Formation au SEDA 2.1

Olkoa a formé les informaticiens et les archivistes (4 personnes) de l'Université Polytechnique des Hauts-de-France au SEDA 2.1 pour leur permettre de monter en compétence et utiliser la plateforme PAC du CINES. La formation, d'une journée, était organisée entre temps d'apports théoriques et travaux pratiques.

Préservation numérique

Entrepôt de données - Etat des lieux

L'Institut Pasteur a sollicité Olkoa pour l'accompagner dans sa démarche de certification de son entrepôt de données OWEY. Olkoa a réalisé un diagnostic afin de connaître le niveau de mise en œuvre du modèle OAIS et co-construit, avec l'équipe projet, une feuille de route pour combler les écarts identifiés, en vue de la certification CTS.

Stratégie d'archivage électronique

Dans le cadre de son projet de rénovation globale, de sa réorganisation fonctionnelle et dans un contexte de digitalisation, le Département des Systèmes d’informations a engagé une démarche de modernisation et transformation numérique. Le Musée national de la Marine a souhaité être accompagné pour réaliser une étude de cadrage préalable à la définition de sa stratégie d’archivage électronique afin de déterminer notamment le périmètre et les différents scenarii qui s’offrent, aussi bien concernant les types d'outils (GED, SAE…) que l’organisation, en identifiant l’ensemble des prérequis et des impacts sur les plans humain, financier et technique.

Archivage électronique

La Ville de Nanterre, dans un souci d'une plus grande maîtrise de sa production numérique, a souhaité mener une étude préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique. Pour ce faire, elle l'a confiée à Olkoa. Une première phase a consisté à cartographier la production numérique et identifier les potentiels risques encourus par la collectivité en termes de gestion de son information numérique. La seconde phase a permis d'apporter des éléments d'aide à la décision pour définir une stratégie de mise en oeuvre d'un SAE, et aboutir à un plan d'actions associé.

Étude pour une meilleure gestion des répertoires bureautiques​

Dans un contexte de croissance exponentielle de la production bureautique dans les services, le Département du Nord a souhaité cadrer la gestion des répertoires bureautiques et outiller les services et les agents pour les aider à définir et adopter de règles afin de faciliter le travail collaboratif, homogéniser les pratiques et tendre vers plus de sobriété énergétique. Il a fait appel à Olkoa pour produire un kit méthodologique décrivant les bonnes pratiques à mettre en oeuvre autour du nommage, du classement, du tri et de la sécurisation des documents dans un souci d'amélioration continue.

Archivage électronique

La Ville de Boulogne-sur-Mer a décidé de mener une étude préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique dont les objectifs étaient d'analyser l'existant de 8 processus métier et de définir une stratégie de mise en oeuvre de l'archivage dans l'environnement numérique à partir de l'étude de scénarios adaptés à son contexte. Les résultats de la première phase de l'étude ont permis d'identifier la production numérique devant faire l'objet d'un archivage intermédiaire et/ou définitif numérique, les priorités de mise en oeuvre des versements et de définir le périmètre documentaire cible du futur SAE. La deuxième phase de l'étude a abouti à la production d'un état de l'art, d'une étude de scénarios de mise en oeuvre et d'un plan d'action pour mener à bien le projet.

Archivage électronique

Etude sur la mise en place de connecteurs entre les instances As@lae et les SIA des partenaires d’Arch-e-Loire

Olkoa a accompagné les partenaires d’Arch-e-Loire (Région Pays de Loire, conseils départementaux de Loire-Atlantique, Maine-et-Loire, Mayenne, Sarthe et Vendée) pour identifier les liaisons possibles entre les SAE et les SIA. L'étude visait à évaluer les modalités et conditions de consultation des archives numériques conservées dans les SAE et à déterminer les évolutions souhaitables des outils (plateforme d’archivage électronique, SIA(s) et Portails Internet de consultation) pour faciliter l’accès aux archives numériques.

Système d’Information Archivistique

Etude sur la préservation des archives audiovisuelles

Les Archives départementales de l’Hérault ont déjà collecté plusieurs To d’archives audiovisuelles en attente d'un versement dans leur système d’archivage électronique. L’équipe projet a souhaité être accompagnée pour mener une étude sur la préservation des archives audiovisuelles, dans l’objectif de :
- produire un diagnostic des formats des archives déjà collectées,
- compléter la boîte à outils pour préparer les versements (outils d'identification, de caractérisation, de validation),
- consolider les processus de versement et de traitement des archives audiovisuelles,
- définir une feuille de route pour mettre en œuvre la préservation des archives en général et des archives audiovisuelles en particulier,
- préfigurer une stratégie de préservation des archives audiovisuelles.

