l’archivage électronique couvrant notamment les rubriques suivantes : règles de production de documents électroniques, démarche concrète de mise en place, investissements à réaliser, accompagnement à apporter aux utilisateurs, risques et mesures préventives.

  • Mise en ligne des archives généalogiques

    Les Archives de Paris mettent en ligne une partie importante de leurs documents numérisés. Une partie sera consultable sur Internet, une autre sera consultable dans la salle de lecture des Archives. Notre mission a été d'aider les archives dans le pilotage du projet de mise en ligne : validation des spécifications, validation de la production du prestataire qui réalise l'outil de mise en ligne, aide à la gestion des données d'indexation des images.

    Numérisation des archives généalogiques

    Les archives de Paris ont lancé un vaste projet de numérisation des archives généalogiques en vue de leur mise en ligne au public. Dans une première phase, nous les avons aidés à la préparation du cahier des charges de numérisation. Dans une deuxième phase, nous avons assisté les Archives de Paris dans le processus de réception des images : mise en place d'un outil de suivi, organisation du travail, assistance dans les réunions de pilotage.

  • Archivage électronique

    Olkoa a mené une étude d’opportunité et de faisabilité sur la mise en oeuvre par les CDG Auvergne Rhône-Alpes d'une plateforme mutualisée d'archivage électronique pour les collectivités locales et établissements publics de la région. Après un état de l’art de l’archivage électronique, Olkoa a réalisé un recueil des besoins des Centres de Gestion et de leurs adhérents. L’objectif était d'estimer, pour les Centres de Gestion, les enjeux de se positionner sur le secteur de l’archivage électronique, compte tenu de l'environnement réglementaire des archives publiques, et d'évaluer leur capacité à se rallier à ce projet de mutualisation.

  • Archivage électronique

    Olkoa a accompagné les deux collectivités dans la définition de leur stratégie d’archivage électronique qui devait s’inscrire dans une logique de mutualisation avec les 37 communes de l’agglomération. L'objectif était d'assurer la valeur probante des documents électroniques, notamment pour les processus comptabilité et commande publique. Olkoa a réalisé un état des lieux de la production documentaire numérique afin de prioriser les besoins d’archivage et le périmètre du futur SAE, puis a défini l'organisation et les moyens de sa mise en œuvre

  • Archivage électronique

    Olkoa accompagne la CAPV sur la mise en œuvre d’un Système d’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation avec les autres communes membres de la Communauté d’agglomération. La première phase la mission consiste à réaliser une cartographie de la production documentaire pour les principaux processus métier et d'identifier les documents et données qui doivent faire l’objet d’un archivage. La mission vise ensuite à définir les différentes solutions adaptées au contexte de la collectivité et de définir leurs conditions de mise en œuvre opérationnelle, tant sur les plans, organisationnels que techniques et financiers.

  • Archivage électronique

    Confronté à une forte augmentation de la production de documents électroniques et conscient des contraintes réglementaires en matière d'archivage, le Conseil Département de Haute Savoie a mandaté Olkoa pour l'assister dans la stratégie de mise en œuvre d'une solution d'archivage électronique. La prestation a permis de faire l'inventaire des données et documents devant faire l'objet d'un archivage, puis de décrire les différentes solutions adaptées à la situation du département.

  • Archivage électronique

    La dématérialisation de la commande publique nécessite la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique et notamment la garantie de la valeur probante des documents signés électroniquement. Dans ce contexte, le département a missionné Olkoa pour l'accompagner dans sa réflexion sur le cycle de vie de l’information numérique avec notamment une étude de l'état de l'art de l'archivage électronique. La deuxième étape doit permettre la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique pour la Commande Publique avec la définition des prérequis organisationnels et techniques.

  • Archivage électronique

    Face à la dématérialisation croissante de ses processus et aux besoins résultants d'archivage électronique, le conseil départemental a décidé de lancer une étude de cadrage, préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Olkoa a mené cette étude en 6 étapes : Etat de l'art des systèmes d'archivage électronique. Enjeux et périmètre du SAE. Identification des moyens nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du SAE. Définition de la politique d'archivage. Articulation du SAE avec les applications GED et SIA. Etude de faisabilité d'une mutualisation à l'échelle supra départementale.

