Archivage électronique

L'Université de Lille a souhaité être accompagnée par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions organisationnelles et techniques les plus adaptées à la gestion de ses archives numériques. Une première phase d'état des lieux a eu pour objectifs de fournir un diagnostic sur la production des données et documents des processus métier les plus avancés dans la dématérialisation, de formaliser le périmètre cible et les priorités de mise en œuvre de l'archivage électronique et d'identifier les actions à mettre en place pour assurer cet archivage, en déterminant les rôles et responsabilités de chacun des acteurs concernés. La seconde phase a consisté à fournir à l’Université de Lille tous les éléments permettant de choisir l’organisation et les moyens cibles pour assurer l'archivage électronique à l’âge intermédiaire, proposer des scénarios et un plan d’actions.

Système d'information Archivistique

Archivage électronique

Le Département des Hautes-Pyrénées avait déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives et s’orientait vers leur dématérialisation complète avec l’acquisition d’un parapheur électronique. Dans ce contexte, Olkoa l'a accompagné pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions tant organisationnelles que techniques les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant, intermédiaire et définitif, des services du Département et de l’Etat. Une première phase a consisté à produire un état des lieux de la production numérique, puis une seconde phase à la construction de scenarii de mise en oeuvre de l'archivage électronique au sein de la collectivité. La troisième phase a été consacrée à la rédaction d'un cahier des charges pour l'acquisition d'une solution logicielle SAE et à un accompagnement dans le choix de la solution.

Archivage électronique

Suite à la mise en production de son système d’archivage électronique, la Ville de Lyon a rédigé la Politique d’archivage et la Politique de sécurité des systèmes d’information puis a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction de la Déclaration des pratiques d’archivage de son SAE. La mission a consisté à documenter le processus d’archivage et les fonctions associées (préparation des versements, versements, stockage, sécurité et conditions d’accès...), en lien avec la Politique d’archivage.

Archivage électronique

La Ville, la Communauté d'agglomération et le CCAS de Montauban ont souhaité être accompagnés dans la définition d'une stratégie globale de gouvernance de l'information afin d'assurer une gestion maîtrisée et sécurisée de leur production numérique. La première phase de la mission a consisté à réaliser une cartographie de la production documentaire des processus métier et à analyser l’existant afin de repérer les documents et données devant faire l’objet d’un archivage, à court, moyen et long terme. La mission visait ensuite à apporter des éléments d'aide à la décision pour la mise en œuvre effective de l'archivage électronique. 

Etude préalable à la mise en place d'un SAE

Le Département du Gard est engagé depuis plusieurs années dans un programme de développement de l’administration électronique qui entraîne un accroissement de la production documentaire électronique et la nécessité de se doter d’un Système d’Archivage Électronique (SAE), pour ses propres archives électroniques ainsi que celles des services versants aux Archives départementales. Pour l’accompagner dans sa démarche préalable, le Département a choisi Olkoa pour l'aider à réunir tous les éléments nécessaires à la prise de décision : état de l'art, analyse des besoins, identification des prérequis organisationnels et techniques, opportunités de mutualisation.

Archivage électronique

La Ville de Nantes et la Métropole souhaitaient être accompagnées dans la définition de leur feuille de route concernant l’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa consistait d'abord à fiabiliser l’ensemble des besoins, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant trois processus métier pilotes : ADS, commande publique et versements bureautiques. Puis la mission a permis d'identifier les solutions éligibles, les budgets et calendrier à prévoir. En parallèle, nous avons formé l’ensemble des services d’archives afin de mettre en place une politique d’archivage.

Formation au SEDA 2.1

Le SEDA ou Standard d'Echange des Données pour l'Archivage est notamment utilisé pour le versement des données dans les Systèmes d'Archivage Electronique. La publication de la version 2.1 a eu des impacts sur les applications versantes et les SAE. Olkoa a donc formé des archivistes et techniciens de Libriciel, éditeur du SAE As@lae, sur cette V2.1 du SEDA en insistant particulièrement sur les changements apportés par cette nouvelle version.

