SIAF, archives électroniques, SAE

Documents de référence pour les services Archives

Afin de répondre aux interrogations des services publics d’archives et de les accompagner dans leurs projets d’archivage électronique, le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) souhaitait constituer une bibliothèque de documents de référence. A cet effet, OLKOA a rédigé un ensemble de 6 documents types, parmi lesquels une politique d'archivage, un modèle de convention pour la mutualisation de l'archivage numérique et un CCTP pour le déploiement d'un SAE. Ces documents sont disponibles sur le site du SIAF , il doivent être adaptés au contexte de chaque collectivité.

Pérennisation et extension du Registre du Rhône.

Le Registre du Rhône est un dispositif de collecte et d'exploitation de données sur les accidents de la circulation routière survenus sur le territoire du département. Le comité interministériel de la sécurité routière a décidé d'un plan d'action dont l'une des mesures vise à pérenniser et étendre le Registre notamment sur le plan géographique. L'Office National Interministériel de la sécurité routière a donc confié à Olkoa la mission de réaliser un audit du fonctionnement existant du Registre, l'identification de scénarios d'évolution et la production d'un plan d'action. Les mesures proposées concernent notamment la réorganisation et l'automatisation des procédures de collecte, la mise en conformité par rapport aux référentiels de sécurité, l'extension du périmètre des données collectées et du périmètre géographique.

Dématérialisation des procédures d'urbanisme

La loi ELAN doit notamment permettre une dématérialisation totale du processus d'instruction des demandes d'urbanismes (Autorisation du Droit des Sols) et en particulier le dépôt dématérialisé des demandes par les pétitionnaires. Dans ce contexte, Grenoble Alpes Métropole a décidé de repenser ses processus internes d'instruction des dossier et les relations avec l'ensemble de ses partenaires. La direction de l'urbanisme a donc confié à Olkoa une mission d'organisation comportant : un audit de l'existant, la collecte des besoins, la définition des processus cibles et l'évaluation de la nouvelle organisation. Le projet comporte notamment la dématérialisation des dossiers qui continueront à être déposés sous forme papier par les pétitionnaires.

Gestion de la Relation Client

La Direction des Réseaux de Gaz Électricité de Grenoble a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction de son cahier des charges pour une application CRM autour des fonctionnalités de gestion des demandes, parcours clients, " self-care", actions commerciales, marketing automation, Business Intelligence, Data Science.

Conseil Départemental Pyrénées Atlantiques, archivage électronique, SAE

Archivage électronique

Les Archives départementales des Pyrénées Atlantiques souhaitent se doter d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) afin d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques qui leur sont versés. Le Département a confié à Olkoa la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition, la maintenance et le déploiement d'un SAE.

Conseil Départemental de la Haute-Loires

Archivage électronique

Face à l'évolution des usages et des contraintes réglementaires de la dématérialisation, le département de la Haute Loire s’est engagé dans un vaste programme de transition numérique. Olkoa l'accompagne dans la mise en oeuvre de l'archivage électronique avec la conduite de 3 chantiers : Cadrage du projet, état du marché et retours d’expériences de collectivités comparables ; Définition du périmètre du projet sur la base d’un état des lieux de la production documentaire numérique pour identifier et prioriser les chantiers à mener ; Définition d’un mode opératoire sur les chantiers prioritaires, Actes et Marchés publics.

Ville de Lormont, archivage électronique, SAE

Archivage électronique

La commune de Lormont souhaitait définir sa stratégie d’archivage électronique. Olkoa a accompagné la collectivité en menant un diagnostic de l’existant, en produisant une cartographie de la production documentaire numérique et en étudiant les opportunités de partenariat au niveau du territoire, compte tenu du projet SAEM. Dans un second temps l'étude a consisté en la définition d'un ensemble de recommandations d'ordre organisationnel, préalables à la mise en oeuvre de l'archivage électronique.

