Stratégie d’archivage des messageries électroniques

Olkoa a accompagné les Archives départementales de Vaucluse dans leur stratégie d'archivage des messageries électroniques. L'étude a démarré par un état de l'art des stratégies de collecte des boites mails, dans un contexte francophone et anglophone, afin d'avoir une vision complète des démarches déjà adoptées. Elle a continué par une identification des outils permettant d'analyser ou décrire ces boites mails. Des ateliers pratiques, avec pour objectif de manipuler ces différents outils, ont permis d'initier la statégie de collecte qui sera adoptée. L'étude a abouti au traitement de bout en bout d'une messagerie électronique en vue de son archivage dans Asalae et à la production d'une procédure de versement. 

Audit des contenus de Google Workspace

Le Département du Var a fait appel à Olkoa pour l'accompagner à auditer les espaces Google Workspace largement déployés depuis 2020. Face à l'augmentation de l'usage de ces espaces collaboratifs, les Archives départementales ont souhaité identifier quelle était la production documentaire stockée et la stratégie à adopter pour un futur archivage. L'étude a permis d'identifier les pratiques, les besoins et d'approfondir quels outils existants permettraient d'auditer ces espaces. Un travail a été mené conjointement avec les équipes de développement d'Archifiltre pour produire un PoC (Proof of Concept) afin que cet outil permette d'auditer des espaces Google Workspace comme cela est actuellement possible pour des arborescences bureautiques.

Etude préalable à la mise en place d'un SAE

Loire Forez Agglomération et la Ville de Montbrison ont été accompagnées par le cabinet Olkoa dans la définition de leur projet de mise en œuvre d’un Système d’Archivage Électronique dans un cadre mutualisé. À l’issue d’une première phase d’analyse de l’existant, ayant permis d’identifier les périmètres prioritaires, l’étude a abouti à la définition des modalités de déploiement de l’outil ainsi que de la gouvernance associée. L’approche qui a été retenue repose sur une organisation par processus métier, avec pour objectif d’accompagner les services dans l’ensemble du cycle de vie documentaire : de la création à l’archivage dans le SAE cible. Les scénarios proposés tiennent compte des spécificités propres à l’agglomération et à la ville, et s’inscrivent dans une feuille de route commune, structurée par étapes et priorités.

Archivage électronique

Audit de la numérisation du dossier d’aide

La Maison métropolitaine - départementale des personnes handicapées (MDMPH) de la métropole de Lyon instruit les demandes et attribue des moyens de compensation du handicap. Les demandes d’aide aux personnes en situation de handicap sont gérées dans le logiciel IODAS, couplé à la GED Multigest. Les dossiers sont numérisés au fil de l’eau depuis 2008 et le dossier papier est tenu en parallèle.
La mise en place du téléservice « Ma MDPH en Ligne » de la Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie (CNSA) et les problèmes de place dans les classothèques amènent la MDMPH à se réinterroger sur le processus de numérisation. La mission a consisté à accompagner la MDMPH et la DINSI dans la démarche visant à obtenir l’autorisation anticipée de destruction du papier pour les dossiers numérisés en central MDMPH.

Accompagnement à la mise en œuvre du SAE

Le Conseil Départemental de l'Isère s'est doté du logiciel Asalae pour la gestion de ses archives définitives. La V2 a été mise en production à l'automne 2022 mais aucun versement n'a été fait à ce jour. Dans un contexte de changement de ressources (chefs de projet archives et informatique), le Département a souhaité solliciter l'accompagnement d'une Assistance à Maîtrise d'Ouvrage pour :
- valider les choix fonctionnels et techniques faits lors de la mise en place du SAE,
- décrire la politique et les pratiques d'archivage,
- définir l'organisation à mettre en place pour gérer le SAE en production.

Entrepôt de données - Etat des lieux

L'Institut Pasteur a sollicité Olkoa pour l'accompagner dans sa démarche de certification de son entrepôt de données OWEY. Olkoa a réalisé un diagnostic afin de connaître le niveau de mise en œuvre du modèle OAIS et co-construit, avec l'équipe projet, une feuille de route pour combler les écarts identifiés, en vue de la certification CTS.

Stratégie d'archivage des archives scientifiques

Olkoa a accompagné les équipes de l'Institut Pasteur dans leur réflexion sur la préservation des données de la recherche au travers de la définition de sa stratégie d'archivage des archives scientifiques : comment accompagner les chercheurs dans la préparation de l'archivage de leurs données ?

Etude SAE

Olkoa a accompagné l'Institut Pasteur dans sa stratégie d'archivage des documents administratifs. 6 directions métiers ont été rencontrées afin d'analyser leurs pratiques de gestion documentaire et leurs besoins en termes d'archivage et de consultation sur le long terme. Une cartographie applicative a été élaborée, en vue de modéliser le flux de circulation des documents et des données. Enfin, différents éditeurs ont été contactés afin de réaliser un benchmark des outils de SAE du marché et de recueillir des retours d'expériences auprès d'autres Instituts. L'étude a permis de mettre en évidence les risques à ne pas faire, et de construire une politique d'archivage générale afin de définir les rôles et responsabilités autour du futur SAE.

