Hautes Pyrénées

Archivage électronique

Le Département des Hautes-Pyrénées a déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives et s’oriente vers leur dématérialisation complète avec l’acquisition en cours d’un parapheur électronique. Dans ce contexte, Olkoa l'accompagne pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions tant organisationnelles que techniques les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant, intermédiaire et définitif, des services du Département et de l’Etat. Une première phase a consisté à produire un état des lieux de la production numérique, puis une seconde phase à la construction de scenarii de mise en oeuvre de l'archivage électronique au sein de la collectivité. La troisième phase est consacrée à la rédaction d'un cahier des charges pour l'acquisition d'une solution logicielle SAE et à un accompagnement dans le choix de la solution.  

Lyon

Archivage électronique

Suite à la mise en production de son système d’archivage électronique, la Ville de Lyon a rédigé la Politique d’archivage et la Politique de sécurité des systèmes d’information puis a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction de la Déclaration des pratiques d’archivage de son SAE. La mission a consisté à documenter le processus d’archivage et les fonctions associées (préparation des versements, versements, stockage, sécurité et conditions d’accès...), en lien avec la Politique d’archivage.

Montauban

Archivage électronique

La Ville, la Communauté d'agglomération et le CCAS de Montauban ont souhaité être accompagnés dans la définition d'une stratégie globale de gouvernance de l'information afin d'assurer une gestion maîtrisée et sécurisée de leur production numérique. La première phase de la mission a consisté à réaliser une cartographie de la production documentaire des processus métier et à analyser l’existant afin de repérer les documents et données qui doivent faire l’objet d’un archivage, à court, moyen et long terme. La mission visait ensuite à apporter des éléments d'aide à la décision pour la mise en œuvre effective de l'archivage électronique. 

Nantes

Archivage électronique

La Ville de Nantes et la Métropole souhaitaient être accompagnées dans la définition de leur feuille de route concernant l’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa consistait d'abord à fiabiliser l’ensemble des besoins, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant trois processus métier pilotes : ADS, commande publique et versements bureautiques. Puis la mission a permis d'identifier les solutions éligibles, les budgets et calendrier à prévoir. En parallèle, nous avons formé l’ensemble des services d’archives afin de mettre en place une politique d’archivage.

Archivage électronique

Olkoa a accompagné le Conseil départemental du Puy-de-Dôme pour une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique afin d’en déterminer le périmètre et les conditions à réunir. Une première phase de cadrage et d’initialisation de la mission a permis de partager un ensemble de prérequis et informations sur le déroulement et les attendus de la mission. Une deuxième phase était consacrée à la collecte d’informations sur l’existant. Une troisième phase a permis d'étudier des scénarios de mise en oeuvre et de définir un plan d’actions.

Archivage électronique

La Ville de Cherbourg-en-Cotentin a souhaité être accompagnée dans la définition de la stratégie de mise en œuvre de l’archivage électronique. Une première phase de la mission a consisté à effectuer un état des lieux de la production numérique pour les cinq processus métier les plus dématérialisés. La seconde phase était consacrée à l'étude des différents scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique pour les premiers versements identifiés comme prioritaires au cours de la première phase. Ce travail s'est appuyé sur un état de l’art des solutions du marché et des retours d’expérience de collectivités comparables.

Conseil départemental du TARN

Archivage électronique

Le Département du Tarn a déployé des applications GED métier autour de la solution Documentum et engagé une réflexion globale pour définir les grandes orientations en matière d’administration numérique. Il a souhaité être accompagné par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Cette démarche, inscrite dans une approche de gouvernance de l’information, visait à :

  • Intégrer les problématiques et procédures d’archivage numérique aux différents âges (courant, intermédiaire et définitif) dans la stratégie globale,
  • Déterminer les priorités d’archivage et le périmètre documentaire cible des données et documents à verser dans le Système d’Archivage électronique (SAE),
  • Proposer des préconisations pour la mise en place de l’archivage électronique en tenant compte, de l’écosystème informatique (GED et SIA, notamment), des contraintes et objectifs du département et des retours d’expérience d’autres collectivités similaires.
Roannais Agglomération

Archivage électronique

Roannais Agglomération a fait appel à Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Après une phase d'état des lieux de la production documentaire et de diagnostic des priorités d'archivage, la mission a consisté à étudier des scénarios, à proposer un plan de mise en œuvre de l'archivage numérique et à évaluer les ressources nécessaires à la mise en place d'un SAE. 

