Archivage électronique

Etude sur la mise en place de connecteurs entre les instances As@lae et les SIA des partenaires d’Arch-e-Loire

Olkoa a accompagné les partenaires d’Arch-e-Loire (Région Pays de Loire, conseils départementaux de Loire-Atlantique, Maine-et-Loire, Mayenne, Sarthe et Vendée) pour identifier les liaisons possibles entre les SAE et les SIA. L'étude visait à évaluer les modalités et conditions de consultation des archives numériques conservées dans les SAE et à déterminer les évolutions souhaitables des outils (plateforme d’archivage électronique, SIA(s) et Portails Internet de consultation) pour faciliter l’accès aux archives numériques.

Système d’Information Archivistique

Etude sur la préservation des archives audiovisuelles

Les Archives départementales de l’Hérault ont déjà collecté des To d’archives audiovisuelles en attente d'un versement dans leur système d’archivage électronique. L’équipe projet a souhaité être accompagnée pour mener une étude sur la préservation des archives audiovisuelles, dans l’objectif de :
- produire un diagnostic des formats des archives déjà collectées,
- compléter la boîte à outils pour préparer les versements (outils d'identification, de caractérisation, de validation),
- consolider les processus de versement et de traitement des archives audiovisuelles,
- définir une feuille de route pour mettre en œuvre la préservation des archives en général et des archives audiovisuelles en particulier,
- préfigurer une stratégie de préservation des archives audiovisuelles.

Environnement Numérique de Travail

La Ville de Paris gère un réseau de 19 conservatoires dédiés à l'enseignement de la danse, de la musique et du théatre. Pour faciliter la communication entre les élèves et les enseignants, la Ville a souhaité expérimenter l'utilisation d'un Environnement Numérique de Travail. Olkoa l'a assistée dans cette démarche notamment sur les phases de déploiement de l'outil, de support aux usages et de bilan de l'expérimentation.

Préparation du versement des données et documents d'une application dans Vitam

Le ministère de la Transition écologique dispose d'une plateforme d'archivage intermédiaire s'appuyant sur Vitam Accessible en Service (VAS). L'objectif de la mission a été d'effectuer le versement d'un premier SI et de capitaliser sur cette expérience en produisant un mode opératoire. Après avoir analysé le contenu de l'application, différents scénarios de versement ont été identifiés et présentés à l'équipe projet. Le scénario retenu a fait l'objet de spécifications en vue de la fabrication du paquet d'archives à verser (SIP) et de tests de versement.

Etude en vue de l'acquisition d'un SAE

Le Sénat s’est engagé dans une démarche ambitieuse de gouvernance documentaire autour de plusieurs axes : la structuration de la production documentaire dite bureautique, la rédaction d’une politique d’archivage, la cartographie de la production documentaire, un phasage des projets d’archivage à mener et l’acquisition d’un Système d’Archivage Electronique (SAE). Après une première étude qui a permis de préciser le périmètre fonctionnel et les attendus du futur SAE externalisé, la division Archives a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction du cahier des charges et le choix de la solution.

Evaluation des besoins en matière de traitement et de conservation des archives nativement numériques

La Direction régionale des affaires culturelles Hauts-de-France gère aujourd’hui une masse importante de documents et données sous forme numérique. Elle a souhaité définir une stratégie globale de gouvernance de l’information et déterminer les solutions les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant et intermédiaire. Elle a confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic de sa production numérique et l'identification de différentes solutions de mise en oeuvre de l'archivage électronique adaptées au contexte de la DRAC, avec une étude de leurs impacts sur les plans organisationnel, technique et financier.

Archivage électronique du DPI

Le CHU de Rennes a engagé depuis plusieurs années la dématérialisation du dossier patient​ et la numérisation de documents médicaux. ​L’étude a eu pour objectif d’apporter des éléments d’aide à la décision, sous la forme de scénarios, pour répondre aux enjeux d’accessibilité dans le temps, de qualité juridique et d’imputabilité des informations du Dossier Patient Informatisé. Elle s'est déroulée en 3 parties : une étude de l’existant, d'état des lieux et évaluation des besoins prioritaires de versement dans le SAE ; un état de l’art des solutions du marché afin d’avoir une connaissance générale des logiciels et projets existants qui pourraient répondre à leurs besoins ; une définition d'un plan d’action à partir de différents scénarios proposés.

Archivage électronique

Le Département de la Haute-Saône a déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives (marchés publics, délibérations, arrêtés, chaîne comptable et financière) et met actuellement en place une GED pour prendre en charge les besoins transverses de la collectivité en matière de Gestion Electronique des Documents et permettre les versements automatisés dans le futur SAE. Olkoa l'a accompagné pour définir les priorités de versement ainsi que le périmètre du SAE à venir et identifier les prérequis, les efforts à produire, les ressources humaines, techniques et financières nécessaires.

Refonte d'arborescences

Olkoa a accompagné l’agence dans la définition d’une stratégie de classement et de nommage des fichiers et des répertoires sur les espaces bureautiques partagés, en animant une séance de sensibilisation à destination de l’ensemble des agents, puis en coachant le chef de projet tout au long des travaux.

