logo linkedin

SCEREA

Etude de mutualisation de l'activité Archives
La SCEREA est une organisation créée dans le cadre de l’application de la loi ELAN qui regroupe les trois offices publics de l’habitat isérois, Actis, Advivo et Alpes Isère Habitat. En tant que SAC, la SCEREA a vocation à coordonner la stratégie de ses membres. Dans ce contexte, elle a confié à Olkoa une étude d’opportunité sur la mutualisation de l’activité archives au sein de la SAC.
La mission a compris une première phase d’état des lieux avec un diagnostic de l’existant et un recueil des besoins et attentes des services en termes d’accompagnement pour la gestion des archives, grâce à la conduite d’entretiens avec les gestionnaires responsables de l’activité archives, leurs directeurs et d’ateliers avec des services producteurs. Une deuxième phase de co-construction de scenarii a consisté à élaborer les différentes solutions adaptées au contexte, à décrire leurs conditions de mise en œuvre sur les plans organisationnel, technique et financier, à étudier les possibilités et modalités de mutualisation et a débouché sur des recommandations sur la solution à privilégier et sur le plan d’actions associé.

Communauté de l'Auxerrois et Ville d'Auxerre

Archivage électronique

La Communauté de l'Auxerrois et la Ville d'Auxerre ont choisi Olkoa pour être accompagnées dans leur étude préalable à la mise en place d'un SAE. Après une phase d'état des lieux ciblé sur les périmètres métiers les plus dématérialisés, la seconde phase a permis d'étudier des scénarios de mise en oeuvre adaptés à leur contexte, étayés par la collecte de retours d'expérience.

Métropole de Lyon (MDMPH)

Audit de la numérisation du dossier d’aide

La Maison métropolitaine - départementale des personnes handicapées (MDMPH) de la métropole de Lyon instruit les demandes et attribue des moyens de compensation du handicap. Les demandes d’aide aux personnes en situation de handicap sont gérées dans le logiciel IODAS, couplé à la GED Multigest. Les dossiers sont numérisés au fil de l’eau depuis 2008 et le dossier papier est tenu en parallèle.
La mise en place du téléservice « Ma MDPH en Ligne » de la Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie (CNSA) et les problèmes de place dans les classothèques amènent la MDMPH à se réinterroger sur le processus de numérisation. La mission a consisté à accompagner la MDMPH et la DINSI dans la démarche visant à obtenir l’autorisation anticipée de destruction du papier pour les dossiers numérisés en central MDMPH.

Conseil Départemental de l'Isère

Accompagnement à la mise en œuvre du SAE

Le Conseil Départemental de l'Isère s'est doté du logiciel Asalae pour la gestion de ses archives définitives. La V2 a été mise en production à l'automne 2022 mais aucun versement n'a été fait à ce jour. Dans un contexte de changement de ressources (chefs de projet archives et informatique), le Département a souhaité solliciter l'accompagnement d'une Assistance à Maîtrise d'Ouvrage pour :
- valider les choix fonctionnels et techniques faits lors de la mise en place du SAE,
- décrire la politique et les pratiques d'archivage,
- définir l'organisation à mettre en place pour gérer le SAE en production.

Institut Pasteur

Entrepôt de données - Etat des lieux

L'Institut Pasteur a sollicité Olkoa pour l'accompagner dans sa démarche de certification de son entrepôt de données OWEY. Olkoa a réalisé un diagnostic afin de connaître le niveau de mise en œuvre du modèle OAIS et co-construit, avec l'équipe projet, une feuille de route pour combler les écarts identifiés, en vue de la certification CTS.

Stratégie d'archivage des archives scientifiques

Olkoa a accompagné les équipes de l'Institut Pasteur dans leur réflexion sur la préservation des données de la recherche au travers de la définition de sa stratégie d'archivage des archives scientifiques : comment accompagner les chercheurs dans la préparation de l'archivage de leurs données ?

Conseil Départemental de la Dordogne

Ouverture du SAE aux communes du Département

Le Département, l’Agence Technique Départementale et le Centre de gestion de la Dordogne souhaitent mettre en place un service d’archivage électronique mutualisé à destination des collectivités territoriales. Ils ont confié à Olkoa une étude de faisabilité permettant de déterminer les besoins des collectivités locales en termes d’archivage électronique, de préciser les contraintes humaines, organisationnelles et techniques de mise en place d’un SAE aussi bien au niveau des collectivités territoriales que des instances départementales (AD, DSIN). Puis Olkoa a accompagné la définition d'une offre de service, en détaillant les rôles et responsabilités de chaque partenaire, les impacts finaciers et la charge de travail incombant à chacun, et les prérequis juridiques et organisationnels à définir dans les conventions.