Ouverture du SAE aux communes du Département

Le Département, l’Agence Technique Départementale et le Centre de gestion de la Dordogne souhaitent mettre en place un service d’archivage électronique mutualisé à destination des collectivités territoriales. Ils ont confié à Olkoa une étude de faisabilité permettant de déterminer les besoins des collectivités locales en termes d’archivage électronique, de préciser les contraintes humaines, organisationnelles et techniques de mise en place d’un SAE aussi bien au niveau des collectivités territoriales que des instances départementales (AD, DSIN). Puis Olkoa a accompagné la définition d'une offre de service, en détaillant les rôles et responsabilités de chaque partenaire, les impacts finaciers et la charge de travail incombant à chacun, et les prérequis juridiques et organisationnels à définir dans les conventions.

Formation Archivage électronique

La Direction de la relation usagers et de la modernisation du Département du Calvados a sollicité Olkoa pour une formation sur l'archivage électronique. La formation, destinée à une dizaine de cadres, est revenue sur les enjeux, principes et fondamentaux de l'archivage électronique et a proposé une approche méthodologique pour la conduite d'un projet d'archivage électronique.

Archivage électronique

La Communauté d'agglomération du Grand Cahors a signé une convention de mutualisation avec le Département du Lot dans le cadre de son projet de mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Cette convention ne portant que sur les moyens d'infrastructure, la Communauté d'agglomération devait mener de façon autonome l'audit de sa production documentaire, la priorisation et la préparation des premiers versements et la définition de sa feuille de route. Olkoa l'a accompagnée dans ces étapes en l'aidant notamment à bien clarifier et définir les rôles et responsabilités de chacun dans la mise en oeuvre du SAE.

Formation au SEDA 2.1

Olkoa a formé les informaticiens et les archivistes (4 personnes) de l'Université Polytechnique des Hauts-de-France au SEDA 2.1 pour leur permettre de monter en compétence et utiliser la plateforme PAC du CINES. La formation, d'une journée, était organisée entre temps d'apports théoriques et travaux pratiques.

Préservation numérique

Stratégie d'archivage électronique

Dans le cadre de son projet de rénovation globale, de sa réorganisation fonctionnelle et dans un contexte de digitalisation, le Département des Systèmes d’informations a engagé une démarche de modernisation et transformation numérique. Le Musée national de la Marine a souhaité être accompagné pour réaliser une étude de cadrage préalable à la définition de sa stratégie d’archivage électronique afin de déterminer notamment le périmètre et les différents scenarii qui s’offrent, aussi bien concernant les types d'outils (GED, SAE…) que l’organisation, en identifiant l’ensemble des prérequis et des impacts sur les plans humain, financier et technique.

Archivage électronique

La Ville de Nanterre, dans un souci d'une plus grande maîtrise de sa production numérique, a souhaité mener une étude préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique. Pour ce faire, elle l'a confiée à Olkoa. Une première phase a consisté à cartographier la production numérique et identifier les potentiels risques encourus par la collectivité en termes de gestion de son information numérique. La seconde phase a permis d'apporter des éléments d'aide à la décision pour définir une stratégie de mise en oeuvre d'un SAE, et aboutir à un plan d'actions associé.

Étude pour une meilleure gestion des répertoires bureautiques​

Dans un contexte de croissance exponentielle de la production bureautique dans les services, le Département du Nord a souhaité cadrer la gestion des répertoires bureautiques et outiller les services et les agents pour les aider à définir et adopter de règles afin de faciliter le travail collaboratif, homogéniser les pratiques et tendre vers plus de sobriété énergétique. Il a fait appel à Olkoa pour produire un kit méthodologique décrivant les bonnes pratiques à mettre en oeuvre autour du nommage, du classement, du tri et de la sécurisation des documents dans un souci d'amélioration continue.

Archivage électronique

La Ville de Boulogne-sur-Mer a décidé de mener une étude préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique dont les objectifs étaient d'analyser l'existant de 8 processus métier et de définir une stratégie de mise en oeuvre de l'archivage dans l'environnement numérique à partir de l'étude de scénarios adaptés à son contexte. Les résultats de la première phase de l'étude ont permis d'identifier la production numérique devant faire l'objet d'un archivage intermédiaire et/ou définitif numérique, les priorités de mise en oeuvre des versements et de définir le périmètre documentaire cible du futur SAE. La deuxième phase de l'étude a abouti à la production d'un état de l'art, d'une étude de scénarios de mise en oeuvre et d'un plan d'action pour mener à bien le projet.