Conseil Départemental de la Charente

Archivage électronique

Le département de la Charente s'est engagé dans une démarche d'e-administration pour améliorer et moderniser les services rendus aux usagers. Cette démarche s'appuie sur la dématérialisation de nombreux processus métier avec notamment la gestion des dossiers de demande d'aide sociale. La direction des Archives départementales souhaitait maîtriser et sécuriser la gestion du cycle de vie des documents et données numériques par la mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Olkoa assisté de la société Rhizome-Data a apporté au département un éclairage stratégique et technique selon deux axes : Etude sur la faisabilité de l’extraction des données du SI métier de l'aide sociale (IODAS), en identifiant les modalités de transfert de ces données dans une nouvelle GED et un SAE. Etude sur la faisabilité juridique, technique, financière et humaine de la mise en place d’un archivage électronique mutualisé. 

Conseil Départemental de la Charente

Etude préalable à la mise en place d’un atelier départemental de numérisation

La direction des solidarités du conseil départemental de Charente dématérialise depuis 2009 les dossiers de demande d'aide sociale. 60 000 dossiers ont ainsi déjà été numérisés et sont disponibles en GED. Compte-tenu de l'augmentation des besoins de dématérialisation au sein des services du département et des risques de la solution en place (sécurité des traitements, confidentialité des données, garantie de la valeur probante des documents électroniques), le département a souhaité étudier l'opportunité de mettre en place un atelier de numérisation mutualisé. OLKOA a mené un audit de la solution existante, une collecte des besoins au sein des directions et la description de scénarios possibles d'évolution.

Conseil régional Pays de la Loire

Archivage électronique

La Région Pays de la Loire, confrontée aux impacts de la dématérialisation en termes d’archivage a rejoint le projet SAEir (Système d’archivage électronique interdépartemental et régional en Pays de la Loire) qui permet depuis janvier 2018 aux collectivités membres du projet de verser les flux PES et ACTES dans le SAE As@lae. La solution mutualisée mise en place est destinée à être étendue à l’archivage des données et documents issus d’autres processus métiers et d’autres collectivités et partenaires.

Dans ce contexte, la Région et les Archives régionales ont confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic des processus dématérialisés devant déboucher sur des recommandations pour l’archivage électronique et sur la définition des modalités opérationnelles de versement dans le SAE  des données et documents produits ou reçus dans le cadre des processus prioritaires : les dossiers de délibérations, de recrutements et les contrats.

Conseil Départemental du Nord

Archivage électronique

Le Département du Nord a confié à Olkoa une mission d'assistance avec un double objectif : mettre en œuvre l’archivage électronique des marchés publics dématérialisés et définir un cadre méthodologique pour les projets d'archivage futurs. Olkoa a accompagné le département dans la production d'une cartographie détaillée du processus de la commande publique permettant de décrire les documents et données produits et reçus à chaque étape, de repérer l'exemplaire du document à verser dans le SAE et les modalités de versement (métadonnées nécessaires à la formalisation des profils d'archivage, notamment). Les scénarios d'archivage pour l'existant, le stock et la cible ont été étudiés et ont abouti à des préconisations pour la gestion du cycle de vie des données et documents dans leur environnement de production. Ce travail doit ensuite permettre de construire un socle méthodologique afin d’outiller les chefs de projets et faciliter la mise en œuvre du processus d’archivage dans le cadre de la dématérialisation des autres processus métier par la production d'un kit méthodologique de l'archivage électronique.

Conseil Départemental de Meurthe et Moselle

Archivage électronique

Les Archives Départementale de Meurthe et Moselle ont choisi Olkoa et Rhizome Data pour les accompagner dans la mise en place d'un Système d'Archivage Electronique (SAE). La mission a débuté par une phase de collecte d'informations qui débouchera sur un diagnostic complet de la production documentaire, des contraintes, priorités et risques identifiés. Une seconde phase d'étude de scénarios débouchera sur la description des conditions de mise en œuvre de l'archivage électronique sur les plan organisationnel, technique, financier et donnera lieu à la rédaction du cahier des charges pour la mise en place d’un SAE (éventuellement mutualisé) selon les besoins et contraintes correspondant au scénario retenu à l’étape précédente. Enfin, Olkoa et Rhizome Data participeront au choix du titulaire et accompagneront la mise en place de la solution retenue.

