Archivage électronique

Dans le cadre d'un vaste programme nommé "Optimisation" le Conseil régional du Centre-Val de Loire a lancé le chantier Dématérialisation, concernant des domaines métier comme la gestion de la commande publique et des domaines transverses comme l'archivage électronique. Pour l'aider à adopter les solutions les plus adaptées à son contexte le Conseil régional a décidé de confier à Olkoa une étude des besoins et un audit de faisabilité pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique. Cette étude a couvert les aspects suivants : Évaluation des besoins d’archivage, à valeur tant probante que patrimoniale. Audit du système d’information et évaluation des différents scénarios de mise œuvre de l’archivage électronique. Définition d'une politique d'archivage

Archivage électronique

La ville de Saint-Etienne a décidé de lancer un projet d'archivage électronique. Elle à donc confié à Olkoa la conduite d'une étude préalable avec pour objectif de définir  le périmètre fonctionnel de la solution ainsi que les impacts organisationnels et techniques. Cette étude a permis de mener un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, de définir la stratégie en matière d’archivage électronique, d'identifier les possibilités de mutualisations entre la Ville et Saint-Étienne Métropole et enfin de préciser l'organisation et les moyens à mettre en œuvre.

Archivage électronique

Le Département de la Loire souhaitait définir sa stratégie en matière d’archivage électronique et accroître son autonomie face au choix à faire en matière d’archivage intermédiaire et définitif. Il a donc confié à Olkoa une mission en 3 temps : sensibilisation des acteurs à la problématique et la réglementation applicable à l'archivage électronique, étude des scénarios possibles d’implémentation, et cadrage du projet d'archivage du Grand Livre Comptable

Déploiement d'un Environnement Numérique de Travail

La Ville de Paris avait déployé un Environnement Numérique de Travail sur les collèges du territoire. A l'occasion du renouvellement de l'exploitation du système, la ville a retenu la solution libre OPEN ENT NG et souhaité étendre son déploiement aux lycées municipaux et aux écoles. En partenariat avec la société Education et Territoire, Olkoa a assisté la ville sur le pilotage du projet avec en particulier l'animation des réunions de suivi projet, le suivi des actions et le contrôle des prestations MOE.

Archivage électronique

Face à la dématérialisation croissante de ses processus et aux besoins résultants d'archivage électronique, le Conseil Départemental a décidé de lancer une étude de cadrage, préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Olkoa a mené cette étude en 6 étapes : Etat de l'art des systèmes d'archivage électronique. Enjeux et périmètre du SAE. Identification des moyens nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du SAE. Définition de la politique d'archivage. Articulation du SAE avec les applications GED et SIA. Etude de faisabilité d'une mutualisation à l'échelle supra-départementale.

Dématérialisation des Processus

La communauté Durance Luberon Verdon Agglomération et la ville de Manosque ont lancé une série de projets relatifs à la gestion des documents électroniques et plus généralement à la dématérialisation des processus, qu'ils soient internes ou en direction des administrés. La collectivité à fait appel à Olkoa et Claude Amenc I&C pour l'assister à conduire ces projets avec notamment la modélisation des processus à dématérialiser.

Audit du centre de ressources documentaires

La Tour du Valat est un centre de recherche scientifique sur l'écologie des zones humides qui possède un très important centre de documentation dont les ressources étaient mal exploitées. Il a donc fait appel à Olkoa pour mener un audit de l'organisation et des moyens en place et proposer une organisation permettant de mieux mettre en valeur ces ressources. Nous avons poursuivi notre mission par la rédaction d'un cahier des charges, la consultation du marché et le choix de la solution.

Evolution de la carte jeunes M'RA

Depuis 2003, la Région Rhône-Alpes mettait gratuitement à disposition de chaque jeune de la région la carte M'ra, offrant un bouquet de services dans de nombreux domaines comme le sport, la culture et le transport.
En 2014, souhaitant élargir la palette de service et le public visé, la Région a fait appel à OLKOA et ESPIRAC Consultants pour construire la solution des années à venir et sélectionner le titulaire chargé de la mise en œuvre de cette nouvelle solution. Au cours de notre mission, nous avons intégré la problématique de la fusion des régions Auvergne et Rhône Alpes.  

Déploiement d'un ENT dans les collèges

Suite à une expérimentation menée sur 28 collèges de son territoire, le Conseil Général de Côte d’Or a décidé de procéder à la généralisation de l’ENT Liberscol pour l’ensemble des collèges du Département à la rentrée 2015.
Dans ce contexte, il a souhaité se faire accompagner par Olkoa pour : rédiger le cahier des charges permettant la sélection d’un intégrateur de la solution Liberscol, assister le département dans le choix des prestataires et l'accompagner dans le déploiement de la solution.

Portail Web

Olkoa et Six&Dix ont rédigé le cahier des charges et élaboré le dossier d’appel d’offres pour une solution de gestion de contenu Web pour la mise en œuvre du Portail des Services Numériques d'un regroupement d'universités parisiennes.

