Références : Archives physiques

  • Système d'information Archivistique

    Le Centre Joseph Wresinski du Mouvement International ATD Quart-Monde souhaite faire l'acquisition d'un Système d'Information Archivistique (SIA)  pour la gestion de ses archives de toute nature (papier, électronique, documents multimédias, productions artistiques). L'objectif est de remplacer l'application « maison » actuellement utilisée et de professionnaliser les pratiques. Olkoa accompagne le mouvement dans la définition et la priorisation de ses besoins, la rédaction d’un cahier des charges et le choix de la solution.

    Les archives conservées par le Centre Joseph Wresinski représentent 2,8 kml de documents d’archives physiques, 62 To d'archives numériques et 750 productions artistiques. Le périmètre fonctionnel défini pour le futur SIA est le suivant : gestion des entrées (versements), des magasins (récolement), des communications et la description des archives (physiques et numériques).

  • Audit et stratégie documentaire

    La Haute Autorité de Santé a mis en œuvre un plan de transformation numérique avec la dématérialisation de nombreux processus métier. Constatant que cette dématérialisation s'accompagnait d'une baisse des versements en archive papier, sans augmentation significative des versements électroniques, la HAS a confié à Olkoa une mission d'audit des pratiques documentaires. Cet audit a débouché sur la définition d'une stratégie d'archivage électronique et papier, la rédaction d'un DCE pour le renouvellement de leur SAE, l'accompagnement à la gestion du sort final des archives physiques et l'élaboration d'une démarche pour la mise en œuvre de connecteurs avec le nouveau SAE.

  • Elaboration d'une stratégie d'archivage

    Malgré une dématérialisation croissante de ses processus métier, l'OPH05 est confronté à un manque de place pour la conservation de ses archives papier. Il a donc fait appel à Olkoa pour l'assister dans l'élaboration de sa politique d'archivage. Après une phase d'audit des pratiques documentaires, la mission a consisté à définir les outils et les procédures de gestion des archives numériques et physiques. Olkoa a également accompagné l'office dans la définition de sa stratégie de dématérialisation des processus.