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Depuis le début de l'année 2019 Olkoa accompagne plusieurs collectivités dans leur projet d'archivage électronique. Les Conseils départementaux du Nord, du Tarn, de la Charente, Roannais Agglomération et la Région Pays de Loire nous font confiance. Confrontées aux impacts de la dématérialisation des flux administratifs, du déploiement de téléservices et à l'augmentation de la production et de la circulation des documents et des informations sous forme électronique, elles ont demandé à Olkoa de les aider à définir leur stratégie d'archivage. Voir nos références détaillées.

Olkoa intervient pour le compte d'une grande banque sur un projet de mise en conformité des applications aux contraintes du RGPD. La mission consiste notamment à identifier les données à caractère personnel et définir leur cycle de vie.

Les communes d’Échirolles, Fontaine et Pont-de-Claix confient à Olkoa une mission de définition de leur stratégie du numérique pour les écoles de leur territoire. Cette mission intègre notamment un état des lieux des infrastructures et usages du numérique dans les écoles, suivi d'une collecte des besoins auprès des acteurs de l'éducation.

Olkoa assiste Grenoble Alpes Métropole dans la mise en œuvre d'un service mutualisé de dématérialisation des dossiers d'urbanisme à destination des communes du territoire. Ce service permettra de numériser et indexer les dossiers qui seront encore déposés papier après la mise en œuvre du téléservice.

En 2018, Olkoa assiste les Départements de la Haute-Loire, du Vaucluse, des Landes, des Pyrénées-Orientales, les villes de Lormont et de Chambéry dans le cadre de l'appel à projets AD-Essor. Depuis 2014, ce programme vise à soutenir le développement des systèmes d'archivage numérique dans les services publics territoriaux d'archives. Olkoa accompagne ces collectivités dans la définition de leur stratégie d'archivage, de l'organisation et des moyens à mettre en œuvre.

Le 1er octobre 2018 constitue une échéance fondamentale dans la dématérialisation de la commande publique. Depuis cette date tous les acheteurs doivent dématérialiser la procédure de passation des marchés publics dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 25 000 € HT et publier sur leur profil acheteurs les documents de la consultation et les données essentielles de ces marchés. S'il n'y a pas encore d'obligation de signer électroniquement, la constitution d'une chaîne de dématérialisation complète pour le processus de la commande publique est en cours de finalisation et les collectivités se doivent d'intégrer les problématiques d'archivage à leur réflexion. Olkoa accompagne régulièrement les communes, communautés de communes, départements, régions, … dans leurs réflexions autour de la dématérialisation des processus et de l'archivage électronique. Le guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics fait par le ministère de l'économie.

Olkoa anime une session de sensibilisation aux enjeux de la gestion et de l'archivage des documents et données numériques. Cette formation présente les concepts fondamentaux, les enjeux, le cadre réglementaire, l'état de l'art, la méthodologie projet, des retours d'expériences. Elle permet également la présentation du fonctionnement d'un SAE du marché. Pour en savoir plus sur nos prestations

Le cabinet Olkoa est choisi par la Communauté d'Agglomération du Pays Voironnais (CAPV) et le Département de l'Ardèche pour réaliser des études préalables à la mise en œuvre de Systèmes d'Archivage Électronique (SAE).

Olkoa assiste une grande banque française dans la refonte complète de sa plate-forme GED, avec la mise en œuvre de l'outil FileNet et la définition de sa politique d'archivage.

Olkoa assiste le Département des Pyrénées-Orientales à mettre en œuvre sa stratégie en matière d'archivage électronique et réalise une cartographie de la production documentaire, des scénarios de mise en œuvre d'un SAE et une étude comparative des outils du marché.