Elaboration d'une stratégie d'archivage

Malgré une dématérialisation croissante de ses processus métier, l'OPH05 est confronté à un manque de place pour la conservation de ses archives papier. Il a donc fait appel à Olkoa pour l'assister dans l'élaboration de sa politique d'archivage. Après une phase d'audit des pratiques documentaires, la mission a consisté à définir les outils et les procédures de gestion des archives numériques et physiques. Olkoa a également accompagné l'office dans la définition de sa stratégie de dématérialisation des processus.

Audit et stratégie documentaire

La Haute Autorité de Santé a mis en œuvre un plan de transformation numérique avec la dématérialisation de nombreux processus métier. Constatant que cette dématérialisation s'accompagnait d'une baisse des versements en archive papier, sans augmentation significative des versements électroniques, la HAS a confié à Olkoa une mission d'audit des pratiques documentaires. Cet audit a débouché sur la définition d'une stratégie d'archivage électronique et papier, la rédaction d'un DCE pour le renouvellement de leur SAE, l'accompagnement à la gestion du sort final des archives physiques et l'élaboration d'une démarche pour la mise en œuvre de connecteurs avec le nouveau SAE.

Archivage électronique

Olkoa a accompagné le Conseil départemental du Puy-de-Dôme pour une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique afin d’en déterminer le périmètre et les conditions à réunir. Une première phase de cadrage et d’initialisation de la mission a permis de partager un ensemble de prérequis et informations sur le déroulement et les attendus de la mission. Une deuxième phase était consacrée à la collecte d’informations sur l’existant. Une troisième phase a permis d'étudier des scénarios de mise en oeuvre et de définir un plan d’actions.

Méthodologie de versement d'une application métier à décommissionner

L'étude a consisté à expérimenter pour les Ministères sociaux le versement dans Vitam d’une application métier étant à l’étape de décommissionnement, pour laquelle aucun développement supplémentaire ne sera envisagé et aucun mécanisme ne préexistait pour faciliter les versements. L’objectif était double : disposer d’une méthodologie de versement d’une application métier à décommissionner et identifier des évolutions à apporter à Archifiltre pour que l’outil propose des fonctionnalités nouvelles d’enrichissement d’arborescences de fichiers à partir des données d’une application métier avant leur versement.

Archivage électronique

La Ville de Cherbourg-en-Cotentin a souhaité être accompagnée dans la définition de la stratégie de mise en œuvre de l’archivage électronique. Une première phase de la mission a consisté à effectuer un état des lieux de la production numérique pour les cinq processus métier les plus dématérialisés. La seconde phase était consacrée à l'étude des différents scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique pour les premiers versements identifiés comme prioritaires au cours de la première phase. Ce travail s'est appuyé sur un état de l’art des solutions du marché et des retours d’expérience de collectivités comparables.

Stratégie du numérique dans les écoles

Trois communes du SITPI (syndicat intercommunal) se sont chacune dotées d’un Projet Educatif de Territoire, définissant les orientations générales en matière d’éducation et l’engagement partenarial des différents acteurs de l’éducation. Olkoa les a assistées à décliner ces orientations sur le domaine du numérique avec la définition d’une « stratégie globale territorialisée en matière de numérique dans les écoles ». Notre prestation a couvert dans un premier temps la réalisation d’un état des lieux des moyens et usages du numérique, accompagné d’un recensement des besoins ; dans un deuxième temps, la formulation de préconisations en vue du développement des usages du numérique dans les écoles du territoire.

