Références : Dématérialisation

  • Refonte de l'Intranet collaboratif

    Dans le cadre du développement de ses prérogatives et de l’augmentation de son personnel, le CG23 a souhaité refondre son site Intranet afin d’améliorer la production et la circulation interne de l'information. Notre prestation couvre l'ensemble du cycle projet, de l'expression du besoin au choix du prestataire avec un accent particulier sur les interactions avec les applications à forte composante documentaire, notamment le courrier et les délibérations.

  • Refonte de la plateforme Mobi'Savoie

    Le Conseil Général de la Savoie dans son rôle d'Autorité Organisatrice de Transport à mise en œuvre en 2009 le site internet Mobi’Savoie pour la réservation et la vente de billets en ligne. Nous sommes intervenus pour assister le Conseil Général dans la refonte du site visant à : améliorer son ergonomie générale, prendre en compte la mise en place d’un outil de calcul d’itinéraire multimodal et l'intégrer avec les sites des partenaires.

  • Stratégie Archivage électronique

    Depuis 2009, le Conseil Général de Seine-et-Marne s’est engagé sur la voie de l’e-administration avec l’adhésion à divers protocoles de télétransmission (Actes, Hélios, FSE), la dématérialisation du courrier entrant et de la procédure de la commande publique, la gestion dématérialisée de documents ou dossiers (délibérations, dossiers juridiques, dossiers d’assemblée), et le parapheur électronique. Quatre grands projets structurent cette démarche : dématérialisation, GED, architecture de stockage et collaboratif. Dans ce contexte le Conseil Général a souhaité positionner un projet d'archivage électronique afin qu’il vienne s’emboîter parfaitement dans les autres projets, sans générer de ruptures de chaîne. Après une analyse détaillée des projets existant, l’objectif essentiel de la mission était de proposer des scénarios techniques et organisationnels pour la mise en œuvre de la brique archivage électronique.

  • Stratégie Archivage électronique

    Le Conseil général des Alpes Maritimes souhaitait se faire assister dans la production d’un plan stratégique destiné à piloter le développement de  la dématérialisation pour la période 2013/2016. Sur le plan pratique, il s'est agi de valider les options déjà retenues dans le cadre de plusieurs projets déjà en cours, de proposer des évolutions dans ces projets au regard du contexte légal et réglementaire du domaine et des comparaisons de chantier de même nature engagés par d’autres collectivités territoriales, et enfin de proposer une planification globale des projets à réaliser dans les 5 prochaines années.

  • Archivage électronique

    Dans le cadre d'un vaste programme nommé "Optimisation" le Conseil régional du Centre-Val de Loire a lancé le chantier Dématérialisation, concernant des domaines métier comme la gestion de la commande publique et des domaines transverses comme l'archivage électronique. Pour l'aider à adopter les solutions les plus adaptées à son contexte le Conseil régional a décidé de confier à Olkoa une étude des besoins et un audit de faisabilité pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique. Cette étude a couvert les aspects suivants : Évaluation des besoins d’archivage, à valeur tant probante que patrimoniale. Audit du système d’information et évaluation des différents scénarios de mise œuvre de l’archivage électronique. Définition d'une politique d'archivage

  • Archivage électronique

    La Région Pays de la Loire, confrontée aux impacts de la dématérialisation en termes d’archivage a rejoint le projet SAEir (Système d’archivage électronique interdépartemental et régional en Pays de la Loire) qui permet depuis janvier 2018 aux collectivités membres du projet de verser les flux PES et ACTES dans le SAE As@lae. La solution mutualisée mise en place est destinée à être étendue à l’archivage des données et documents issus d’autres processus métiers et d’autres collectivités et partenaires.

    Dans ce contexte, la Région et les Archives régionales ont confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic des processus dématérialisés devant déboucher sur des recommandations pour l’archivage électronique et sur la définition des modalités opérationnelles de versement dans le SAE  des données et documents produits ou reçus dans le cadre des processus prioritaires : les dossiers de délibérations, de recrutements et les contrats.