Environnement Numérique de Travail

La Ville de Paris gère un réseau de 19 conservatoires dédiés à l'enseignement de la danse, de la musique et du théatre. Pour faciliter la communication entre les élèves et les enseignants, la Ville a souhaité expérimenter l'utilisation d'un Environnement Numérique de Travail. Olkoa l'a assistée dans cette démarche notamment sur les phases de déploiement de l'outil, de support aux usages et de bilan de l'expérimentation.

Préparation du versement des données et documents d'une application dans Vitam

Le ministère de la Transition écologique dispose d'une plateforme d'archivage intermédiaire s'appuyant sur Vitam Accessible en Service (VAS). L'objectif de la mission a été d'effectuer le versement d'un premier SI et de capitaliser sur cette expérience en produisant un mode opératoire. Après avoir analysé le contenu de l'application, différents scénarios de versement ont été identifiés et présentés à l'équipe projet. Le scénario retenu a fait l'objet de spécifications en vue de la fabrication du paquet d'archives à verser (SIP) et de tests de versement.

Etude en vue de l'acquisition d'un SAE

Le Sénat s’est engagé dans une démarche ambitieuse de gouvernance documentaire autour de plusieurs axes : la structuration de la production documentaire dite bureautique, la rédaction d’une politique d’archivage, la cartographie de la production documentaire, un phasage des projets d’archivage à mener et l’acquisition d’un Système d’Archivage Electronique (SAE). Après une première étude qui a permis de préciser le périmètre fonctionnel et les attendus du futur SAE externalisé, la division Archives a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction du cahier des charges et le choix de la solution.

Accompagnement à la définition d’une offre d’archivage à l’attention des collectivités landaises

Après avoir mis en production un système d’archivage électronique pour les besoins du Département des Landes en novembre 2019, le Conseil départemental des Landes (CD40) et le Centre de gestion de la fonction publique départementale des Landes (CDG40) ont souhaité poursuivre leur démarche de développement de la solidarité territoriale autour d’une politique publique d’archivage électronique en direction des collectivités landaises, environ 350 communes et EPCI qui n’ont que très peu de moyens pour s’emparer de la problématique de l’archivage électronique, s’organiser et s’outiller.

Evaluation des besoins en matière de traitement et de conservation des archives nativement numériques

La Direction régionale des affaires culturelles Hauts-de-France gère aujourd’hui une masse importante de documents et données sous forme numérique. Elle a souhaité définir une stratégie globale de gouvernance de l’information et déterminer les solutions les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant et intermédiaire. Elle a confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic de sa production numérique et l'identification de différentes solutions de mise en oeuvre de l'archivage électronique adaptées au contexte de la DRAC, avec une étude de leurs impacts sur les plans organisationnel, technique et financier.

Archivage électronique du DPI

Le CHU de Rennes a engagé depuis plusieurs années la dématérialisation du dossier patient​ et la numérisation de documents médicaux. ​L’étude a eu pour objectif d’apporter des éléments d’aide à la décision, sous la forme de scénarios, pour répondre aux enjeux d’accessibilité dans le temps, de qualité juridique et d’imputabilité des informations du Dossier Patient Informatisé. Elle s'est déroulée en 3 parties : une étude de l’existant, d'état des lieux et évaluation des besoins prioritaires de versement dans le SAE ; un état de l’art des solutions du marché afin d’avoir une connaissance générale des logiciels et projets existants qui pourraient répondre à leurs besoins ; une définition d'un plan d’action à partir de différents scénarios proposés.

Archivage électronique

Le Département de la Haute-Saône a déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives (marchés publics, délibérations, arrêtés, chaîne comptable et financière) et met actuellement en place une GED pour prendre en charge les besoins transverses de la collectivité en matière de Gestion Electronique des Documents et permettre les versements automatisés dans le futur SAE. Olkoa l'a accompagné pour définir les priorités de versement ainsi que le périmètre du SAE à venir et identifier les prérequis, les efforts à produire, les ressources humaines, techniques et financières nécessaires.

Refonte d'arborescences

Olkoa a accompagné l’agence dans la définition d’une stratégie de classement et de nommage des fichiers et des répertoires sur les espaces bureautiques partagés, en animant une séance de sensibilisation à destination de l’ensemble des agents, puis en coachant le chef de projet tout au long des travaux.

Politique d'archivage de l'application d'e-parapheur

Le ministère de la Culture dispose d'une plateforme d'archivage intermédiaire basée sur Vitam Accessible en Service. Un parapheur électronique a été déployé au sein de l'administration centrale, des services déconcentrés et des services à compétence nationale. Le ministère de la Culture a souhaité être accompagné pour la définition d’une politique d’archivage électronique des documents en sortie d'e-parapheur. L’objectif de l’étude était de définir les scénarios, prérequis et conditions pour verser dans VAS tout ou partie des éléments constitutifs d’un parapheur (documents signés, annexes, rapport, fichier de preuve).