Références : Référentiel

  • Référentiel documentaire

    Un acteur français de la grande distribution se trouvait confronté à une problématique de sécurisation de sa documentation (produits, magasins, personnels...). Olkoa a conduit une mission de modélisation de son système d'information documentaire basé sur DocuShare en traitant notamment les aspects : arborescence des dossiers, gestion des droits d'accès et interfaces avec les systèmes métier.

  • Gestion Electronique de documents

    Dans le cadre de ses missions, l'Agence Nationale pour l'Amélioration des Conditions de Travail conçoit et diffusent de nombreux documents à destination des entreprises. Afin de favoriser le partage d'information au sein de ses équipes, d'optimiser ses processus de production et de diffusion de documents, l'ANACT a lancé un projet de Gestion Électronique de Document. Préalablement centré sur l'agence nationale, le périmètre du projet a été étendu à toutes les agences régionales et à tous types de documents. Olkoa a assisté le chef de projet et lui a apporté un support méthodologique dans la conduite de toutes les phases de la mise en place de la plate-forme : collecte des besoins, rédaction du dossier de consultation, mise en œuvre de la solution cible et accompagnement au changement.

  • Plan de classement

    L'Agence Régionale de Santé PACA a lancé un projet de dématérialisation de ses document et mis en place la solution Elise de la société Archimed pour la gestion de ses courriers. L'ARS a sollicité Olkoa pour l'élaboration d’un plan de classement des courriers et de l'ensemble des documents électroniques. Pour ce projet, Olkoa a effectué un travail de recensement de l'existant et des besoins auprès des différentes directions de l'ARS et proposé des métadonnées d'indexation, une première version du plan de classement pour l'ensemble des domaines d'activité de l'ARS ainsi q'une feuille de route pour sa mise en oeuvre.

  • Plan de classement

    L'Agence Nationale pour la Formation Hospitalière (ANFH) accompagne les établissements et les agents de la fonction publique hospitalière pour la mise en œuvre de leurs projets de formation et de gestion des compétences. Les équipes gèrent de très nombreux documents qu'ils partagent en interne ou avec les établissements. Afin d'améliorer le travail en équipe, l'Agence Régionale Alpes a sollicité Olkoa pour la définition et la mise en oeuvre de son plan de classement. Cette mission a donné lieu à une formation sur les bons usages en matière de gestion partagée des documents.

  • Référentiel de la documentation technique

    Eurocopter est l'un des premiers fabricants mondiaux d'hélicoptères civils et militaires. Dans le cadre d'une très forte croissance de la demande, le service de gestion de la documentation technique souhaitait optimiser les processus de production et diffusion de la documentation. Notre mission a consisté à faire le bilan de l'existant, l'expression des besoins et la description fonctionnelle du système cible.

  • Référentiel documentaire

    Confronté à de nombreuses demandes de services utilisateurs concernant la gestion électronique de document et la dématérialisation de leurs processus, l'ILL a décidé le lancement d'un projet global pour la mise en œuvre d'une plate-forme GED Workflow. Olkoa l'a assisté dans les étapes de collecte des besoins et de rédaction du cahier des charges couvrant notamment la gestion de la documentation qualité et la dématérialisation du processus de gestion des appels d'offres internationaux.

  • Gestion de la documentation pharmaceutique

    Le Groupe IPSEN a mis en œuvre une plate-forme de gestion de sa documentation pharmaceutique basée sur un outil de configuration au dessus de Documentum. A l’occasion de la mise en œuvre de nouvelles applications basées sur la technologie Web, IPSEN a émis des doutes sérieux quand à la pérennité des cette couche de configuration, sur les plan fonctionnels, techniques et sur son aptitude à tenir les performances. Nous avons mené pour le compte d’IPEN une mission d’assistance intégrant des étapes de qualification des solutions alternatives, qualification de l’opportunité de migration et définition du scénario de migration.

