Références : Etude

  • Accompagnement d'un projet d'archivage électronique

    La ville d’Amiens et la communauté d’agglomération d’Amiens Métropole sont, comme toutes des collectivités, confrontées aux impacts induits par la dématérialisation en termes d’archivage. En effet, certains processus sont entièrement dématérialisés, et la majorité des informations manipulées existe sous forme électronique. Cette évolution impose une réflexion sur les modalités de création, gestion, prise en charge et conservation de ces informations. Dans ce contexte, Olkoa a assisté les deux collectivités pour, d’une part réaliser un état des lieux de la production documentaire électronique et d’autre part, mettre en place une politique d’archivage visant à maîtriser et gérer les données et documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Cette démarche a abouti à la production d'un schéma directeur de l’archivage électronique couvrant notamment les rubriques suivantes : règles de production de documents électroniques, démarche concrète de mise en place, investissements à réaliser, accompagnement à apporter aux utilisateurs, risques et mesures préventives.

  • Plan de classement

    L'Agence Régionale de Santé PACA a lancé un projet de dématérialisation de ses document et mis en place la solution Elise de la société Archimed pour la gestion de ses courriers. L'ARS a sollicité Olkoa pour l'élaboration d’un plan de classement des courriers et de l'ensemble des documents électroniques. Pour ce projet, Olkoa a effectué un travail de recensement de l'existant et des besoins auprès des différentes directions de l'ARS et proposé des métadonnées d'indexation, une première version du plan de classement pour l'ensemble des domaines d'activité de l'ARS ainsi q'une feuille de route pour sa mise en oeuvre.

  • Refonte de la politique Web

    L’Assemblée Permanente des Chambres d’Agriculture dispose d’un Service d’Information et de Recherche (SIRCA) chargé entre autres d’animer la politique Web des Chambres d’Agriculture. Le SIRCA anime une réflexion approfondie sur les tenants et les aboutissants de cette politique et a souhaité se faire accompagner dans la conduite de ce projet. Notre mission a consisté à apporter une vision extérieure dans la démarche et à aider à la mise en œuvre concrète des préconisations.

  • Plan de classement

    L'Agence Nationale pour la Formation Hospitalière (ANFH) accompagne les établissements et les agents de la fonction publique hospitalière pour la mise en œuvre de leurs projets de formation et de gestion des compétences. Les équipes gèrent de très nombreux documents qu'ils partagent en interne ou avec les établissements. Afin d'améliorer le travail en équipe, l'Agence Régionale Alpes a sollicité Olkoa pour la définition et la mise en oeuvre de son plan de classement. Cette mission a donné lieu à une formation sur les bons usages en matière de gestion partagée des documents.

  • Gouvernance du système d'information

    La CCIAG (Compagnie de Chauffage Intercommunale de l’Agglomération Grenobloise) est une Société  d’Economie Mixte qui gère depuis 1960, un réseau de chauffage urbain desservant plus de 87 000 logements. Suite à un changement de l’équipe de Direction, la CCIAG a demandé à OLKOA de l'assister dans la gouvernance de son Système d’Information. La première étape a consisté à réaliser un audit des projets engagés. La deuxième a porté sur la mise en œuvre d’une stratégie de gouvernance. Au cours de la troisième étape, nous avons assisté la CCIAG dans le pilotage des projets de refonte du SI et la mise en place d'un ERP comprenant notamment des modules de GMAO, CRM, Relevé des compteurs, Achats, GED et Reporting.

  • Refonte du système d'information

    Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la refonte de l’informatique (Dossier médical, Dossier Patient, Feuille de Soins Electronique, Gestion des rendez-vous, …). Notre mission a couvert l'ensemble des processus d'aide au choix du logiciel, élaboration du cahier des charges pour les prestations d'infrastructure, paramétrage et validation du système, formation des utilisateurs et accompagnement au changement. En 2008, l'AGECSA nous a missionné pour mener un audit du système et en 2009 pour une assistance à la qualification des offres disponibles sur le marché.

  • Création d'un pôle autisme

    Le Centre Hospitalier Alpes Isère (CHA-I) a fait appel à Olkoa pour une mission de cadrage relative à la création d'un pôle Autisme. Notre mission a consisté à réaliser un état des lieux de tous les dispositifs impliqués dans le traitement de l'autisme au sein de l'établissement avec notamment la descriptions des missions, le bilan et les opportunités liées à la création du pôle. Une phase de synthèse des besoins et des objectifs stratégiques a permis d'identifier des scénarios de mise en œuvre et les chantiers correspondants.

