L'archivage électronique dans les collectivités

Dématérialisation et archivage électronique, les incontournables

Depuis quelques années, la problématique de la dématérialisation se présente de façon de plus en plus pressante dans les collectivités locales, en particulier les conseils généraux et les grandes communes ou agglomérations.

Plusieurs raisons se combinent pour créer ce mouvement :
• L’évolution de l’environnement légal et réglementaire : les documents électroniques ont maintenant une valeur équivalente aux documents papier, sous réserve de pouvoir en garantir l’origine et la non modification
• L’évolution des pratiques administratives : l’État impose la dématérialisation progressive des procédures
• L’évolution des moyens de communication avec les usagers : ceux-ci attendent de plus en plus la possibilité de déposer des demandes par Internet, d’envoyer des justificatifs en pièces jointes de courriers électroniques, ou de recevoir de même les réponses qu’ils attendent
• Le même mouvement se produit dans les échanges entre administrations et avec les fournisseurs
• L’évolution de l’environnement technologique : qu’on le veuille ou non, le travail administratif s’appuie de plus en plus sur des moyens électroniques. Il n’y a pratiquement plus aucun service aux usagers qui ne fait appel à une application, une base de données, et à un ensemble de documents produits par ces applications, c’est-à-dire dont le contenu est extrait de ces bases de données
• Et de toute façon, l’environnement de travail se transforme profondément et de façon inéluctable grâce à (ou à cause de) la bureautique, du courrier électronique et d’Internet.

Face à ces évolutions, les collectivités doivent réfléchir à mettre en place de nouvelles organisations, de nouveaux moyens techniques et rassembler de nouvelles compétences. La démarche est parfois réactive, pour tenter d’endiguer et de contrôler le flot grandissant des documents électroniques, parfois proactive, en essayant de profiter de la dématérialisation pour améliorer l’efficacité, la productivité, et le confort du travail administratif.

Contrainte ou opportunité, réactif ou proactif, comment agir ?

Dans les deux cas, la question de l’archivage des documents électroniques se pose avec force. C’est d’ailleurs, pour les archivistes, l’opportunité de faire évoluer leur propre rôle ; en effet, toute analyse de cette situation aboutit rapidement à la conclusion que la frontière entre archives courantes, intermédiaires et définitives devient floue, tant d’un point de vue organisationnel que technique. Quel doit alors être le rôle respectif du service producteur, de l’informaticien et de l’archiviste tout au long de la vie du document ? Quel système doit assurer quelle fonction : stockage, maintien de la valeur probante, pérennisation à court, moyen et long terme, circulation, diffusion, indexation et recherche, valorisation du contenu ? Faut-il chercher à éliminer les multiples doublons des documents électroniques, ou au contraire, est- il nécessaire de disposer de diverses copies, dans plusieurs systèmes, pour des usages différents ? Dans ce contexte, le SAE sera-t-il un système de fin de cycle de vie des documents, ou au contraire, peut-il ambitionner de devenir une GED pivot de la collectivité ? Dans quel système faut-il investir en priorité : un SAE, une GED de production, un système collaboratif ? Quel va être l’urbanisme général de l’ensemble de ces outils ?

Pour répondre à ces questions de façon cohérente, il faut connaître les fonctions et les outils qui interviennent tout au long du cycle de vie du document, depuis la création (bureautique, éditique et création par les logiciels métiers, plateformes de numérisation, courrier électronique entrant), le stockage (sur disques locaux ou en réseau ou dans le « cloud », dans des GED), la circulation (par des moteurs de WorkFlow, par le courrier électronique), jusqu’à l’archivage (dans des SAE, mais aussi dans des systèmes de gestion d’archives physiques).