Plan de classement

L'Agence Nationale pour la Formation Hospitalière (ANFH) accompagne les établissements et les agents de la fonction publique hospitalière pour la mise en œuvre de leurs projets de formation et de gestion des compétences. Les équipes gèrent de très nombreux documents qu'ils partagent en interne ou avec les établissements. Afin d'améliorer le travail en équipe, l'Agence Régionale Alpes a sollicité Olkoa pour la définition et la mise en oeuvre de son plan de classement. Cette mission a donné lieu à une formation sur les bons usages en matière de gestion partagée des documents.

Informatisation du Réseau de Lecture Publique

La Communauté de Communes du Pays Roussillonnais construit un réseau de lecture publique sur son territoire. La médiathèque de Saint-Maurice l’Exil deviendra ainsi Médiathèque Tête de Réseau et l’ensemble des bibliothèques vont être équipées d’un nouveau système informatique offrant un catalogue commun, la circulation des documents entre tous les équipements, un portail de services consultable sur place et à distance et la gestion d'un Espace Publique Numérique.

Olkoa a été retenue pour accompagner la CCPR sur l’ensemble de la démarche (rédaction du cahier des charges, appel d’offre et déploiement).

Dématérialisation

Dans le contexte de la dématérialisation de ses flux comptables avec la DGFIP, le SIRD souhaitait également dématérialiser l'envoi des pièces justificatives et le circuit de signature des documents sortants. Nous avons proposé et mis en œuvre une solution parfaitement adaptée au contexte de l'établissement : référencement des courriers départ et arrivée, réorganisation du référentiel documentaire dans une logique thématique, dématérialisation du circuit de signature des courriers départ, des délibérations et des flux PESV2 dans le parapheur de l'Adullact.

Bureau Virtuel mutualisé

L'Université de Lyon fédère l'ensemble des établissements d'enseignement supérieur de Lyon et Saint Etienne, avec notamment pour mission la mise en place et la gestion de ressources partagées entre ses membres. Dans ce cadre, Olkoa a assisté l'UdL sur tout le processus de mise en œuvre d'un d’un Bureau Virtuel mutualisé avec  notamment : un bilan de l'existant, une synthèse des besoins, une étude de l'état de l'art, la construction de scénarios, la description d'une solution cible, le choix d'un prestataire et le déploiement du système.

Application de suivi de la concurrence

SOMFY, leader dans la fabrication de moteurs et automatismes pour la maison souhaitait mettre en œuvre une application d'observation de la concurrence. Notre mission a consisté à les accompagner pour définir les besoins, rédiger les spécifications, recetter l'application et accompagner le déploiement (formation support et communication projet).

Application de gestion des lancements produits

SOMFY, leader dans la fabrication de moteurs et automatismes pour la maison dispose d'une application de gestion des lancements de ses nouveaux produits. Nous les avons aidé à améliorer le support aux utilisateurs et faire évoluer l'application afin de redynamiser son déploiement.

Dématérialisation des factures clients

La législation oblige progressivement toutes les entreprises françaises à dématérialiser les factures à destination de leurs clients du secteur public, en utilisant le portail Chorus. Olkoa a assisté  Schneider Electric dans la conduite de ce projet, avec notamment le choix de la stratégie de raccordement au portail Chorus, le choix du prestataire de dématérialisation et l'accompagnement à la mise en œuvre.

Dématérialisation de dossiers

La SOGECAP est la filiale de la Société Générale chargée de gérer les produits d'Assurance Vie. La SOGECAP a lancé un important projet de dématérialisation de l'ensemble des documents qu'elle utilise dans ses processus de production. Nous sommes intervenus à titre d'expert du domaine de la dématérialisation afin d'aider SOGECAP dans la définition des fonctionnalités à mettre en place, dans la validation des propositions du prestataire qui réalise le projet, et plus généralement, dans ses choix d'urbanisation de système.

Refonte du SI métier et refonte de la GED

La société CIGAC, filiale de Groupama, propose des contrats d'assurance de personnes pour les agents des collectivités locales et territoriales. Face à l'évolution rapide des attentes du marché et au besoin de diversifier l'offre de prestations, la direction de l'établissement a lancé un projet de refonte de son système d'information métier. Olkoa a assisté le CIGAC dans la collecte des besoins, la consultation du marché. Nous avons mené en parallèle la refonte des modules de GED et la dématérialisation des documents entrants.

Intranet collaboratif

Le Service Départemental d’Incendie et de Secours de la Loire gère toutes les missions des 2 500 pompiers du département. Notre mission a couvert la préparation d’un support et la présentation des approches « TIC » au sein des collectivités publiques. Dans un deuxième temps, nous avons piloté la mise en œuvre d'un intranet collaboratif permettant notamment la gestion des commandes de matériel en ligne : recueil des besoins, rédaction du cahier des charges et des contraintes d’exploitation, assistance au dépouillement. Nous avons ensuite assisté le SDIS dans le choix du prestataire et la mise en œuvre  du projet.

Plate-forme documentaire

Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a souhaité mettre en œuvre  une plate-forme documentaire destinée à accueillir l'ensemble des projets GED du groupe. Nous l'avons assisté dans l'étude et la mise en œuvre de différentes applications : Gestion de la documentation des études cliniques, gestion des dossiers de soumission, gestion de la documentation qualité, gestion des non-conformités, mise en œuvre d’un module de signature électronique. Environnement Documentum 4i et 5, Ezsubs…

Étude Record Management

Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a mis en œuvre  une application de gestion des dossiers de soumission. Nous avons effectué pour le compte de la direction des affaires réglementaires, un audit de la situation et une proposition de plan d’actions sur la sécurité des documents critiques (correspondance avec les autorités, dossier de soumission…).

