Archivage électronique

La dématérialisation de la commande publique nécessite la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique et notamment la garantie de la valeur probante des documents signés électroniquement. Dans ce contexte, le Département a missionné Olkoa pour l'accompagner dans sa réflexion sur le cycle de vie de l’information numérique avec notamment une étude de l'état de l'art de l'archivage électronique. La deuxième étape a permis la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique pour la commande publique avec la définition des prérequis organisationnels et techniques.

Archivage électronique

Archivage électronique

Le Département de Vaucluse avait de longue date initialisé une dématérialisation de ses processus métier et se préoccupait de l'archivage des données et documents électroniques. Olkoa l'a accompagné dans la définition de sa stratégie d’archivage électronique, en réalisant un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, sur quelques processus prioritaires. Nous avons ensuite proposé des scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation à l’échelle du territoire du département.

Archivage électronique

Le territoire des Landes est caractérisé par l'existence de L'ALPI, un syndicat mixte qui fournit des services informatiques à ses adhérents et notamment la plateforme d'archivage électronique ARCHILAND. Le Département a missionné Olkoa pour mener une étude sur la faisabilité technique, organisationnelle et financière de l'utilisation de la plateforme ARCHILAND pour couvrir ses besoins et répondre notamment aux enjeux de l'archivage historique. Dans ce cadre, nous avons produit une feuille de route détaillant le scénario d'implémentation retenu.

Archivage électronique

Olkoa a mené une étude d’opportunité et de faisabilité sur la mise en oeuvre par les CDG Auvergne Rhône-Alpes d'une plateforme mutualisée d'archivage électronique pour les collectivités locales et établissements publics de la région. Après un état de l’art de l’archivage électronique, Olkoa a réalisé un recueil des besoins des Centres de Gestion et de leurs adhérents. L’objectif était d'estimer, pour les Centres de Gestion, les enjeux de se positionner sur le secteur de l’archivage électronique, compte tenu de l'environnement réglementaire des archives publiques, et d'évaluer leur capacité à se rallier à ce projet de mutualisation.

Archivage électronique

La commune de Lormont souhaitait définir sa stratégie d’archivage électronique. Olkoa a accompagné la collectivité en menant un diagnostic de l’existant, en produisant une cartographie de la production documentaire numérique et en étudiant les opportunités de partenariat au niveau du territoire, compte tenu du projet SAEM. Dans un second temps l'étude a consisté en la définition d'un ensemble de recommandations d'ordre organisationnel, préalables à la mise en oeuvre de l'archivage électronique.

Archivage électronique

Les Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques ont souhaité se doter d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) afin d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques qui leur sont versés. Le Département a confié à Olkoa la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition, la maintenance et le déploiement d'un SAE.

Infrastructure GED et archivage

En partenariat avec son partenaire Confluence conseil, Olkoa a piloté le centre de compétences GED du groupe pour le compte de Crédit Agricole Technologies et Services. Dans ce cadre, l'équipe a assuré de nombreuses missions autour de la gestion et de l'archivage des documents : support utilisateur pour les applications GED existantes, rédaction de cahier des charges, consultation du marché et mise en oeuvre d'une nouvelle plate-forme GED, définition et mise en oeuvre de la politique d'archivage électronique, coordination des opérations de dématérialisation (LAD/RAD). Elle a également participé au programme de mise en conformité RGPD sur le chantier d'identification des données, de leur circulation dans le SI et de leur cycle de vie.

Référentiel documentaire

Confronté à de nombreuses demandes de services utilisateurs concernant la gestion électronique de document et la dématérialisation de leurs processus, l'ILL a décidé le lancement d'un projet global pour la mise en œuvre d'une plate-forme GED Workflow. Olkoa l'a assisté dans les étapes de collecte des besoins et de rédaction du cahier des charges couvrant notamment la gestion de la documentation qualité et la dématérialisation du processus de gestion des appels d'offres internationaux.

Archivage électronique

Confronté à une forte augmentation de la production de documents électroniques et conscient des contraintes réglementaires en matière d'archivage, le Conseil Départemental de Haute-Savoie a mandaté Olkoa pour l'assister dans la stratégie de mise en œuvre d'une solution d'archivage électronique. La prestation a permis de faire l'inventaire des données et documents devant faire l'objet d'un archivage, puis de décrire les différentes solutions adaptées à la situation du département.