Plan de classement

L'Agence Régionale de Santé PACA a lancé un projet de dématérialisation de ses documents et a mis en place la solution Elise de la société Archimed pour la gestion de ses courriers. L'ARS a sollicité Olkoa pour l'élaboration d’un plan de classement des courriers et de l'ensemble des documents électroniques. Pour ce projet, Olkoa a effectué un travail de recensement de l'existant et des besoins auprès des différentes directions de l'ARS et proposé des métadonnées d'indexation, une première version du plan de classement pour l'ensemble des domaines d'activité de l'ARS ainsi q'une feuille de route pour sa mise en oeuvre.

Création d'un pôle autisme

Le Centre Hospitalier Alpes Isère (CHA-I) a fait appel à Olkoa pour une mission de cadrage relative à la création d'un pôle Autisme. Notre mission a consisté à réaliser un état des lieux de tous les dispositifs impliqués dans le traitement de l'autisme au sein de l'établissement avec notamment la descriptions des missions, le bilan et les opportunités liées à la création du pôle. Une phase de synthèse des besoins et des objectifs stratégiques a permis d'identifier des scénarios de mise en œuvre et les chantiers correspondants.

Plate forme territoriale d’appui Nord Isère

La loi de modernisation du système de santé (LMSS) institue la création de Plate-formes Territoriales d'Appui (PTA) venant en support de la médecine de premier recours pour la gestion des cas complexes. Olkoa a animé, pour le compte de l'Agence Régionale de Santé Rhône Alpes, le groupe de professionnels de santé préfigurant cette PTA sur le territoire du Nord Isère avec pour mission de définir les processus de prise en charge, les moyens humains et le système d’information.

Territoire de Soins Numérique

Pascaline est le projet piloté par l'ARS Rhône-Alpes, dans le cadre du programme national "Territoire de Soins Numérique". Il a notamment pour objectif d'améliorer l'accompagnement du patient tout au long de son parcours de soins et de tirer le meilleur parti des technologies du numérique. Nous avons assisté l'ARS Rhône Alpes sur la coordination générale des différents sous projets, sur les aspects évaluation des dispositifs et sur les relations avec les instances nationales.

Plan de classement

L'Agence Nationale pour la Formation Hospitalière (ANFH) accompagne les établissements et les agents de la fonction publique hospitalière pour la mise en œuvre de leurs projets de formation et de gestion des compétences. Les équipes gèrent de très nombreux documents qu'ils partagent en interne ou avec les établissements. Afin d'améliorer le travail en équipe, l'Agence Régionale Alpes a sollicité Olkoa pour la définition et la mise en oeuvre de son plan de classement. Cette mission a donné lieu à une formation sur les bons usages en matière de gestion partagée des documents.

Informatisation du Réseau de Lecture Publique

La Communauté de Communes du Pays Roussillonnais construit un réseau de lecture publique sur son territoire. La médiathèque de Saint-Maurice l’Exil deviendra ainsi Médiathèque Tête de Réseau et l’ensemble des bibliothèques vont être équipées d’un nouveau système informatique offrant un catalogue commun, la circulation des documents entre tous les équipements, un portail de services consultable sur place et à distance et la gestion d'un Espace Publique Numérique.

Olkoa a été retenue pour accompagner la CCPR sur l’ensemble de la démarche (rédaction du cahier des charges, appel d’offre et déploiement).

Dématérialisation

Dans le contexte de la dématérialisation de ses flux comptables avec la DGFIP, le SIRD souhaitait également dématérialiser l'envoi des pièces justificatives et le circuit de signature des documents sortants. Nous avons proposé et mis en œuvre une solution parfaitement adaptée au contexte de l'établissement : référencement des courriers départ et arrivée, réorganisation du référentiel documentaire dans une logique thématique, dématérialisation du circuit de signature des courriers départ, des délibérations et des flux PESV2 dans le parapheur de l'Adullact.

Bureau Virtuel mutualisé

L'Université de Lyon fédère l'ensemble des établissements d'enseignement supérieur de Lyon et Saint Etienne, avec notamment pour mission la mise en place et la gestion de ressources partagées entre ses membres. Dans ce cadre, Olkoa a assisté l'UdL sur tout le processus de mise en œuvre d'un d’un Bureau Virtuel mutualisé avec  notamment : un bilan de l'existant, une synthèse des besoins, une étude de l'état de l'art, la construction de scénarios, la description d'une solution cible, le choix d'un prestataire et le déploiement du système.

Application de suivi de la concurrence

SOMFY, leader dans la fabrication de moteurs et automatismes pour la maison souhaitait mettre en œuvre une application d'observation de la concurrence. Notre mission a consisté à les accompagner pour définir les besoins, rédiger les spécifications, recetter l'application et accompagner le déploiement (formation support et communication projet).

Application de gestion des lancements produits

SOMFY, leader dans la fabrication de moteurs et automatismes pour la maison dispose d'une application de gestion des lancements de ses nouveaux produits. Nous les avons aidé à améliorer le support aux utilisateurs et faire évoluer l'application afin de redynamiser son déploiement.

Dématérialisation des factures clients

La législation oblige progressivement toutes les entreprises françaises à dématérialiser les factures à destination de leurs clients du secteur public, en utilisant le portail Chorus. Olkoa a assisté  Schneider Electric dans la conduite de ce projet, avec notamment le choix de la stratégie de raccordement au portail Chorus, le choix du prestataire de dématérialisation et l'accompagnement à la mise en œuvre.