  • Archivage électronique

    Face à l'évolution des usages et des contraintes réglementaires de la dématérialisation, le département de la Haute Loire s’est engagé dans un vaste programme de transition numérique. Olkoa l'accompagne dans la mise en oeuvre de l'archivage électronique avec la conduite de 3 chantiers : Cadrage du projet, état du marché et retours d’expériences de collectivités comparables ; Définition du périmètre du projet sur la base d’un état des lieux de la production documentaire numérique pour identifier et prioriser les chantiers à mener ; Définition d’un mode opératoire sur les chantiers prioritaires, Actes et Marchés publics.

  • Archivage électronique

    Le Département de la Loire souhaitait définir sa stratégie en matière d’archivage électronique et accroître son autonomie face au choix à faire en matière d’archivage intermédiaire et définitif. Il a donc confié à Olkoa une mission en 3 temps : sensibilisation des acteurs à la problématique et la réglementation applicable à l'archivage électronique, étude des scénarios possibles d’implémentation, et cadrage du projet d'archivage du Grand Livre Comptable

  • Archivage électronique

    Le territoire des Landes est caractérisé par l'existence de L'ALPI, un syndicat mixte qui fournit des services informatiques à ses adhérents et notamment la plate-forme d'archivage électronique ARCHILAND. Le Département a missionné Olkoa pour mener une étude sur la faisabilité technique, organisationnelle et financière de l'utilisation de la plateforme ARCHILAND pour couvrir ses besoins et répondre notamment aux enjeux de l'archivage historique. Dans ce cadre, nous avons produit une  feuille de route détaillant le scénario d'implémentation retenu.

  • Archivage électronique

    Olkoa assiste le Département dans la définition de sa stratégie en matière d'archivage intermédiaire et d’archivage définitif. La mission consiste à réaliser une cartographie de la production documentaire avec pour objectif d'identifier les données et documents devant prioritairement faire l’objet d’un archivage électronique. Une deuxième étape consiste à proposer les scénarios possibles de mise en œuvre d'un SAE. La troisième étape consiste en un accompagnement méthodologique pour la mise en oeuvre du scénario retenu avec notamment une étude comparative de deux solutions majeures du monde du libre, à savoir MaarchRM et As@lae.

  • Archivage électronique

    Le Département de Vaucluse avait de longue date initialisé une dématérialisation de ses processus métier et se préoccupait de l'archivage des données et documents électroniques. Olkoa l'a accompagné dans la définition de sa stratégie d’archivage électronique, en réalisant un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, sur quelques processus prioritaires. Nous avons ensuite proposé des scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation à l’échelle du territoire du département.

  • Stratégie Archivage électronique

    Depuis 2009, le Conseil Général de Seine-et-Marne s’est engagé sur la voie de l’e-administration avec l’adhésion à divers protocoles de télétransmission (Actes, Hélios, FSE), la dématérialisation du courrier entrant et de la procédure de la commande publique, la gestion dématérialisée de documents ou dossiers (délibérations, dossiers juridiques, dossiers d’assemblée), et le parapheur électronique. Quatre grands projets structurent cette démarche : dématérialisation, GED, architecture de stockage et collaboratif. Dans ce contexte le Conseil Général a souhaité positionner un projet d'archivage électronique afin qu’il vienne s’emboîter parfaitement dans les autres projets, sans générer de ruptures de chaîne. Après une analyse détaillée des projets existant, l’objectif essentiel de la mission était de proposer des scénarios techniques et organisationnels pour la mise en œuvre de la brique archivage électronique.

  • Stratégie Archivage électronique

    Le Conseil général des Alpes Maritimes souhaitait se faire assister dans la production d’un plan stratégique destiné à piloter le développement de  la dématérialisation pour la période 2013/2016. Sur le plan pratique, il s'est agi de valider les options déjà retenues dans le cadre de plusieurs projets déjà en cours, de proposer des évolutions dans ces projets au regard du contexte légal et réglementaire du domaine et des comparaisons de chantier de même nature engagés par d’autres collectivités territoriales, et enfin de proposer une planification globale des projets à réaliser dans les 5 prochaines années.