  • Informatisation d'un Réseau de Lecture Publique

    Les 34 bibliothèques présentes sur le territoire de la CCPG fonctionnent en réseau depuis plusieurs années dans le cadre de Grésilib’. Dès les premiers bilans de cette opération, il est apparu que cette carte unique a permis l’augmentation du nombre de prêts, démontrant ainsi l’intérêt et l’efficacité de la démarche. Il en est ressorti la volonté d’aller plus loin et de continuer à structurer le réseau en s’appuyant sur la création des deux MTR de Crolles et Pontcharra. La phase suivante doit permettre de répondre à l’attente exprimée par le réseau, à savoir la mise en place d’un portail unique facilitant l’accès aux ressources du réseau et valorisant l’ensemble de l’offre culturelle ; ce portail permettra à l’ensemble des bibliothèques et médiathèques de collaborer au service des habitants du Grésivaudan.
    La mission consiste à assister la CCPG dans ce projet en trois phases principales : l’écriture du cahier des charges pour la mise en place du portail, l’analyse des offres et la sélection du maître d’œuvre, l'aide à la mise en place du futur système.

  • Mise en œuvre de l’ENT dans les collèges de la Creuse

    Le marché pour l’exploitation de l'Environnement Numérique de Travail (ENT) des collèges de la Creuse étant arrivé à échéance, le département a souhaité lancer une nouvelle consultation pour la mise en œuvre et l’exploitation d’une nouvelle solution. Olkoa a assisté le département dans les phases de collecte des besoins, rédaction du dossier de consultation des entreprises, assistance au dépouillement.

  • Gestion des bourses de formations sanitaires et sociales

    La Région Rhône-Alpes assure depuis 2004 le financement d'aides en faveur des élèves et étudiants de formations sanitaires et sociales. A l'occasion de la mise en place d'un nouveau type d'aide dédiée à la formation des aides soignantes puéricultrices, elle a souhaité mettre en place un outil global permettant d'optimiser et de simplifier la gestion des dossiers, notamment par la dématérialisation d'une partie du processus.
    Notre intervention a consisté à accompagner la direction Enseignement Supérieur, Recherche & innovation et Formations Sanitaires et Sociales (DEFI3S) et la direction des systèmes d'information (DSI) pour mener l'étude préalable, la définition des besoins et la consultation (CCTP, analyse des offres). La mission s'est terminée par une aide à la mise en oeuvre et à la recette de la solution.

    Extranet de gestion des bourses de mobilité Explo'RA Sup

    La Région Rhône-Alpes attribue des bourses aux étudiants effectuant une formation ou un stage à l'étranger et a décidé la mise en œuvre d'un Extranet pour en assurer la gestion. Olkoa a accompagné le chef de projet DESUP et ses interlocuteurs (DSI, prestataire) dans ses relations avec les utilisateurs, les établissements d’enseignement supérieur. Les enjeux de cette mission résidaient dans la gestion du risque associé à la multiplicité des intervenants et à la diversité des impacts.

    Bureau Virtuel de l’Enseignement Supérieur

    Le BVRA est une plate-forme collaborative mise à la disposition des 200.000 étudiants, enseignants et personnels administratifs des Établissements d’Enseignement Supérieur de la Région. Nous avons été chargés de l’assistance au pilotage du projet et de la coordination des intervenants : Région, Établissements et fournisseurs, pour une durée de 3 ans. Le contrat d'assistance au pilotage du projet Bureau virtuel, nous a été renouvelé pour une période de 3 ans. Cette deuxième phase a intégré une prestation de bilan le la phase 1 et d'expression de besoin pour un futur système.

  • Référentiel de la documentation technique

    Eurocopter est l'un des premiers fabricants mondiaux d'hélicoptères civils et militaires. Dans le cadre d'une très forte croissance de la demande, le service de gestion de la documentation technique souhaitait optimiser les processus de production et diffusion de la documentation. Notre mission a consisté à faire le bilan de l'existant, l'expression des besoins et la description fonctionnelle du système cible.

  • Dématérialisation de dossiers

    La MGEN a souhaité mettre en place un système de traitement des formulaires d'assurance maladie similaire à ce qui se fait dans les CPAM. Nous avons été sollicités en tant qu'experts de ces technologies dans le cadre d'une mission plus large d'assistance menée par un grand cabinet parisien.