Chambéry Métropole – Ville de Chambéry

Archivage électronique

Olkoa a accompagné les deux collectivités dans la définition de leur stratégie d’archivage électronique qui devait s’inscrire dans une logique de mutualisation avec les 37 communes de l’agglomération. L'objectif était d'assurer la valeur probante des documents électroniques, notamment pour les processus comptabilité et commande publique. Olkoa a réalisé un état des lieux de la production documentaire numérique afin de prioriser les besoins d’archivage et le périmètre du futur SAE, puis a défini l'organisation et les moyens de sa mise en œuvre

Centre de Gestion du Rhône, Archivage électronique, SAE

Archivage électronique

Olkoa a mené une étude d’opportunité et de faisabilité sur la mise en oeuvre par les CDG Auvergne Rhône-Alpes d'une plateforme mutualisée d'archivage électronique pour les collectivités locales et établissements publics de la région. Après un état de l’art de l’archivage électronique, Olkoa a réalisé un recueil des besoins des Centres de Gestion et de leurs adhérents. L’objectif était d'estimer, pour les Centres de Gestion, les enjeux de se positionner sur le secteur de l’archivage électronique, compte tenu de l'environnement réglementaire des archives publiques, et d'évaluer leur capacité à se rallier à ce projet de mutualisation.

Conseil Départemental Landes, archivage électronique, SAE

Archivage électronique

Le territoire des Landes est caractérisé par l'existence de L'ALPI, un syndicat mixte qui fournit des services informatiques à ses adhérents et notamment la plate-forme d'archivage électronique ARCHILAND. Le Département a missionné Olkoa pour mener une étude sur la faisabilité technique, organisationnelle et financière de l'utilisation de la plateforme ARCHILAND pour couvrir ses besoins et répondre notamment aux enjeux de l'archivage historique. Dans ce cadre, nous avons produit une  feuille de route détaillant le scénario d'implémentation retenu.

Conseil Départemental du Vaucluse, archivage électronique, SAE

Archivage électronique

Le Département de Vaucluse avait de longue date initialisé une dématérialisation de ses processus métier et se préoccupait de l'archivage des données et documents électroniques. Olkoa l'a accompagné dans la définition de sa stratégie d’archivage électronique, en réalisant un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, sur quelques processus prioritaires. Nous avons ensuite proposé des scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation à l’échelle du territoire du département.

Conseil Départemental des Pyrénées Orientales

Archivage électronique

Olkoa assiste le Département dans la définition de sa stratégie en matière d'archivage intermédiaire et d’archivage définitif. La mission consiste à réaliser une cartographie de la production documentaire avec pour objectif d'identifier les données et documents devant prioritairement faire l’objet d’un archivage électronique. Une deuxième étape consiste à proposer les scénarios possibles de mise en œuvre d'un SAE. La troisième étape consiste en un accompagnement méthodologique pour la mise en oeuvre du scénario retenu avec notamment une étude comparative de deux solutions majeures du monde du libre, à savoir MaarchRM et As@lae.

Conseil Départemental de l'Ardèche, archivage électronique, SAE

Archivage électronique

La dématérialisation de la commande publique nécessite la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique et notamment la garantie de la valeur probante des documents signés électroniquement. Dans ce contexte, le département a missionné Olkoa pour l'accompagner dans sa réflexion sur le cycle de vie de l’information numérique avec notamment une étude de l'état de l'art de l'archivage électronique. La deuxième étape doit permettre la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique pour la Commande Publique avec la définition des prérequis organisationnels et techniques.

Communauté d’Agglomération du Pays Voironnais

Archivage électronique

Olkoa accompagne la CAPV sur la mise en œuvre d’un Système d’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation avec les autres communes membres de la Communauté d’agglomération. La première phase la mission consiste à réaliser une cartographie de la production documentaire pour les principaux processus métier et d'identifier les documents et données qui doivent faire l’objet d’un archivage. La mission vise ensuite à définir les différentes solutions adaptées au contexte de la collectivité et de définir leurs conditions de mise en œuvre opérationnelle, tant sur les plans, organisationnels que techniques et financiers.

Référentiel documentaire

Confronté à de nombreuses demandes de services utilisateurs concernant la gestion électronique de document et la dématérialisation de leurs processus, l'ILL a décidé le lancement d'un projet global pour la mise en œuvre d'une plate-forme GED Workflow. Olkoa l'a assisté dans les étapes de collecte des besoins et de rédaction du cahier des charges couvrant notamment la gestion de la documentation qualité et la dématérialisation du processus de gestion des appels d'offres internationaux.

Archivage électronique, SAE

Archivage électronique

Confronté à une forte augmentation de la production de documents électroniques et conscient des contraintes réglementaires en matière d'archivage, le Conseil Département de Haute Savoie a mandaté Olkoa pour l'assister dans la stratégie de mise en œuvre d'une solution d'archivage électronique. La prestation a permis de faire l'inventaire des données et documents devant faire l'objet d'un archivage, puis de décrire les différentes solutions adaptées à la situation du département.