Conseil Départemental de la Gironde

Choix SAE
Le Département de la Gironde dispose d'un SAE en production depuis 2019. Cependant, une étude menée en 2021 a conclu à l’obsolescence technique de certaines briques mises en place rendant impossible l’interfaçage en l’état, de la GED SAS avec Vitam ou la version 2.1 d'Asalae.
Le Département s'est alors interrogé sur la faisabilité et les conditions à réunir pour remplacer l’ensemble des briques du projet E-Dune et a sollicité Olkoa pour l'accompagner sur les axes suivants : confirmer le périmètre fonctionnel du SAE, la volumétrie et prioriser les besoins d’archivage ; apporter des éléments d’aide à la décision s’agissant du choix des solutions fonctionnelles et techniques, de l’hébergement et de l’organisation à mettre en place ; élaborer des scénarios en intégrant des préconisations organisationnelles et techniques, un budget en ressources financières et humaines, ainsi qu’un calendrier précisant les phases et les jalons pour le remplacement du socle actuel.

Conseil Départemental du Calvados

Formation Archivage électronique

La Direction de la relation usagers et de la modernisation du Département du Calvados a sollicité Olkoa pour une formation sur l'archivage électronique. La formation, destinée à une dizaine de cadres, est revenue sur les enjeux, principes et fondamentaux de l'archivage électronique et a proposé une approche méthodologique pour la conduite d'un projet d'archivage électronique.

Communauté d'agglomération du Grand Cahors

Archivage électronique

La Communauté d'agglomération du Grand Cahors a signé une convention de mutualisation avec le Département du Lot dans le cadre de son projet de mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Cette convention ne portant que sur les moyens d'infrastructure, la Communauté d'agglomération devait mener de façon autonome l'audit de sa production documentaire, la priorisation et la préparation des premiers versements et la définition de sa feuille de route. Olkoa l'a accompagnée dans ces étapes en l'aidant notamment à bien clarifier et définir les rôles et responsabilités de chacun dans la mise en oeuvre du SAE.

Université Polytechnique Hauts-de-France

Formation au SEDA 2.1

Olkoa a formé les informaticiens et les archivistes (4 personnes) de l'Université Polytechnique des Hauts-de-France au SEDA 2.1 pour leur permettre de monter en compétence et utiliser la plateforme PAC du CINES. La formation, d'une journée, était organisée entre temps d'apports théoriques et travaux pratiques.

CollEx - Persée

Préservation numérique

Olkoa a accompagné le GIS Collex-Persée dans sa réflexion sur la mutualisation de la préservation des données numériques issues d’opérations de numérisation. Après une première phase d'analyse des données produites par les bibliothèques de l'ESR, Olkoa a contribué à la rédaction du Livre Blanc "Etude sur la présrevation des collections des bibliothèques numériques de l'ESR - Vers la constitution d'une communauté de pratiques". Ce livre blanc propose un ensemble de recommandations pour faire converger les pratiques documentaires des bibliothèques et pose les jalons pour une stratégie nationale de préservation.

Musée National de la Marine

Stratégie d'archivage électronique

Dans le cadre de son projet de rénovation globale, de sa réorganisation fonctionnelle et dans un contexte de digitalisation, le Département des Systèmes d’informations a engagé une démarche de modernisation et transformation numérique. Le Musée national de la Marine a souhaité être accompagné pour réaliser une étude de cadrage préalable à la définition de sa stratégie d’archivage électronique afin de déterminer notamment le périmètre et les différents scenarii qui s’offrent, aussi bien concernant les types d'outils (GED, SAE…) que l’organisation, en identifiant l’ensemble des prérequis et des impacts sur les plans humain, financier et technique.

Ville de Nanterre

Archivage électronique

La Ville de Nanterre, dans un souci d'une plus grande maîtrise de sa production numérique, a souhaité mener une étude préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique. Pour ce faire, elle l'a confiée à Olkoa. Une première phase a consisté à cartographier la production numérique et identifier les potentiels risques encourus par la collectivité en termes de gestion de son information numérique. La seconde phase a permis d'apporter des éléments d'aide à la décision pour définir une stratégie de mise en oeuvre d'un SAE, et aboutir à un plan d'actions associé.

Conseil Départemental du Nord

Étude pour une meilleure gestion des répertoires bureautiques​

Dans un contexte de croissance exponentielle de la production bureautique dans les services, le Département du Nord a souhaité cadrer la gestion des répertoires bureautiques et outiller les services et les agents pour les aider à définir et adopter de règles afin de faciliter le travail collaboratif, homogéniser les pratiques et tendre vers plus de sobriété énergétique. Il a fait appel à Olkoa pour produire un kit méthodologique décrivant les bonnes pratiques à mettre en oeuvre autour du nommage, du classement, du tri et de la sécurisation des documents dans un souci d'amélioration continue.