  • Pérennisation et extension du Registre du Rhône.

    Le Registre du Rhône est un dispositif de collecte et d'exploitation de données sur les accidents de la circulation routière survenus sur le territoire du département. Le comité interministériel de la sécurité routière a décidé d'un plan d'action dont l'une des mesures vise à pérenniser et étendre le Registre notamment sur le plan géographique. L'Office National Interministériel de la sécurité routière a donc confié à Olkoa la mission de réaliser un audit du fonctionnement existant du Registre, l'identification de scénarios d'évolution et la production d'un plan d'action. Les mesures proposées concernent notamment la réorganisation et l'automatisation des procédures de collecte, la mise en conformité par rapport aux référentiels de sécurité, l'extension du périmètre des données collectées et du périmètre géographique.

  • Plate-forme documentaire

    Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la mise en œuvre d’une plate-forme documentaire pour Novartis. Mise en œuvre d’un outil de gestion de la traçabilité en vue de la validation AQ des applications Documentum.

  • AMO à la passation d'un marché ENT 1er degré

    Une étude approfondie menée à l’automne 2011 a démontré la valeur ajoutée du choix d’une solution unique et la faisabilité d’un déploiement à l’échelle académique d’un ENT destiné à l’ensemble des écoles de l’académie de Nantes. Le Rectorat et les communes ou communautés de communes volontaires sont en train de se constituer en groupement afin de lancer un marché pour la mise en œuvre d’un ENT accessible en mode SAS (software as a service) dédié. Olkoa s'est vu confier la rédaction du CCTP, qui sera suivi de l’analyse des offres.

    Etude d'ergonomie

    L’Académie de Nantes propose à ses différents publics un ensemble très varié de services numériques. Pour faciliter l'accès et la navigation entre les différents portails, elle souhaitait mettre en place un service de fédération d'identité. Nous avons mené une étude de préconisation portant sur l'accessibilité, l'ergonomie et l'interopérabilité des services.

  • Socle applicatif GED

    Sanofi France, la filiale du groupe Sanofi chargé de la commercialisation des produits Sanofi en France souhaitait mettre en œuvre une plate-forme globale de gestion de la documentation pharmaceutique. Notre mission a consisté à définir puis mettre en œuvre un "Socle Commun" permettant d'optimiser le déploiement des applications de gestion de documents. La démarche a notamment couvert les aspects : organisation des projets métier, gestion des données produits, structuration du référentiel documentaire, reprise des données et documents existants. Nous avons accompagné la direction des affaires scientifiques dans la mise en œuvre d'une application de publication en ligne des notices de médicaments (Environnement Documentum et D2);

  • Plate-forme documentaire

    Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a souhaité mettre en œuvre  une plate-forme documentaire destinée à accueillir l'ensemble des projets GED du groupe. Nous l'avons assisté dans l'étude et la mise en œuvre de différentes applications : Gestion de la documentation des études cliniques, gestion des dossiers de soumission, gestion de la documentation qualité, gestion des non-conformités, mise en œuvre d’un module de signature électronique. Environnement Documentum 4i et 5, Ezsubs…

    Étude Record Management

    Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a mis en œuvre  une application de gestion des dossiers de soumission. Nous avons effectué pour le compte de la direction des affaires réglementaires, un audit de la situation et une proposition de plan d’actions sur la sécurité des documents critiques (correspondance avec les autorités, dossier de soumission…).

    Plate-forme documentaire

    Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a mis en œuvre une plate-forme documentaire accueillant les applications de gestion de la documentation pharmaceutique. Après plusieurs années d'exploitation, Sanofi nous a confié la conduite d'une étude d’opportunité, la définition de scénarios et la mise en œuvre d’une stratégie d’harmonisation des applications de gestion de documents (Environnement Documentum).

  • Bureau Virtuel mutualisé

    L'Université de Lyon fédère l'ensemble des établissements d'enseignement supérieur de Lyon et Saint Etienne, avec notamment pour mission la mise en place et la gestion de ressources partagées entre ses membres. Dans ce cadre, Olkoa a assisté l'UdL sur tout le processus de mise en œuvre d'un d’un Bureau Virtuel mutualisé avec  notamment : un bilan de l'existant, une synthèse des besoins, une étude de l'état de l'art, la construction de scénarios, la description d'une solution cible, le choix d'un prestataire et le déploiement du système.