Archivage électronique

Dans le cadre d'un vaste programme nommé "Optimisation" le Conseil régional du Centre-Val de Loire a lancé le chantier Dématérialisation, concernant des domaines métier comme la gestion de la commande publique et des domaines transverses comme l'archivage électronique. Pour l'aider à adopter les solutions les plus adaptées à son contexte le Conseil régional a décidé de confier à Olkoa une étude des besoins et un audit de faisabilité pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique. Cette étude a couvert les aspects suivants : Évaluation des besoins d’archivage, à valeur tant probante que patrimoniale. Audit du système d’information et évaluation des différents scénarios de mise œuvre de l’archivage électronique. Définition d'une politique d'archivage

Dématérialisation des Processus

La communauté Durance Luberon Verdon Agglomération et la ville de Manosque ont lancé une série de projets relatifs à la gestion des documents électroniques et plus généralement à la dématérialisation des processus, qu'ils soient internes ou en direction des administrés. La collectivité à fait appel à Olkoa et Claude Amenc I&C pour l'assister à conduire ces projets avec notamment la modélisation des processus à dématérialiser.

Archivage électronique

La ville de Saint Etienne a décidé de lancer un projet d'archivage électronique. Elle à donc confié à Olkoa la conduite d'une étude préalable avec pour objectif de définir  le périmètre fonctionnel de la solution ainsi que les impacts organisationnels et techniques. Cette étude a permis de mener un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, de définir la stratégie en matière d’archivage électronique, d'identifier les possibilités de mutualisations entre la Ville et Saint-Étienne Métropole et enfin de préciser l'organisation et les moyens à mettre en œuvre.

Archivage électronique

Le Département de la Loire souhaitait définir sa stratégie en matière d’archivage électronique et accroître son autonomie face au choix à faire en matière d’archivage intermédiaire et définitif. Il a donc confié à Olkoa une mission en 3 temps : sensibilisation des acteurs à la problématique et la réglementation applicable à l'archivage électronique, étude des scénarios possibles d’implémentation, et cadrage du projet d'archivage du Grand Livre Comptable

Déploiement d'un Environnement Numérique de Travail

La Ville de Paris avait déployé un Environnement Numérique de Travail sur les collèges du territoire. A l'occasion du renouvellement de l'exploitation du système, la ville a retenu la solution libre OPEN ENT NG et souhaité étendre son déploiement aux lycées municipaux et aux écoles. En partenariat avec la société Education & Territoire, OLKOA assiste la Ville sur le pilotage du projet avec en particulier l'animation des réunions de suivi projet, le suivi des actions, la gestion des évolutions et le contrôle des prestations MOE.

Archivage électronique

Face à la dématérialisation croissante de ses processus et aux besoins résultants d'archivage électronique, le conseil départemental a décidé de lancer une étude de cadrage, préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Olkoa a mené cette étude en 6 étapes : Etat de l'art des systèmes d'archivage électronique. Enjeux et périmètre du SAE. Identification des moyens nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du SAE. Définition de la politique d'archivage. Articulation du SAE avec les applications GED et SIA. Etude de faisabilité d'une mutualisation à l'échelle supra départementale.

Evolution de la carte jeunes M'RA

Depuis 2003, la Région Rhône-Alpes mettait gratuitement à disposition de chaque jeune de la région la carte M'ra, offrant un bouquet de services dans de nombreux domaines comme le sport, la culture et le transport.
En 2014, souhaitant élargir la palette de service et le public visé, la Région a fait appel à OLKOA et ESPIRAC Consultants pour construire la solution des années à venir et sélectionner le titulaire chargé de la mise en œuvre de cette nouvelle solution. Au cours de notre mission, nous avons intégré la problématique de la fusion des régions Auvergne et Rhône Alpes.  

Déploiement d'un ENT dans les collèges

Suite à une expérimentation menée sur 28 collèges de son territoire, le Conseil Général de Côte d’Or a décidé de procéder à la généralisation de l’ENT Liberscol pour l’ensemble des collèges du Département à la rentrée 2015.
Dans ce contexte, il a souhaité se faire accompagner par Olkoa pour : rédiger le cahier des charges permettant la sélection d’un intégrateur de la solution Liberscol, assister le département dans le choix des prestataires et l'accompagner dans le déploiement de la solution.