Politique d'archivage de l'application d'e-parapheur

Le ministère de la Culture dispose d'une plateforme d'archivage intermédiaire basée sur Vitam Accessible en Service. Un parapheur électronique a été déployé au sein de l'administration centrale, des services déconcentrés et des services à compétence nationale. Le ministère de la Culture a souhaité être accompagné pour la définition d’une politique d’archivage électronique des documents en sortie d'e-parapheur. L’objectif de l’étude a été de définir les scénarios, prérequis et conditions pour verser dans VAS tout ou partie des éléments constitutifs d’un parapheur (documents signés, annexes, rapport, fichier de preuve).

Archivage électronique

L'Université de Lille a souhaité être accompagnée par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions organisationnelles et techniques les plus adaptées à la gestion de ses archives numériques. Une première phase d'état des lieux a eu pour objectifs de fournir un diagnostic sur la production des données et documents des processus métier les plus avancés dans la dématérialisation, de formaliser le périmètre cible et les priorités de mise en œuvre de l'archivage électronique et d'identifier les actions à mettre en place pour assurer cet archivage, en déterminant les rôles et responsabilités de chacun des acteurs concernés. La seconde phase a consisté à fournir à l’Université de Lille tous les éléments permettant de choisir l’organisation et les moyens cibles pour assurer l'archivage électronique à l’âge intermédiaire, proposer des scénarios et un plan d’actions.

Système d'information Archivistique

Le Centre Joseph Wresinski du Mouvement International ATD Quart Monde souhaite faire l'acquisition d'un Système d'Information Archivistique (SIA)  pour la gestion de ses archives de toute nature (papier, électronique, documents multimédias, productions artistiques). L'objectif est de remplacer l'application « maison » actuellement utilisée et de professionnaliser les pratiques. Olkoa accompagne le mouvement dans la définition et la priorisation de ses besoins, la rédaction d’un cahier des charges et le choix de la solution.

Les archives conservées par le Centre Joseph Wresinski représentent 2,8 kml de documents d’archives physiques, 62 To d'archives numériques et 750 productions artistiques. Le périmètre fonctionnel défini pour le futur SIA est le suivant : gestion des entrées (versements), des magasins (récolement), des communications et la description des archives (physiques et numériques).

Archivage électronique

Le Département des Hautes-Pyrénées a déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives et s’oriente vers leur dématérialisation complète avec l’acquisition en cours d’un parapheur électronique. Dans ce contexte, Olkoa l'accompagne pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions tant organisationnelles que techniques les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant, intermédiaire et définitif, des services du Département et de l’Etat. Une première phase a consisté à produire un état des lieux de la production numérique, puis une seconde phase à la construction de scenarii de mise en oeuvre de l'archivage électronique au sein de la collectivité. La troisième phase est consacrée à la rédaction d'un cahier des charges pour l'acquisition d'une solution logicielle SAE et à un accompagnement dans le choix de la solution.  

Archivage électronique

Suite à la mise en production de son système d’archivage électronique, la Ville de Lyon a rédigé la Politique d’archivage et la Politique de sécurité des systèmes d’information puis a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction de la Déclaration des pratiques d’archivage de son SAE. La mission a consisté à documenter le processus d’archivage et les fonctions associées (préparation des versements, versements, stockage, sécurité et conditions d’accès...), en lien avec la Politique d’archivage.

Archivage électronique

La Ville, la Communauté d'agglomération et le CCAS de Montauban ont souhaité être accompagnés dans la définition d'une stratégie globale de gouvernance de l'information afin d'assurer une gestion maîtrisée et sécurisée de leur production numérique. La première phase de la mission a consisté à réaliser une cartographie de la production documentaire des processus métier et à analyser l’existant afin de repérer les documents et données qui doivent faire l’objet d’un archivage, à court, moyen et long terme. La mission visait ensuite à apporter des éléments d'aide à la décision pour la mise en œuvre effective de l'archivage électronique. 

Archivage électronique

La Ville de Nantes et la Métropole souhaitaient être accompagnées dans la définition de leur feuille de route concernant l’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa consistait d'abord à fiabiliser l’ensemble des besoins, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant trois processus métier pilotes : ADS, commande publique et versements bureautiques. Puis la mission a permis d'identifier les solutions éligibles, les budgets et calendrier à prévoir. En parallèle, nous avons formé l’ensemble des services d’archives afin de mettre en place une politique d’archivage.

Formation au SEDA 2.1

Le SEDA ou Standard d'Echange des Données pour l'Archivage est notamment utilisé pour le versement des données dans les Systèmes d'Archivage Electronique. La publication de la version 2.1 a des impacts sur les applications versantes et les SAE. Olkoa a donc formé des archivistes et techniciens de Libriciel Scop, éditeur du SAE Asalae, sur cette V2.1 du SEDA, en insistant particulièrement sur les changements apportés par cette nouvelle version.

Elaboration d'une stratégie d'archivage

Malgré une dématérialisation croissante de ses processus métier, l'OPH05 est confronté à un manque de place pour la conservation de ses archives papier. Il a donc fait appel à Olkoa pour l'assister dans l'élaboration de sa politique d'archivage. Après une phase d'audit des pratiques documentaires, la mission a consisté à définir les outils et les procédures de gestion des archives numériques et physiques. Olkoa a également accompagné l'office dans la définition de sa stratégie de dématérialisation des processus.