  • Refonte des infrastructures

    Le Charmeyran est un centre d'accueil pour l'enfance réparti sur plusieurs sites géographiques. La vétusté de son infrastructure informatique et l'organisation de ses moyens ne lui permettait pas d'offrir une qualité de service satisfaisante. Il a donc chargé Olkoa de conduire la refonte de ses infrastructures : bilan de l'organisation, expression des besoins, élaboration du dossier d'appel d'offre, assistance au dépouillement et à la mise en œuvre. Nous avons également assisté l'établissement dans la réorganisation de son référentiel d'entreprise et de son intranet.

  • Plate-forme documentaire

    Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la mise en œuvre d’une plate-forme documentaire pour Novartis. Mise en œuvre d’un outil de gestion de la traçabilité en vue de la validation AQ des applications Documentum.

  • Publication électronique

    Royal Canin est un des leaders mondiaux de la nourriture pour chiens et chats. A l'occasion de la réédition de son encyclopédie du chien, le groupe souhaitait améliorer son processus de publication. Notre mission a consisté à définir la stratégie de publication multilingue puis à assister la mise en œuvre d'un référentiel des fiches de races accessible à toutes les filiales.

    Audit de l'extranet Innovation

    Royal Canin, un des leaders mondiaux de la nourriture pour chiens et chats, dispose d'un extranet offrant l’accès aux données et outils marketing validés et centralisés à l'ensemble de ses filiales. Notre mission a consisté à réaliser un audit transversal de ce support aboutissant à un ensemble de recommandations techniques et organisationnelles.

  • Socle applicatif GED

    Sanofi France, la filiale du groupe Sanofi chargé de la commercialisation des produits Sanofi en France souhaitait mettre en œuvre une plate-forme globale de gestion de la documentation pharmaceutique. Notre mission a consisté à définir puis mettre en œuvre un "Socle Commun" permettant d'optimiser le déploiement des applications de gestion de documents. La démarche a notamment couvert les aspects : organisation des projets métier, gestion des données produits, structuration du référentiel documentaire, reprise des données et documents existants. Nous avons accompagné la direction des affaires scientifiques dans la mise en œuvre d'une application de publication en ligne des notices de médicaments (Environnement Documentum et D2);

  • Plate-forme documentaire

    Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a souhaité mettre en œuvre  une plate-forme documentaire destinée à accueillir l'ensemble des projets GED du groupe. Nous l'avons assisté dans l'étude et la mise en œuvre de différentes applications : Gestion de la documentation des études cliniques, gestion des dossiers de soumission, gestion de la documentation qualité, gestion des non-conformités, mise en œuvre d’un module de signature électronique. Environnement Documentum 4i et 5, Ezsubs…

    Étude Record Management

    Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a mis en œuvre  une application de gestion des dossiers de soumission. Nous avons effectué pour le compte de la direction des affaires réglementaires, un audit de la situation et une proposition de plan d’actions sur la sécurité des documents critiques (correspondance avec les autorités, dossier de soumission…).

    Plate-forme documentaire

    Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a mis en œuvre une plate-forme documentaire accueillant les applications de gestion de la documentation pharmaceutique. Après plusieurs années d'exploitation, Sanofi nous a confié la conduite d'une étude d’opportunité, la définition de scénarios et la mise en œuvre d’une stratégie d’harmonisation des applications de gestion de documents (Environnement Documentum).

  • Dématérialisation

    Dans le contexte de la dématérialisation de ses flux comptables avec la DGFIP, le SIRD souhaitait également dématérialiser l'envoi des pièces justificatives et le circuit de signature des documents sortants. Nous avons proposé et mis en œuvre une démarche parfaitement adaptée au contexte de l'établissement : référencement des courriers départ et arrivée, réorganisation du référentiel documentaire dans une logique thématique, dématérialisation du circuit de signature des courriers départ, des délibérations et des flux PESV2 dans le parapheur de l'Adullact.