  • Gestion des bourses de formations sanitaires et sociales

    La Région Rhône-Alpes assure depuis 2004 le financement d'aides en faveur des élèves et étudiants de formations sanitaires et sociales. A l'occasion de la mise en place d'un nouveau type d'aide dédiée à la formation des aides soignantes puéricultrices, elle a souhaité mettre en place un outil global permettant d'optimiser et de simplifier la gestion des dossiers, notamment par la dématérialisation d'une partie du processus.
    Notre intervention a consisté à accompagner la direction Enseignement Supérieur, Recherche & innovation et Formations Sanitaires et Sociales (DEFI3S) et la direction des systèmes d'information (DSI) pour mener l'étude préalable, la définition des besoins et la consultation (CCTP, analyse des offres). La mission s'est terminée par une aide à la mise en oeuvre et à la recette de la solution.

    Extranet de gestion des bourses de mobilité Explo'RA Sup

    La Région Rhône-Alpes attribue des bourses aux étudiants effectuant une formation ou un stage à l'étranger et a décidé la mise en œuvre d'un Extranet pour en assurer la gestion. Olkoa a accompagné le chef de projet DESUP et ses interlocuteurs (DSI, prestataire) dans ses relations avec les utilisateurs, les établissements d’enseignement supérieur. Les enjeux de cette mission résidaient dans la gestion du risque associé à la multiplicité des intervenants et à la diversité des impacts.

    Bureau Virtuel de l’Enseignement Supérieur

    Le BVRA est une plate-forme collaborative mise à la disposition des 200.000 étudiants, enseignants et personnels administratifs des Établissements d’Enseignement Supérieur de la Région. Nous avons été chargés de l’assistance au pilotage du projet et de la coordination des intervenants : Région, Établissements et fournisseurs, pour une durée de 3 ans. Le contrat d'assistance au pilotage du projet Bureau virtuel, nous a été renouvelé pour une période de 3 ans. Cette deuxième phase a intégré une prestation de bilan le la phase 1 et d'expression de besoin pour un futur système.

  • Infrastructure GED et archivage

    En partenariat avec son partenaire Confluence conseil, Olkoa pilote le centre de compétence GED du groupe pour le compte de Crédit Agricole Technologies & Services (CATS). Dans ce cadre, l'équipe assure de nombreuses missions autour de la gestion et de l'archivage des documents : rédaction du cahier des charges, consultation du marché et mise en œuvre d'une nouvelle plate-forme GED, définition et mise en œuvre de la politique d'Archivage Électronique, coordination des opérations de dématérialisation (RAD/LAD), support utilisateur pour les applications GED existantes.

  • Référentiel documentaire

    Confronté à de nombreuses demandes de services utilisateurs concernant la gestion électronique de document et la dématérialisation de leurs processus, l'ILL a décidé le lancement d'un projet global pour la mise en œuvre d'une plate-forme GED Workflow. Olkoa l'a assisté dans les étapes de collecte des besoins et de rédaction du cahier des charges couvrant notamment la gestion de la documentation qualité et la dématérialisation du processus de gestion des appels d'offres internationaux.

  • Archivage électronique

    La Mairie d'Avignon souhaitait faire évoluer le SI des Archives Municipales afin de prendre en compte la dématérialisation progressive des documents à archiver. La première phase de notre mission a consisté à : collecter l'ensemble des besoins de gestion des flux dématérialisés, faire un état de l'art des solutions disponibles, imposées, ou mises en œuvre dans d'autres collectivités et, enfin, définir une vision synthétique des orientations à suivre pour les cinq prochaines années. Une deuxième phase va permettre d'accompagner la mise en place de ces orientations.

  • Dématérialisation de documents

    La municipalité de Varces fait appel à OLKOA pour l'assister dans la mise en oeuvre d'une plate-forme de gestion électronique de documents. Cette plateforme doit permettre la gestion du courrier, mais aussi de l'ensemble des documents entrant, sortant ou circulant au sein de la Collectivité. La mission comprend : collecte du besoin, rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises, analyse des Offres, accompagnement du déploiement.