Mise en œuvre de l’ENT dans les collèges de la Creuse

Le marché pour l’exploitation de l'Environnement Numérique de Travail (ENT) des collèges de la Creuse étant arrivé à échéance, le département a souhaité lancer une nouvelle consultation pour la mise en œuvre et l’exploitation d’une nouvelle solution. Olkoa a assisté le département dans les phases de collecte des besoins, rédaction du dossier de consultation des entreprises, assistance au dépouillement.

Plan de classement

L'Agence Nationale pour la Formation Hospitalière (ANFH) accompagne les établissements et les agents de la fonction publique hospitalière pour la mise en œuvre de leurs projets de formation et de gestion des compétences. Les équipes gèrent de très nombreux documents qu'ils partagent en interne ou avec les établissements. Afin d'améliorer le travail en équipe, l'Agence Régionale Alpes a sollicité Olkoa pour la définition et la mise en oeuvre de son plan de classement. Cette mission a donné lieu à une formation sur les bons usages en matière de gestion partagée des documents.

Portail Web

Olkoa et Six&Dix ont rédigé le cahier des charges et élaboré le dossier d’appel d’offres pour une solution de gestion de contenu Web pour la mise en œuvre du Portail des Services Numériques d'un regroupement d'universités parisiennes.

Informatisation du Réseau de Lecture Publique

La Communauté de Communes du Pays Roussillonnais construit un réseau de lecture publique sur son territoire. La médiathèque de Saint-Maurice l’Exil deviendra ainsi Médiathèque Tête de Réseau et l’ensemble des bibliothèques vont être équipées d’un nouveau système informatique offrant un catalogue commun, la circulation des documents entre tous les équipements, un portail de services consultable sur place et à distance et la gestion d'un Espace Publique Numérique.

Olkoa a été retenue pour accompagner la CCPR sur l’ensemble de la démarche (rédaction du cahier des charges, appel d’offre et déploiement).

Dématérialisation

Dans le contexte de la dématérialisation de ses flux comptables avec la DGFIP, le SIRD souhaitait également dématérialiser l'envoi des pièces justificatives et le circuit de signature des documents sortants. Nous avons proposé et mis en œuvre une démarche parfaitement adaptée au contexte de l'établissement : référencement des courriers départ et arrivée, réorganisation du référentiel documentaire dans une logique thématique, dématérialisation du circuit de signature des courriers départ, des délibérations et des flux PESV2 dans le parapheur de l'Adullact.

Bureau Virtuel mutualisé

L'Université de Lyon fédère l'ensemble des établissements d'enseignement supérieur de Lyon et Saint Etienne, avec notamment pour mission la mise en place et la gestion de ressources partagées entre ses membres. Dans ce cadre, Olkoa a assisté l'UdL sur tout le processus de mise en œuvre d'un d’un Bureau Virtuel mutualisé avec  notamment : un bilan de l'existant, une synthèse des besoins, une étude de l'état de l'art, la construction de scénarios, la description d'une solution cible, le choix d'un prestataire et le déploiement du système.

Intranet collaboratif

Le Service Départemental d’Incendie et de Secours de la Loire gère toutes les missions des 2 500 pompiers du département. Notre mission a couvert la préparation d’un support et la présentation des approches « TIC » au sein des collectivités publiques. Dans un deuxième temps, nous avons piloté la mise en œuvre d'un intranet collaboratif permettant notamment la gestion des commandes de matériel en ligne : recueil des besoins, rédaction du cahier des charges et des contraintes d’exploitation, assistance au dépouillement. Nous avons ensuite assisté le SDIS dans le choix du prestataire et la mise en œuvre  du projet.

AMO à la passation d'un marché ENT 1er degré

Une étude approfondie menée à l’automne 2011 a démontré la valeur ajoutée du choix d’une solution unique et la faisabilité d’un déploiement à l’échelle académique d’un ENT destiné à l’ensemble des écoles de l’académie de Nantes. Le Rectorat et les communes ou communautés de communes volontaires sont en train de se constituer en groupement afin de lancer un marché pour la mise en œuvre d’un ENT accessible en mode SAS (software as a service) dédié. Olkoa s'est vu confier la rédaction du CCTP, qui sera suivi de l’analyse des offres.

Etude d'ergonomie

L’Académie de Nantes propose à ses différents publics un ensemble très varié de services numériques. Pour faciliter l'accès et la navigation entre les différents portails, elle souhaitait mettre en place un service de fédération d'identité. Nous avons mené une étude de préconisation portant sur l'accessibilité, l'ergonomie et l'interopérabilité des services.