Archivage électronique

Dans le cadre d'un vaste programme nommé "Optimisation" le Conseil régional du Centre-Val de Loire a lancé le chantier Dématérialisation, concernant des domaines métier comme la gestion de la commande publique et des domaines transverses comme l'archivage électronique. Pour l'aider à adopter les solutions les plus adaptées à son contexte le Conseil régional a décidé de confier à Olkoa une étude des besoins et un audit de faisabilité pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique. Cette étude a couvert les aspects suivants : Évaluation des besoins d’archivage, à valeur tant probante que patrimoniale. Audit du système d’information et évaluation des différents scénarios de mise œuvre de l’archivage électronique. Définition d'une politique d'archivage

Archivage électronique

La ville de Saint-Etienne a décidé de lancer un projet d'archivage électronique. Elle à donc confié à Olkoa la conduite d'une étude préalable avec pour objectif de définir  le périmètre fonctionnel de la solution ainsi que les impacts organisationnels et techniques. Cette étude a permis de mener un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, de définir la stratégie en matière d’archivage électronique, d'identifier les possibilités de mutualisations entre la Ville et Saint-Étienne Métropole et enfin de préciser l'organisation et les moyens à mettre en œuvre.

Archivage électronique

Le Département de la Loire souhaitait définir sa stratégie en matière d’archivage électronique et accroître son autonomie face au choix à faire en matière d’archivage intermédiaire et définitif. Il a donc confié à Olkoa une mission en 3 temps : sensibilisation des acteurs à la problématique et la réglementation applicable à l'archivage électronique, étude des scénarios possibles d’implémentation, et cadrage du projet d'archivage du Grand Livre Comptable

Déploiement d'un Environnement Numérique de Travail

La Ville de Paris avait déployé un Environnement Numérique de Travail sur les collèges du territoire. A l'occasion du renouvellement de l'exploitation du système, la ville a retenu la solution libre OPEN ENT NG et souhaité étendre son déploiement aux lycées municipaux et aux écoles. En partenariat avec la société Education et Territoire, Olkoa a assisté la ville sur le pilotage du projet avec en particulier l'animation des réunions de suivi projet, le suivi des actions et le contrôle des prestations MOE.

Archivage électronique

Face à la dématérialisation croissante de ses processus et aux besoins résultants d'archivage électronique, le Conseil Départemental a décidé de lancer une étude de cadrage, préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Olkoa a mené cette étude en 6 étapes : Etat de l'art des systèmes d'archivage électronique. Enjeux et périmètre du SAE. Identification des moyens nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du SAE. Définition de la politique d'archivage. Articulation du SAE avec les applications GED et SIA. Etude de faisabilité d'une mutualisation à l'échelle supra-départementale.

Dématérialisation des Processus

La communauté Durance Luberon Verdon Agglomération et la ville de Manosque ont lancé une série de projets relatifs à la gestion des documents électroniques et plus généralement à la dématérialisation des processus, qu'ils soient internes ou en direction des administrés. La collectivité à fait appel à Olkoa et Claude Amenc I&C pour l'assister à conduire ces projets avec notamment la modélisation des processus à dématérialiser.

Audit du centre de ressources documentaires

La Tour du Valat est un centre de recherche scientifique sur l'écologie des zones humides qui possède un très important centre de documentation dont les ressources étaient mal exploitées. Il a donc fait appel à Olkoa pour mener un audit de l'organisation et des moyens en place et proposer une organisation permettant de mieux mettre en valeur ces ressources. Nous avons poursuivi notre mission par la rédaction d'un cahier des charges, la consultation du marché et le choix de la solution.

Evolution de la carte jeunes M'RA

Depuis 2003, la Région Rhône-Alpes mettait gratuitement à disposition de chaque jeune de la région la carte M'ra, offrant un bouquet de services dans de nombreux domaines comme le sport, la culture et le transport.
En 2014, souhaitant élargir la palette de service et le public visé, la Région a fait appel à OLKOA et ESPIRAC Consultants pour construire la solution des années à venir et sélectionner le titulaire chargé de la mise en œuvre de cette nouvelle solution. Au cours de notre mission, nous avons intégré la problématique de la fusion des régions Auvergne et Rhône Alpes.  

Déploiement d'un ENT dans les collèges

Suite à une expérimentation menée sur 28 collèges de son territoire, le Conseil Général de Côte d’Or a décidé de procéder à la généralisation de l’ENT Liberscol pour l’ensemble des collèges du Département à la rentrée 2015.
Dans ce contexte, il a souhaité se faire accompagner par Olkoa pour : rédiger le cahier des charges permettant la sélection d’un intégrateur de la solution Liberscol, assister le département dans le choix des prestataires et l'accompagner dans le déploiement de la solution.

Portail Web

Olkoa et Six&Dix ont rédigé le cahier des charges et élaboré le dossier d’appel d’offres pour une solution de gestion de contenu Web pour la mise en œuvre du Portail des Services Numériques d'un regroupement d'universités parisiennes.