Archivage électronique

Dans le cadre de son schéma directeur des systèmes d'information, l’AGEFIPH a fait appel à Olkoa pour l'aider à définir sa stratégie d’archivage électronique pour les années à venir. Le premier objectif de la mission d’accompagnement visait à l'acculturation des acteurs (directeurs, métiers, informatique) à l’archivage électronique, dans ses dimensions stratégique et opérationnelle, en dehors de tout discours technique. Le second objectif était d'élaborer un plan d’actions associé à la stratégie d’archivage électronique dans une logique de dématérialisation des processus métier et d’urbanisation du système d’information.

Archivage électronique

Le SIAAP (Syndicat Interdépartemental pour l'Assainissement de l'Agglomération Parisienne) est un établissement public assurant le transport et la dépollution des eaux usées en Ile-de-France. Sa forte production numérique, constituée de documents et données, est conservée sur des serveurs partagés ou dans des applications. Ces moyens ne permettent pas une bonne gestion du risque documentaire et des enjeux opérationnels, juridiques et patrimoniaux liés. Le SIAAP a donc confié à Olkoa une mission de cadrage préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique. La première phase du projet a consisté à réaliser et valider l’étude d’opportunité et de faisabilité. Elle a inclus une analyse du périmètre du projet, un recensement des données existantes, différents scénarios de mise en œuvre et la rédaction d’une charte.

Compteurs communicants

GreenAlp, filiale du groupe GEG dédiée à la distribution de l’énergie (ex, Direction des Réseaux), est chargée, entre autres missions, de déployer les compteurs communicants sur le territoire de sa concession. Dans ce contexte, Olkoa a accompagné GreenAlp pour refondre ses processus métiers et répondre aux principaux enjeux identifiés et notamment : 

• Accompagner les équipes opérationnelles dans l’industrialisation de la prise en charge de ces nouveaux compteurs et être en mesure de gérer la volumétrie croissante
• Avoir une vision claire des processus des différents métiers impactés et faire coexister les processus actuels de gestion des compteurs classiques avec les nouveaux processus de gestion des compteurs communicants
• Décrire et formaliser les nouveaux processus et les modes opératoires à suivre par les différents métiers en insistant sur la transversalité et la collaboration entre les différents acteurs et services GreenAlp et GEG

Archivage électronique

Le Département du Tarn a déployé des applications GED métier autour de la solution Documentum et engagé une réflexion globale pour définir les grandes orientations en matière d’administration numérique. Il a souhaité être accompagné par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Cette démarche, inscrite dans une approche de gouvernance de l’information, visait à :

• Intégrer les problématiques et procédures d’archivage numérique aux différents âges (courant, intermédiaire et définitif) dans la stratégie globale,
• Déterminer les priorités d’archivage et le périmètre documentaire cible des données et documents à verser dans le Système d’Archivage électronique (SAE),
• Proposer des préconisations pour la mise en place de l’archivage électronique en tenant compte, de l’écosystème informatique (GED et SIA, notamment), des contraintes et objectifs du département et des retours d’expérience d’autres collectivités similaires.

Archivage électronique

Roannais Agglomération a fait appel à Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Après une phase d'état des lieux de la production documentaire et de diagnostic des priorités d'archivage, la mission a consisté à étudier des scénarios, à proposer un plan de mise en œuvre de l'archivage numérique et à évaluer les ressources nécessaires à la mise en place d'un SAE. 

Archivage électronique

Le Département de la Charente s'est engagé dans une démarche d'e-administration pour améliorer et moderniser les services rendus aux usagers. Cette démarche s'appuie sur la dématérialisation de nombreux processus métier avec notamment la gestion des dossiers de demande d'aide sociale. La direction des Archives départementales souhaitait maîtriser et sécuriser la gestion du cycle de vie des documents et données numériques par la mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Olkoa assisté de la société Rhizome-Data a apporté au Département un éclairage stratégique et technique selon deux axes : Etude sur la faisabilité de l’extraction des données du SI métier de l'aide sociale (IODAS), en identifiant les modalités de transfert de ces données dans une nouvelle GED et un SAE ; Etude sur la faisabilité juridique, technique, financière et humaine de la mise en place d’un archivage électronique mutualisé.