Refonte de la prestation Editique

L'OPAC 38 gère un patrimoine de 23000 logements et doit, dans le cadre de ses missions,  imprimer d'importantes quantités de documents avec notamment les avis d'échéance de loyer. L'office a lancé un projet avec pour objectifs d'améliorer la qualité de service et de réduire les coûts. Nous l'avons assisté dans les phases de redéfinition du périmètre contractuel, de consultation et de choix du fournisseur.

Ré-informatisation des deux médiathèques de Voiron et Voreppe

Les villes de Voreppe et de Voiron sont toutes deux dotées d’une médiathèque. Les deux villes ont constitué un groupement d’achat dans le but de renouveler les deux Systèmes Intégrés de Gestion de Bibliothèques (SIGB) : l'objectif de cet investissement commun était de profiter du nécessaire renouvellement des SIGB qui étaient en fin de vie pour amorcer la mise en place d'un réseau de lecture publique pour la Communauté de Communes du Pays Voironnais.
La mission a comporté deux phases ; la première portait sur la collecte du besoin, la rédaction d'un cahier des charges et le dépouillement des offres. Dans une deuxième phase, la mission s'est prolongée par l’accompagnement de la mise en place.

AMO GED Courrier

La volonté initiale de la Mairie de Vif était d’améliorer le suivi du traitement du courrier reçu des citoyens de la Ville. L’analyse plus complète du besion a montré que si ce souhait était effectivement le moteur principal du projet, il fallait aussi fournir une solution GED globale pour l’ensemble de la Collectivité. La mission a donc consisté à analyser le besoin de l’ensemble des services, puis à traduire cette expression de besoin en cahier des charges et en Dossier de Consultation des Entreprises, et à accompagner la Mairie dans la conduite de l’Appel d’Offre.

Dématérialisation de documents

La municipalité de Varces fait appel à OLKOA pour l'assister dans la mise en oeuvre d'une plate-forme de gestion électronique de documents. Cette plateforme doit permettre la gestion du courrier, mais aussi de l'ensemble des documents entrant, sortant ou circulant au sein de la Collectivité. La mission comprend : collecte du besoin, rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises, analyse des Offres, accompagnement du déploiement.

Refonte du site Web

la Ville de Saint-Egrève a souhaité refondre son site Internet et en faire un outil majeur de la communication avec ses administrés. Notre mission a consisté à l'aider dans sa formulation du cahier des charges pour la refonte et l’hébergement du site, puis lors du dépouillement et de la sélection du prestataire.

Archivage électronique

La Mairie d'Avignon souhaitait faire évoluer le SI des Archives Municipales afin de prendre en compte la dématérialisation progressive des documents à archiver. La première phase de notre mission a consisté à : collecter l'ensemble des besoins de gestion des flux dématérialisés, faire un état de l'art des solutions disponibles, imposées, ou mises en œuvre dans d'autres collectivités et, enfin, définir une vision synthétique des orientations à suivre pour les cinq prochaines années. Une deuxième phase va permettre d'accompagner la mise en place de ces orientations.

Automatisation de processus

Inria est un centre de recherche et doit à ce titre assurer une mission de transfert de technologies vers le monde industriel et économique. Face à la diversité des voies de transfert et la multiplicité des opérateurs, la direction a décidé le lancement d'un projet global de suivi des processus de transfert intégrant notamment un portail de suivi des processus et un module CRM. Olkoa intervient dans toutes les étapes du projet, de la collecte des besoins à l'assistance au déploiement 

Refonte du système d'information

L'Etablissement Public Foncier Local de la Région Grenobloise a pour mission de réaliser, pour le compte de ses membres, des acquisitions foncières dans le but de faciliter la construction de logements sociaux et d’équipements. Dans la perspective d'augmenter son périmètre d'intervention, il a fait appel à Olkoa pour l'assister dans la refonte de son système d'information métier centré sur la gestion des opérations foncières.

Gestion des bourses de formations sanitaires et sociales

La Région Rhône-Alpes assure depuis 2004 le financement d'aides en faveur des élèves et étudiants de formations sanitaires et sociales. A l'occasion de la mise en place d'un nouveau type d'aide dédiée à la formation des aides soignantes puéricultrices, elle a souhaité mettre en place un outil global permettant d'optimiser et de simplifier la gestion des dossiers, notamment par la dématérialisation d'une partie du processus.
Notre intervention a consisté à accompagner la direction Enseignement Supérieur, Recherche & innovation et Formations Sanitaires et Sociales (DEFI3S) et la direction des systèmes d'information (DSI) pour mener l'étude préalable, la définition des besoins et la consultation (CCTP, analyse des offres). La mission s'est terminée par une aide à la mise en oeuvre et à la recette de la solution.