Orléans Métropole

Archivage électronique

La métropole et la ville d'Orléans ont souhaité s'appuyer sur l’expertise d’une assistance à maîtrise d’ouvrage afin de déterminer les solutions les plus adaptées à la gestion de leurs archives numériques à l'âge courant, intermédiaire et définitif compte tenu des enjeux liés à la conservation de l’information numérique. L’étude réalisée par Olkoa à partir d'un diagnostic et de scénarios, doit décrire les adaptations nécessaires des procédures, compétences, moyens techniques et logiciels (notamment la GED transverse), dans le contexte du SAE mutualisé SAEM-CVL.

Le Havre

Archivage électronique

La ville du Havre et la communauté urbaine ont souhaité être accompagnées dans la définition de leur stratégie commune d’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa a consisté d'abord à fournir un ensemble de préconisations sur la stratégie à adopter, pour clarifier les positionnements respectifs des grands projets du SDSI au regard des enjeux de l’archivage électronique, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant 3 processus métiers pilotes : dossier de l’agent, dossier Famille, et commande publique. Pour chacun, il s'agissait d'identifier les documents à verser, leurs métadonnées, les évènements déclencheurs, et les impacts concernant l'articulation entre les briques applicatives concernées (applications métiers, parapheur, GED et SAE).

Archives Ain

Formation archivage électronique

Les Archives départementales de l'Ain ont fait appel à Olkoa pour former les agents du pôle « archives contemporaines » à la mise en œuvre de projets de versements d’archives électroniques ainsi qu’à la prise en charge et à la gestion des versements dans As@lae. Les objectifs de la formation étaient les suivants : connaître les grands principes, les normes, les règles et les outils de l’archivage électronique ; connaître la méthodologie d’un projet d’archivage électronique ; connaître le fonctionnement des logiciels Ag@pe, Sherpa, Octave, Archifiltre, AllDup, Droid, VRenamer ; maîtriser le fonctionnement du logiciel As@lae (module assuré par l'éditeur Libriciel Scop).

Saone et Loire

Numérisation des dossiers ASE

Afin de mettre en place un dossier unique de l'enfant, le Conseil départemental de Saône-et-Loire souhaite dématérialiser les dossiers des enfants relevant de l'Aide Sociale à l'Enfance. Conscient des impacts de ce projet en termes fonctionnels, technique et organisationnel, le Département a décidé de se faire assister dans sa démarche de numérisation du stock et du flux courant et dans la mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique des Documents. La mission porte sur les aspects liés à la numérisation des flux papier (périmètre et stratégie) et leur impact organisationnel, la numérisation du stock (production d'un cahier des charges pour faire appel à un prestataire) et enfin sur la mise en œuvre de l’outil de GED (étude des solutions existantes et rédaction d'un cahier des charges). 

Meylan

Archivage électronique

La Ville de Meylan souhaite définir et mettre en œuvre une stratégie globale de conservation et d'archivage des documents électroniques. Dans un premier temps et avant de décider de s’équiper d’un outil, la direction Aménagement urbain et services techniques a confié à Olkoa une étude de cadrage stratégique avec les objectifs suivants : sensibilisation des services sur les enjeux de la dématérialisation, diagnostic de la gestion des flux dématérialisés dans les services, identification des risques et recommandations.

Dématérialisation des procédures d'urbanisme

La loi ELAN doit notamment permettre une dématérialisation totale du processus d'instruction des demandes d'urbanismes (Autorisation du Droit des Sols) et en particulier le dépôt dématérialisé des demandes par les pétitionnaires. Dans ce contexte, Grenoble Alpes Métropole a décidé de repenser ses processus internes d'instruction des dossier et les relations avec l'ensemble de ses partenaires. La direction de l'urbanisme a donc confié à Olkoa une mission d'organisation comportant : un audit de l'existant, la collecte des besoins, la définition des processus cibles et l'évaluation de la nouvelle organisation. Le projet comporte notamment la dématérialisation des dossiers qui continueront à être déposés sous forme papier par les pétitionnaires.