  • AMO GED Courrier

    La volonté initiale de la Mairie de Vif était d’améliorer le suivi du traitement du courrier reçu des citoyens de la Ville. L’analyse plus complète du besion a montré que si ce souhait était effectivement le moteur principal du projet, il fallait aussi fournir une solution GED globale pour l’ensemble de la Collectivité. La mission a donc consisté à analyser le besoin de l’ensemble des services, puis à traduire cette expression de besoin en cahier des charges et en Dossier de Consultation des Entreprises, et à accompagner la Mairie dans la conduite de l’Appel d’Offre.

  • Archivage électronique

    La métropole et la ville d'Orléans ont souhaité s'appuyer sur l’expertise d’une assistance à maîtrise d’ouvrage afin de déterminer les solutions les plus adaptées à la gestion de leurs archives numériques à l'âge courant, intermédiaire et définitif compte tenu des enjeux liés à la conservation de l’information numérique. L’étude réalisée par Olkoa à partir d'un diagnostic et de scénarios, doit décrire les adaptations nécessaires des procédures, compétences, moyens techniques et logiciels (notamment la GED transverse), dans le contexte du SAE mutualisé SAEM-CVL.

  • Archivage électronique

    Roannais Agglomération a fait appel à Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Après une phase d'état des lieux de la production documentaire et de diagnostic des priorités d'archivage, la mission a consisté à étudier des scénarios, à proposer un plan de mise en œuvre de l'archivage numérique et à évaluer les ressources nécessaires à la mise en place d'un SAE. 

  • Dématérialisation des factures clients

    La législation oblige progressivement toutes les entreprises françaises à dématérialiser les factures à destination de leurs clients du secteur public, en utilisant le portail Chorus. Olkoa a assisté  Schneider Electric dans la conduite de ce projet, avec notamment le choix de la stratégie de raccordement au portail Chorus, le choix du prestataire de dématérialisation et l'accompagnement à la mise en œuvre.

  • Documents de référence pour les services Archives

    Afin de répondre aux interrogations des services publics d’archives et de les accompagner dans leurs projets d’archivage électronique, le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) souhaitait constituer une bibliothèque de documents de référence. A cet effet, OLKOA a rédigé un ensemble de 6 documents types, parmi lesquels une politique d'archivage, un modèle de convention pour la mutualisation de l'archivage numérique et un CCTP pour le déploiement d'un SAE. Ces documents sont disponibles sur le site du SIAF et doivent être adaptés au contexte de chaque collectivité.

  • Dématérialisation

    Dans le contexte de la dématérialisation de ses flux comptables avec la DGFIP, le SIRD souhaitait également dématérialiser l'envoi des pièces justificatives et le circuit de signature des documents sortants. Nous avons proposé et mis en œuvre une démarche parfaitement adaptée au contexte de l'établissement : référencement des courriers départ et arrivée, réorganisation du référentiel documentaire dans une logique thématique, dématérialisation du circuit de signature des courriers départ, des délibérations et des flux PESV2 dans le parapheur de l'Adullact.

  • Archivage électronique

    La ville de Saint Etienne a décidé de lancer un projet d'archivage électronique. Elle à donc confié à Olkoa la conduite d'une étude préalable avec pour objectif de définir  le périmètre fonctionnel de la solution ainsi que les impacts organisationnels et techniques. Cette étude a permis de mener un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, de définir la stratégie en matière d’archivage électronique, d'identifier les possibilités de mutualisations entre la Ville et Saint-Étienne Métropole et enfin de préciser l'organisation et les moyens à mettre en œuvre.

  • Archivage électronique

    La commune de Lormont souhaitait définir sa stratégie d’archivage électronique. Olkoa a accompagné la collectivité en menant un diagnostic de l’existant, en produisant une cartographie de la production documentaire numérique et en étudiant les opportunités de partenariat au niveau du territoire, compte tenu du projet SAEM. Dans un second temps l'étude a consisté en la définition d'un ensemble de recommandations d'ordre organisationnel, préalables à la mise en oeuvre de l'archivage électronique.