Extranet de gestion des bourses de mobilité Explo'RA Sup

La Région Rhône-Alpes attribue des bourses aux étudiants effectuant une formation ou un stage à l'étranger et a décidé la mise en œuvre d'un Extranet pour en assurer la gestion. Olkoa a accompagné le chef de projet DESUP et ses interlocuteurs (DSI, prestataire) dans ses relations avec les utilisateurs, les établissements d’enseignement supérieur. Les enjeux de cette mission résidaient dans la gestion du risque associé à la multiplicité des intervenants et à la diversité des impacts.

Bureau Virtuel de l’Enseignement Supérieur

Le BVRA est une plate-forme collaborative mise à la disposition des 200.000 étudiants, enseignants et personnels administratifs des Établissements d’Enseignement Supérieur de la Région. Nous avons été chargés de l’assistance au pilotage du projet et de la coordination des intervenants : Région, Établissements et fournisseurs, pour une durée de 3 ans. Le contrat d'assistance au pilotage du projet Bureau virtuel, nous a été renouvelé pour une période de 3 ans. Cette deuxième phase a intégré une prestation de bilan le la phase 1 et d'expression de besoin pour un futur système.

Déploiement d'un ENT pour les scolaires

Le groupement "ENT Pays de Loire", coordonné par la Région a lancé un vaste projet d'Environnement Numérique de Travail à destination des 733 lycées et collèges de la Région. Nous l'avons assisté dans le dépouillement de l'appel d'offres et le choix du prestataire pour la réalisation et l'exploitation du système.

Analyse des usages d'un ENT dans les lycées

Avec un projet initialisé dés 2005, le Conseil Régional d'Auvergne a été un précurseur dans le déploiement des Environnements Numériques de Travail (ENT) sur son territoire.  Les 56 lycées sont aujourd'hui déployés mais la Direction du développement des usages des TIC a souhaité mener une étude sur l'analyse des modes d'accès et des usages dans les lycées de la Région. Notre mission a consisté  à analyser tous les freins et les moteurs d'usages au niveau de l'ENT et de l'ensemble de la chaine TICE puis à proposer les mesures permettant un développement des usages.

Stratégie Archivage électronique

Depuis 2009, le Conseil Général de Seine-et-Marne s’est engagé sur la voie de l’e-administration avec l’adhésion à divers protocoles de télétransmission (Actes, Hélios, FSE), la dématérialisation du courrier entrant et de la procédure de la commande publique, la gestion dématérialisée de documents ou dossiers (délibérations, dossiers juridiques, dossiers d’assemblée), et le parapheur électronique. Quatre grands projets structurent cette démarche : dématérialisation, GED, architecture de stockage et collaboratif. Dans ce contexte le Conseil Général a souhaité positionner un projet d'archivage électronique afin qu’il vienne s’emboîter parfaitement dans les autres projets, sans générer de ruptures de chaîne. Après une analyse détaillée des projets existant, l’objectif essentiel de la mission était de proposer des scénarios techniques et organisationnels pour la mise en œuvre de la brique archivage électronique.

Stratégie Archivage électronique

Le Conseil général des Alpes Maritimes souhaitait se faire assister dans la production d’un plan stratégique destiné à piloter le développement de  la dématérialisation pour la période 2013/2016. Sur le plan pratique, il s'est agi de valider les options déjà retenues dans le cadre de plusieurs projets déjà en cours, de proposer des évolutions dans ces projets au regard du contexte légal et réglementaire du domaine et des comparaisons de chantier de même nature engagés par d’autres collectivités territoriales, et enfin de proposer une planification globale des projets à réaliser dans les 5 prochaines années.

Informatisation de la PMI

La PMI de l’Essonne assure ses missions de santé publique avec ses 450 agents répartis sur 60 centres. Dans ce cadre, elle gère un grand nombre de dossiers médicaux et de feuilles de soins sous forme papier. Pour alléger le travail administratif des agents et améliorer le partage des données de santé, le conseil Général a lancé un projet d’informatisation et fait appel à Olkoa pour l'assister dans cette démarche. Une première étape de cadrage nous a permis de mener un diagnostic de l'existant, une expression de besoin, une description du système cible et la définition d'une stratégie de conduite du changement. Les étapes suivantes sont la réalisation du dossier de consultation, l'assistance au choix du prestataire et l'accompagnement à la mise en œuvre de la solution.