Communauté d’Agglomération du Pays Voironnais

Archivage électronique

Olkoa accompagne la CAPV sur la mise en œuvre d’un Système d’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation avec les autres communes membres de la Communauté d’agglomération. La première phase la mission consiste à réaliser une cartographie de la production documentaire pour les principaux processus métier et d'identifier les documents et données qui doivent faire l’objet d’un archivage. La mission vise ensuite à définir les différentes solutions adaptées au contexte de la collectivité et de définir leurs conditions de mise en œuvre opérationnelle, tant sur les plans, organisationnels que techniques et financiers.

Chambéry Métropole – Ville de Chambéry

Archivage électronique

Olkoa a accompagné les deux collectivités dans la définition de leur stratégie d’archivage électronique qui devait s’inscrire dans une logique de mutualisation avec les 37 communes de l’agglomération. L'objectif était d'assurer la valeur probante des documents électroniques, notamment pour les processus comptabilité et commande publique. Olkoa a réalisé un état des lieux de la production documentaire numérique afin de prioriser les besoins d’archivage et le périmètre du futur SAE, puis a défini l'organisation et les moyens de sa mise en œuvre

Conseil Départemental de la Haute-Loires

Archivage électronique

Face à l'évolution des usages et des contraintes réglementaires de la dématérialisation, le département de la Haute Loire s’est engagé dans un vaste programme de transition numérique. Olkoa l'accompagne dans la mise en oeuvre de l'archivage électronique avec la conduite de 3 chantiers : Cadrage du projet, état du marché et retours d’expériences de collectivités comparables ; Définition du périmètre du projet sur la base d’un état des lieux de la production documentaire numérique pour identifier et prioriser les chantiers à mener ; Définition d’un mode opératoire sur les chantiers prioritaires, Actes et Marchés publics.

Conseil Départemental de l'Ardèche, archivage électronique, SAE

Archivage électronique

La dématérialisation de la commande publique nécessite la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique et notamment la garantie de la valeur probante des documents signés électroniquement. Dans ce contexte, le département a missionné Olkoa pour l'accompagner dans sa réflexion sur le cycle de vie de l’information numérique avec notamment une étude de l'état de l'art de l'archivage électronique. La deuxième étape doit permettre la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique pour la Commande Publique avec la définition des prérequis organisationnels et techniques.

Conseil Départemental des Pyrénées Orientales

Archivage électronique

Olkoa assiste le Département dans la définition de sa stratégie en matière d'archivage intermédiaire et d’archivage définitif. La mission consiste à réaliser une cartographie de la production documentaire avec pour objectif d'identifier les données et documents devant prioritairement faire l’objet d’un archivage électronique. Une deuxième étape consiste à proposer les scénarios possibles de mise en œuvre d'un SAE. La troisième étape consiste en un accompagnement méthodologique pour la mise en oeuvre du scénario retenu avec notamment une étude comparative de deux solutions majeures du monde du libre, à savoir MaarchRM et As@lae.

Conseil Départemental du Vaucluse, archivage électronique, SAE

Archivage électronique

Le Département de Vaucluse avait de longue date initialisé une dématérialisation de ses processus métier et se préoccupait de l'archivage des données et documents électroniques. Olkoa l'a accompagné dans la définition de sa stratégie d’archivage électronique, en réalisant un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, sur quelques processus prioritaires. Nous avons ensuite proposé des scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation à l’échelle du territoire du département.

Conseil Départemental Landes, archivage électronique, SAE

Archivage électronique

Le territoire des Landes est caractérisé par l'existence de L'ALPI, un syndicat mixte qui fournit des services informatiques à ses adhérents et notamment la plate-forme d'archivage électronique ARCHILAND. Le Département a missionné Olkoa pour mener une étude sur la faisabilité technique, organisationnelle et financière de l'utilisation de la plateforme ARCHILAND pour couvrir ses besoins et répondre notamment aux enjeux de l'archivage historique. Dans ce cadre, nous avons produit une  feuille de route détaillant le scénario d'implémentation retenu.