  • Archivage électronique

    Dans le cadre d'un vaste programme nommé "Optimisation" le Conseil régional du Centre-Val de Loire a lancé le chantier Dématérialisation, concernant des domaines métier comme la gestion de la commande publique et des domaines transverses comme l'archivage électronique. Pour l'aider à adopter les solutions les plus adaptées à son contexte le Conseil régional a décidé de confier à Olkoa une étude des besoins et un audit de faisabilité pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique. Cette étude a couvert les aspects suivants : Évaluation des besoins d’archivage, à valeur tant probante que patrimoniale. Audit du système d’information et évaluation des différents scénarios de mise œuvre de l’archivage électronique. Définition d'une politique d'archivage

  • Infrastructure GED et archivage

    En partenariat avec son partenaire Confluence conseil, Olkoa pilote le centre de compétence GED du groupe pour le compte de Crédit Agricole Technologies & Services (CATS). Dans ce cadre, l'équipe assure de nombreuses missions autour de la gestion et de l'archivage des documents : rédaction du cahier des charges, consultation du marché et mise en œuvre d'une nouvelle plate-forme GED, définition et mise en œuvre de la politique d'Archivage Électronique, coordination des opérations de dématérialisation (RAD/LAD), support utilisateur pour les applications GED existantes.

  • Archivage électronique

    La Mairie d'Avignon souhaitait faire évoluer le SI des Archives Municipales afin de prendre en compte la dématérialisation progressive des documents à archiver. La première phase de notre mission a consisté à : collecter l'ensemble des besoins de gestion des flux dématérialisés, faire un état de l'art des solutions disponibles, imposées, ou mises en œuvre dans d'autres collectivités et, enfin, définir une vision synthétique des orientations à suivre pour les cinq prochaines années. Une deuxième phase va permettre d'accompagner la mise en place de ces orientations.

  • Notre vocation est de gérer des projets liés à la mise en œuvre de systèmes d'information, pour le compte du donneur d'ordre, c'est-à-dire en assistance à la Maîtrise d'Ouvrage. Nous vous apportons un support méthodologique et une expertise, tant métier que fonctionnelle et technique.

    Nous vous assistons sur des missions relatives à votre organisation ou au pilotage de votre Système d'information et ceci dans toutes les phases de vos projets, de l'étude d'opportunité à la mise en œuvre :

    Stratégie des systèmes d'information

    - Audit et diagnostic
    - Analyse de l'existant
    - Budgets, ROI
    - Schémas directeurs
    - Urbanisation, architecture
    - Gestion des compétences

    Assistance à la passation des marchés

    - État de l'art
    - Rédaction des cahiers des charges
    - Consultation
    - Contractualisation


    Accompagnement à la mise en œuvre

    - Pilotage, relation MOE
    - Conformité, tests, recette
    - Suivi de systèmes
    - Gestion des risques
    - Conduite du changement, Formation
    - Réorganisation

    Nos prestations d'accompagnement s'appliquent à tous types de projets informatiques, qu'il s'agisse de l'installation/paramétrage d'un progiciel acheté "sur étagère", d'un développement spécifique réalisé par une équipe interne ou un prestataire externe, ou de la réalisation d'une prestation à façon comme une reprise de données, la numérisation d'un fonds d'archives.

    Nous sommes également en capacité d'assurer des missions de formation portant sur des sujets ciblés :

    • Introduction et formation générale aux techniques de gestion de l'information, actions de sensibilisation
    • Utilisation des nouveaux outils de diffusion de contenu * : Wiki, CMS, Blogs, Forums
    • Gestion de projet et développement de logiciels
    • Projet Professionnel et Communication - gestion des conflits
    • Archivage Electronique : concepts de l’archivage électronique, contexte légal et réglementaire, normes et standards, principes d'urbanisation et d'intégration dans le SI, méthodologie projet, présentation des solutions du marché et des projets dans les collectivités
       
    (*) : Voir l'article de François Olléon paru dans la revue de l'ADBS sur la Conduite des projets de gestion de contenu
  • Documents de référence pour les services Archives

    Afin de répondre aux interrogations des services publics d’archives et de les accompagner dans leurs projets d’archivage électronique, le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) souhaitait constituer une bibliothèque de documents de référence. A cet effet, OLKOA a rédigé un ensemble de 6 documents types, parmi lesquels une politique d'archivage, un modèle de convention pour la mutualisation de l'archivage numérique et un CCTP pour le déploiement d'un SAE. Ces documents sont disponibles sur le site du SIAF , il doivent être adaptés au contexte de chaque collectivité.