Informatisation de la PMI

Après avoir informatisé la gestion de ses feuilles de soins au sein de la PMI, le Conseil Général de Charente a décidé d’améliorer le partage de l’information médicale entre les praticiens et a lancé un projet d’informatisation du dossier médical. Compte tenu des impacts organisationnelles du projet, la direction de la PMI a confié à Olkoa un mission d'organisation comprenant : un audit de fonctionnement, une étude de l'état de l'art, des préconisations d'organisation et la définition des modalités de mise en oeuvre.

Archivage électronique, SAE

Refonte de la plateforme Mobi'Savoie

Le Conseil Général de la Savoie dans son rôle d'Autorité Organisatrice de Transport à mise en œuvre en 2009 le site internet Mobi’Savoie pour la réservation et la vente de billets en ligne. Nous sommes intervenus pour assister le Conseil Général dans la refonte du site visant à : améliorer son ergonomie générale, prendre en compte la mise en place d’un outil de calcul d’itinéraire multimodal et l'intégrer avec les sites des partenaires.

Refonte de l'Intranet collaboratif

Dans le cadre du développement de ses prérogatives et de l’augmentation de son personnel, le CG23 a souhaité refondre son site Intranet afin d’améliorer la production et la circulation interne de l'information. Notre prestation couvre l'ensemble du cycle projet, de l'expression du besoin au choix du prestataire avec un accent particulier sur les interactions avec les applications à forte composante documentaire, notamment le courrier et les délibérations.

Bibliothèque Départementale

La BDI a remplacé son Système de Gestion Intégrée de  Bibliothèque (SIGB). Nous l’avons assistée dans le choix du prestataire, dans la mise en œuvre du logiciel et plus généralement dans la définition des relations avec le fournisseur et les services informatiques du Département.

AMO GED Courrier

Le CG38 a lancé un grand projet de dématérialisation en 8 volets. L’un de ces volets concerne les courriers entrants, sortants et circulants. La mission consiste à accompagner le CG38 dans la phase de déploiement du logiciel qui a été choisi pour la dématérialisation de ces courriers (ELISE d'ARCHIMED). Ceci passe tout d’abord par la réalisation d’une cartographie de tous les flux internes et externes, puis par la définition et la comparaison de plusieurs scénarios de mise en place de la dématérialisation, l’un de ces scénarios étant la centralisation complète de la réception des courriers, et enfin par l'accompagnement du déploiement dans les différentes Directions.

Médiathèque Tête de Réseau

La Communauté de Communes a la compétence Lecture Publique. Dans ce cadre, elle a décidé de lancer un projet de mise en place d'une Médiathèque Tête de Réseau installée à la fois à La Côte Saint André et à Saint Siméon de Bressieux, associée aux 11 bibliothèques communales de la Communauté. Notre mission était centrée sur l'informatisation de la Médiathèque : Système Intégré de Gestion des Bibliothèques, Portail et Gestion des Postes Publics. Nous avons collecté les besoins, rédigé le Cahier des Charges, participé à la mise au point des autres documents du DCE, aidé à la sélection des prestataires, à la vérification des DCE pour la partie bâtiment, et rédigé les rapports à la CAO.

Informatisation d'un Réseau de Lecture Publique

Les 34 bibliothèques présentes sur le territoire de la CCPG fonctionnent en réseau depuis plusieurs années dans le cadre de Grésilib’. Dès les premiers bilans de cette opération, il est apparu que cette carte unique a permis l’augmentation du nombre de prêts, démontrant ainsi l’intérêt et l’efficacité de la démarche. Il en est ressorti la volonté d’aller plus loin et de continuer à structurer le réseau en s’appuyant sur la création des deux MTR de Crolles et Pontcharra. La phase suivante doit permettre de répondre à l’attente exprimée par le réseau, à savoir la mise en place d’un portail unique facilitant l’accès aux ressources du réseau et valorisant l’ensemble de l’offre culturelle ; ce portail permettra à l’ensemble des bibliothèques et médiathèques de collaborer au service des habitants du Grésivaudan.
La mission consiste à assister la CCPG dans ce projet en trois phases principales : l’écriture du cahier des charges pour la mise en place du portail, l’analyse des offres et la sélection du maître d’œuvre, l'aide à la mise en place du futur système.

