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Références : Archives physiques

  • Etude sur la mise en place de connecteurs entre les instances As@lae et les SIA des partenaires d’Arch-e-Loire

    Olkoa a accompagné les partenaires d’Arch-e-Loire (Région Pays de Loire, conseils départementaux de Loire-Atlantique, Maine-et-Loire, Mayenne, Sarthe et Vendée) pour identifier les liaisons possibles entre les SAE et les SIA. L'étude visait à évaluer les modalités et conditions de consultation des archives numériques conservées dans les SAE et à déterminer les évolutions souhaitables des outils (plateforme d’archivage électronique, SIA(s) et Portails Internet de consultation) pour faciliter l’accès aux archives numériques.

  • Système d'information Archivistique

    Le Centre Joseph Wresinski du Mouvement International ATD Quart-Monde a souhaité faire l'acquisition d'un Système d'Information Archivistique (SIA) pour la gestion de ses archives de toute nature (papier, électronique, documents multimédias, productions artistiques). L'objectif était de remplacer l'application « maison » actuellement utilisée et de professionnaliser les pratiques. Olkoa a accompagné le mouvement dans la définition et la priorisation de ses besoins, la rédaction d’un cahier des charges, le choix et la mise en place de la solution.
     
    Les archives conservées par le Centre Joseph Wresinski représentent 2,8 kml de documents d’archives physiques, 62 To d'archives numériques et 750 productions artistiques. Le périmètre fonctionnel défini pour le futur SIA a été le suivant : gestion des entrées (versements), des magasins (récolement), des communications et la description des archives (physiques et numériques).

     

  • Système d’Information Archivistique

    La Grande Chancellerie de la Légion d’Honneur (GCLH) dispose de fonds d’archives importants qui jusqu’à présent n’ont fait l’objet ni d’une numérisation exhaustive ni d’une informatisation poussée. A des fins de conservation comme de consultation, la GCLH a engagé un programme complet pour sauvegarder et rendre accessibles ces fonds, ce qui suppose de réaliser un inventaire exhaustif et harmonisé des fonds, puis de mettre en place un système d’information archivistique offrant un accès unique à l’ensemble des archives. Olkoa a accompagné l’institution dans le recueil des besoins des utilisateurs internes et du public afin d’établir un cahier des charges. La mission a permis également de repérer les gisements actuels et à venir de production nativement numérique au sein des services de la GCLH et qui nécessiteraient un archivage électronique.

  • Audit et stratégie documentaire

    La Haute Autorité de Santé a mis en œuvre un plan de transformation numérique avec la dématérialisation de nombreux processus métier. Constatant que cette dématérialisation s'accompagnait d'une baisse des versements en archive papier, sans augmentation significative des versements électroniques, la HAS a confié à Olkoa une mission d'audit des pratiques documentaires. Cet audit a débouché sur la définition d'une stratégie d'archivage électronique et papier, la rédaction d'un DCE pour le renouvellement de leur SAE, l'accompagnement à la gestion du sort final des archives physiques et l'élaboration d'une démarche pour la mise en œuvre de connecteurs avec le nouveau SAE.

  • Elaboration d'une stratégie d'archivage

    Malgré une dématérialisation croissante de ses processus métier, l'OPH05 est confronté à un manque de place pour la conservation de ses archives papier. Il a donc fait appel à Olkoa pour l'assister dans l'élaboration de sa politique d'archivage. Après une phase d'audit des pratiques documentaires, la mission a consisté à définir les outils et les procédures de gestion des archives numériques et physiques. Olkoa a également accompagné l'office dans la définition de sa stratégie de dématérialisation des processus.

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