Plate-forme documentaire

Sanofi Pasteur, la branche Vaccin du groupe Sanofi a mis en œuvre une plate-forme documentaire accueillant les applications de gestion de la documentation pharmaceutique. Après plusieurs années d'exploitation, Sanofi nous a confié la conduite d'une étude d’opportunité, la définition de scénarios et la mise en œuvre d’une stratégie d’harmonisation des applications de gestion de documents (Environnement Documentum).

Socle applicatif GED

Sanofi France, la filiale du groupe Sanofi chargée de la commercialisation des produits Sanofi en France, souhaitait mettre en œuvre une plate-forme globale de gestion de la documentation pharmaceutique. Notre mission a consisté à définir puis mettre en œuvre un "Socle Commun" couvrant notamment les aspects : organisation des projets métier, gestion des données produits, structuration du référentiel documentaire, reprise des données et documents existants (Environnement Documentum et D2).

Publication électronique

Royal Canin est un des leaders mondiaux de la nourriture pour chiens et chats. A l'occasion de la réédition de son encyclopédie du chien, le groupe souhaitait améliorer son processus de publication. Notre mission a consisté à définir la stratégie de publication multilingue puis à assister la mise en œuvre d'un référentiel des fiches de races accessible à toutes les filiales.

Audit de l'extranet Innovation

Royal Canin, un des leaders mondiaux de la nourriture pour chiens et chats, dispose d'un extranet offrant l’accès aux données et outils marketing validés et centralisés à l'ensemble de ses filiales. Notre mission a consisté à réaliser un audit transversal de ce support aboutissant à un ensemble de recommandations techniques et organisationnelles.

Gestion des commandes client

Le groupe Rossignol commercialise ses produits dans plusieurs milliers de points de vente à travers l’Europe. La mise en œuvre d’un nouveau système d’information Européen a rendu inopérant les systèmes de remontée des commandes existants dans les différents pays. Rossignol a donc décidé la mise en œuvre d’un nouveau système de remontée de commandes par les vendeurs, permettant d’évoluer vers un système B2B de remontée des commandes par les points de vente. Notre mission a couvert le processus de finalisation du cahier des charges, la consultation et l'assistance au dépouillement.

Stratégie GED et collaboratif

Mise en place de l'Intranet

La gestion et l'exploitation de l’Aéroport de Bordeaux ont été confiées pour une durée de trente ans à la Société Aéroport de Bordeaux Mérignac (SA ADBM) qui souhaitait renforcer l’esprit d’entreprise, valoriser et rapprocher les métiers, partager la stratégie. Pour cela, le service communication devait faire évoluer son portail Intranet pour en faire une vraie solution de communication / échange interne (Web 2.0) et un outil support incontournable pour les métiers. ADBM a fait appel à Olkoa pour l’accompagner dans la maitrise d’ouvrage de ce projet.

Audit du système d'information

La REG (Régie des Eaux de Grenoble) est un Etablissement Public Industriel et Commercial (EPIC) en charge du service de l’eau sur Grenoble pour plus de 50 000 abonnés. Dans le cadre du renouvellement de son contrat d’infogérance, la REG a mandaté Olkoa pour mener un audit de son système d’information, définir le niveau optimal d’externalisation des services, définir le cadre d’organisation pour assurer l’évolution du système d’information et enfin passer les marchés.

AMO à la passation d'un marché ENT 1er degré

Une étude approfondie menée à l’automne 2011 a démontré la valeur ajoutée du choix d’une solution unique et la faisabilité d’un déploiement à l’échelle académique d’un ENT destiné à l’ensemble des écoles de l’académie de Nantes. Le Rectorat et les communes ou communautés de communes volontaires ont constitué un groupement afin de lancer un marché pour la mise en œuvre d’un ENT accessible en mode SAAS (software as a service) dédié. Olkoa s'est vu confier la rédaction du CCTP suivie de l’analyse des offres.

Etude d'ergonomie

L’Académie de Nantes propose à ses différents publics un ensemble très varié de services numériques. Pour faciliter l'accès et la navigation entre les différents portails, elle souhaitait mettre en place un service de fédération d'identité. Nous avons mené une étude de préconisation portant sur l'accessibilité, l'ergonomie et l'interopérabilité des services.

Refonte du SI retraite collective

Dans la perspective d'une forte croissance de son activité Retraite Collective, Predica a décidé de refondre son système d'information et d'en faciliter l'accès à tous les acteurs internes et externes. Nous avons assisté le directeur du projet dans la phase de cadrage : pilotage, expression des besoins, aspects fonctionnels et techniques.

Mise en œuvre d'un ERP

La société PACAPROD, basée à Grenoble, conçoit, édite, achète et distribue des cartes, emballages cadeaux, accessoires, vaisselles à jeter et des produits festifs, créatifs et de loisirs. Ses clients sont principalement dans le domaine des grandes et moyennes surfaces de distribution. La direction a décidé de faire évoluer son SI et de mettre en place un ERP pour couvrir les domaines d’activité Compta/finance, ADV, Achats, Logistique, CRM, Marketing. Après avoir choisi la solution Aten d' Imagina, Pacaprod a sollicité Olkoa pour l’assister dans la mise en production des modules Ventes, Logistique, Facturation, Achat.

Dématérialisation de documents

La société Options est le leader européen de la location de matériel pour événementiel. Le développement de l'activité nécessite une amélioration des processus et la dématérialisation des documents (factures client et fournisseurs, documents de suivi de la production) est considérée comme un incontournable. La mission a consisté à évaluer le besoin puis à préconiser des solutions techniques et organisationnelles.