Ville de Boulogne-sur-Mer

Archivage électronique

La Ville de Boulogne-sur-Mer a décidé de mener une étude préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique dont les objectifs étaient d'analyser l'existant de 8 processus métier et de définir une stratégie de mise en oeuvre de l'archivage dans l'environnement numérique à partir de l'étude de scénarios adaptés à son contexte. Les résultats de la première phase de l'étude ont permis d'identifier la production numérique devant faire l'objet d'un archivage intermédiaire et/ou définitif numérique, les priorités de mise en oeuvre des versements et de définir le périmètre documentaire cible du futur SAE. La deuxième phase de l'étude a abouti à la production d'un état de l'art, d'une étude de scénarios de mise en oeuvre et d'un plan d'action pour mener à bien le projet.

Région Occitanie

Archivage électronique

La Région Occitanie est engagée depuis sa création dans un programme de développement de l’administration électronique à l’origine d’une diminution des versements d’archives papier et d’un accroissement de la production documentaire numérique. Dans ce contexte, Olkoa a accompagné la Région pour lui permettre d’identifier les conditions nécessaires pour mettre en œuvre l’archivage électronique et définir une feuille de route. Cette démarche a notamment permis de :
- Déterminer les besoins en termes d’archivage pour deux processus métier transversaux identifiés comme prioritaires et pour la production bureautique des services,
- Produire un socle de référence à partir d’un état de l’art,
- Prioriser et planifier les actions à mettre en œuvre à travers la production d’une feuille de route,
- Améliorer l’expertise de la Direction Valorisation Stratégique de l’information dans la gestion de l’information numérique pour répondre aux enjeux juridiques et patrimoniaux.

Arch-e-Loire

Etude sur la mise en place de connecteurs entre les instances As@lae et les SIA des partenaires d’Arch-e-Loire

Olkoa a accompagné les partenaires d’Arch-e-Loire (Région Pays de Loire, conseils départementaux de Loire-Atlantique, Maine-et-Loire, Mayenne, Sarthe et Vendée) pour identifier les liaisons possibles entre les SAE et les SIA. L'étude visait à évaluer les modalités et conditions de consultation des archives numériques conservées dans les SAE et à déterminer les évolutions souhaitables des outils (plateforme d’archivage électronique, SIA(s) et Portails Internet de consultation) pour faciliter l’accès aux archives numériques.

Grande Chancellerie de la Légion d'honneur

Système d’Information Archivistique

La Grande Chancellerie de la Légion d’Honneur (GCLH) dispose de fonds d’archives importants qui jusqu’à présent n’ont fait l’objet ni d’une numérisation exhaustive ni d’une informatisation poussée. A des fins de conservation comme de consultation, la GCLH a engagé un programme complet pour sauvegarder et rendre accessibles ces fonds, ce qui suppose de réaliser un inventaire exhaustif et harmonisé des fonds, puis de mettre en place un système d’information archivistique offrant un accès unique à l’ensemble des archives. Olkoa a accompagné l’institution dans le recueil des besoins des utilisateurs internes et du public afin d’établir un cahier des charges. La mission a permis également de repérer les gisements actuels et à venir de production nativement numérique au sein des services de la GCLH et qui nécessiteraient un archivage électronique.

Conseil Départemental de l'Hérault

Etude sur la préservation des archives audiovisuelles

Les Archives départementales de l’Hérault ont déjà collecté plusieurs To d’archives audiovisuelles en attente d'un versement dans leur système d’archivage électronique. L’équipe projet a souhaité être accompagnée pour mener une étude sur la préservation des archives audiovisuelles, dans l’objectif de :
- produire un diagnostic des formats des archives déjà collectées,
- compléter la boîte à outils pour préparer les versements (outils d'identification, de caractérisation, de validation),
- consolider les processus de versement et de traitement des archives audiovisuelles,
- définir une feuille de route pour mettre en œuvre la préservation des archives en général et des archives audiovisuelles en particulier,
- préfigurer une stratégie de préservation des archives audiovisuelles.

Conservatoires de Paris

Environnement Numérique de Travail

La Ville de Paris gère un réseau de 19 conservatoires dédiés à l'enseignement de la danse, de la musique et du théatre. Pour faciliter la communication entre les élèves et les enseignants, la Ville a souhaité expérimenter l'utilisation d'un Environnement Numérique de Travail. Olkoa l'a assistée dans cette démarche notamment sur les phases de déploiement de l'outil, de support aux usages et de bilan de l'expérimentation.

Par domaine

Par type de projet