Centre de Gestion du Rhône, Archivage électronique, SAE

Archivage électronique

Olkoa a mené une étude d’opportunité et de faisabilité sur la mise en oeuvre par les CDG Auvergne Rhône-Alpes d'une plateforme mutualisée d'archivage électronique pour les collectivités locales et établissements publics de la région. Après un état de l’art de l’archivage électronique, Olkoa a réalisé un recueil des besoins des Centres de Gestion et de leurs adhérents. L’objectif était d'estimer, pour les Centres de Gestion, les enjeux de se positionner sur le secteur de l’archivage électronique, compte tenu de l'environnement réglementaire des archives publiques, et d'évaluer leur capacité à se rallier à ce projet de mutualisation.

Ville de Lormont, archivage électronique, SAE

Archivage électronique

La commune de Lormont souhaitait définir sa stratégie d’archivage électronique. Olkoa a accompagné la collectivité en menant un diagnostic de l’existant, en produisant une cartographie de la production documentaire numérique et en étudiant les opportunités de partenariat au niveau du territoire, compte tenu du projet SAEM. Dans un second temps l'étude a consisté en la définition d'un ensemble de recommandations d'ordre organisationnel, préalables à la mise en oeuvre de l'archivage électronique.

Conseil Départemental Pyrénées Atlantiques, archivage électronique, SAE

Archivage électronique

Les Archives départementales des Pyrénées Atlantiques souhaitent se doter d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) afin d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques qui leur sont versés. Le Département a confié à Olkoa la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition, la maintenance et le déploiement d'un SAE.

Archivage électronique, SAE

Archivage électronique

Confronté à une forte augmentation de la production de documents électroniques et conscient des contraintes réglementaires en matière d'archivage, le Conseil Département de Haute-Savoie a mandaté Olkoa pour l'assister dans la stratégie de mise en œuvre d'une solution d'archivage électronique. La prestation a permis de faire l'inventaire des données et documents devant faire l'objet d'un archivage, puis de décrire les différentes solutions adaptées à la situation du département.

Archivage électronique

Dans le cadre d'un vaste programme nommé "Optimisation" le Conseil régional du Centre-Val de Loire a lancé le chantier Dématérialisation, concernant des domaines métier comme la gestion de la commande publique et des domaines transverses comme l'archivage électronique. Pour l'aider à adopter les solutions les plus adaptées à son contexte le Conseil régional a décidé de confier à Olkoa une étude des besoins et un audit de faisabilité pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique. Cette étude a couvert les aspects suivants : Évaluation des besoins d’archivage, à valeur tant probante que patrimoniale. Audit du système d’information et évaluation des différents scénarios de mise œuvre de l’archivage électronique. Définition d'une politique d'archivage

Archivage électronique

La ville de Saint-Etienne a décidé de lancer un projet d'archivage électronique. Elle à donc confié à Olkoa la conduite d'une étude préalable avec pour objectif de définir  le périmètre fonctionnel de la solution ainsi que les impacts organisationnels et techniques. Cette étude a permis de mener un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, de définir la stratégie en matière d’archivage électronique, d'identifier les possibilités de mutualisations entre la Ville et Saint-Étienne Métropole et enfin de préciser l'organisation et les moyens à mettre en œuvre.

Archivage électronique

Le Département de la Loire souhaitait définir sa stratégie en matière d’archivage électronique et accroître son autonomie face au choix à faire en matière d’archivage intermédiaire et définitif. Il a donc confié à Olkoa une mission en 3 temps : sensibilisation des acteurs à la problématique et la réglementation applicable à l'archivage électronique, étude des scénarios possibles d’implémentation, et cadrage du projet d'archivage du Grand Livre Comptable

Archivage électronique

Face à la dématérialisation croissante de ses processus et aux besoins résultants d'archivage électronique, le conseil départemental a décidé de lancer une étude de cadrage, préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Olkoa a mené cette étude en 6 étapes : Etat de l'art des systèmes d'archivage électronique. Enjeux et périmètre du SAE. Identification des moyens nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du SAE. Définition de la politique d'archivage. Articulation du SAE avec les applications GED et SIA. Etude de faisabilité d'une mutualisation à l'échelle supra départementale.