Accompagnement d'un projet d'archivage électronique

La ville d’Amiens et la communauté d’agglomération d’Amiens Métropole sont, comme toutes des collectivités, confrontées aux impacts induits par la dématérialisation en termes d’archivage. En effet, certains processus sont entièrement dématérialisés, et la majorité des informations manipulées existe sous forme électronique. Cette évolution impose une réflexion sur les modalités de création, gestion, prise en charge et conservation de ces informations. Dans ce contexte, Olkoa a assisté les deux collectivités pour, d’une part réaliser un état des lieux de la production documentaire électronique et d’autre part, mettre en place une politique d’archivage visant à maîtriser et gérer les données et documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Cette démarche a abouti à la production d'un schéma directeur de l’archivage électronique couvrant notamment les rubriques suivantes : règles de production de documents électroniques, démarche concrète de mise en place, investissements à réaliser, accompagnement à apporter aux utilisateurs, risques et mesures préventives.

Mise en ligne des archives généalogiques

Les Archives de Paris mettent en ligne une partie importante de leurs documents numérisés. Une partie sera consultable sur Internet, une autre sera consultable dans la salle de lecture des Archives. Notre mission a été d'aider les archives dans le pilotage du projet de mise en ligne : validation des spécifications, validation de la production du prestataire qui réalise l'outil de mise en ligne, aide à la gestion des données d'indexation des images.

Numérisation des archives généalogiques

Les archives de Paris ont lancé un vaste projet de numérisation des archives généalogiques en vue de leur mise en ligne au public. Dans une première phase, nous les avons aidés à la préparation du cahier des charges de numérisation. Dans une deuxième phase, nous avons assisté les Archives de Paris dans le processus de réception des images : mise en place d'un outil de suivi, organisation du travail, assistance dans les réunions de pilotage.

Gestion Electronique de documents

Dans le cadre de ses missions, l'Agence Nationale pour l'Amélioration des Conditions de Travail conçoit et diffusent de nombreux documents à destination des entreprises. Afin de favoriser le partage d'information au sein de ses équipes, d'optimiser ses processus de production et de diffusion de documents, l'ANACT a lancé un projet de Gestion Électronique de Document. Préalablement centré sur l'agence nationale, le périmètre du projet a été étendu à toutes les agences régionales et à tous types de documents. Olkoa a assisté le chef de projet et lui a apporté un support méthodologique dans la conduite de toutes les phases de la mise en place de la plate-forme : collecte des besoins, rédaction du dossier de consultation, mise en œuvre de la solution cible et accompagnement au changement.

Audit du Service Informatique

L’AGESSA (Association pour la Gestion de la Sécurité Sociale des Artistes) est une association forte d’une quarantaine de personnes, dotée de moyen informatiques limités, mais équipée malgré tout de plusieurs applications de haut niveau. Nous l’avons assistée dans la redéfinition de la « gouvernance » de son Système d’Information, c’est-à-dire dans la définition des postes de travail, des orientations à donner aux futurs développements, dans la gestion des contrats avec les prestataires externes et dans son organisation pratique.

Etude comparative de 2 solutions ENT

Dans une perspective de déploiement d'une solution unique sur les lycées, l'Académie de Dijon et le Conseil Régional de Bourgogne ont décidé de faire évaluer les deux solutions d'ENT qui sont actuellement en cours d'expérimentation. Olkoa a mené une étude afin de dégager les principales caractéristiques, avantages et inconvénients, coûts directs et induits des deux environnements Cartable en ligne Ouvert Evolutif (CLOE) et Liberscol.

Déploiement d'un ENT pour les lycées

Suite à notre mission d'audit de deux ENT, le Conseil Régional de Bourgogne nous a retenu pour l'assister à la passation du marché d'intégration de la solution libre Liberscol et au déploiement de l'ENT : rédaction du CCTP, analyse des offres, aide au pilotage du projet et au suivi du prestataire.

Déploiement d'un ENT dans les lycées et collèges

La Région Limousin, le Conseil Général de la Creuse et le rectorat de Limoges se sont associés pour la mise en œuvre d'un Environnement Numérique de Travail à destination des 63 lycées et collèges du territoire. Nous les assistons sur toutes les phases de déploiement avec notamment la définition du cadre méthodologique, la validation de la plate-forme, l'assistance au déploiement dans les établissements et la conduite du changement.