Dématérialisation des Processus

La communauté Durance Luberon Verdon Agglomération et la ville de Manosque ont lancé une série de projets relatifs à la gestion des documents électroniques et plus généralement à la dématérialisation des processus, qu'ils soient internes ou en direction des administrés. La collectivité à fait appel à Olkoa et Claude Amenc I&C pour l'assister à conduire ces projets avec notamment la modélisation des processus à dématérialiser.

Evolution de la carte jeunes M'RA

Depuis 2003, la Région Rhône-Alpes mettait gratuitement à disposition de chaque jeune de la région la carte M'ra, offrant un bouquet de services dans de nombreux domaines comme le sport, la culture et le transport.
En 2014, souhaitant élargir la palette de service et le public visé, la Région a fait appel à OLKOA et ESPIRAC Consultants pour construire la solution des années à venir et sélectionner le titulaire chargé de la mise en œuvre de cette nouvelle solution. Au cours de notre mission, nous avons intégré la problématique de la fusion des régions Auvergne et Rhône Alpes.  

Déploiement d'un ENT dans les collèges

Suite à une expérimentation menée sur 28 collèges de son territoire, le Conseil Général de Côte d’Or a décidé de procéder à la généralisation de l’ENT Liberscol pour l’ensemble des collèges du Département à la rentrée 2015.
Dans ce contexte, il a souhaité se faire accompagner par Olkoa pour : rédiger le cahier des charges permettant la sélection d’un intégrateur de la solution Liberscol, assister le département dans le choix des prestataires et l'accompagner dans le déploiement de la solution.

Informatisation du Réseau de Lecture Publique

La Communauté de Communes du Pays Roussillonnais construit un réseau de lecture publique sur son territoire. La médiathèque de Saint-Maurice l’Exil deviendra ainsi Médiathèque Tête de Réseau et l’ensemble des bibliothèques vont être équipées d’un nouveau système informatique offrant un catalogue commun, la circulation des documents entre tous les équipements, un portail de services consultable sur place et à distance et la gestion d'un Espace Publique Numérique.

Olkoa a été retenue pour accompagner la CCPR sur l’ensemble de la démarche (rédaction du cahier des charges, appel d’offre et déploiement).

Dématérialisation

Dans le contexte de la dématérialisation de ses flux comptables avec la DGFIP, le SIRD souhaitait également dématérialiser l'envoi des pièces justificatives et le circuit de signature des documents sortants. Nous avons proposé et mis en œuvre une démarche parfaitement adaptée au contexte de l'établissement : référencement des courriers départ et arrivée, réorganisation du référentiel documentaire dans une logique thématique, dématérialisation du circuit de signature des courriers départ, des délibérations et des flux PESV2 dans le parapheur de l'Adullact.

Ré-informatisation des deux médiathèques de Voiron et Voreppe

Les villes de Voreppe et de Voiron sont toutes deux dotées d’une médiathèque. Les deux villes ont constitué un groupement d’achat dans le but de renouveler les deux Systèmes Intégrés de Gestion de Bibliothèques (SIGB) : l'objectif de cet investissement commun était de profiter du nécessaire renouvellement des SIGB qui étaient en fin de vie pour amorcer la mise en place d'un réseau de lecture publique pour la Communauté de Communes du Pays Voironnais.
La mission a comporté deux phases ; la première portait sur la collecte du besoin, la rédaction d'un cahier des charges et le dépouillement des offres. Dans une deuxième phase, la mission s'est prolongée par l’accompagnement de la mise en place.

AMO GED Courrier

La volonté initiale de la Mairie de Vif était d’améliorer le suivi du traitement du courrier reçu des citoyens de la Ville. L’analyse plus complète du besion a montré que si ce souhait était effectivement le moteur principal du projet, il fallait aussi fournir une solution GED globale pour l’ensemble de la Collectivité. La mission a donc consisté à analyser le besoin de l’ensemble des services, puis à traduire cette expression de besoin en cahier des charges et en Dossier de Consultation des Entreprises, et à accompagner la Mairie dans la conduite de l’Appel d’Offre.

Dématérialisation de documents

La municipalité de Varces fait appel à OLKOA pour l'assister dans la mise en oeuvre d'une plate-forme de gestion électronique de documents. Cette plateforme doit permettre la gestion du courrier, mais aussi de l'ensemble des documents entrant, sortant ou circulant au sein de la Collectivité. La mission comprend : collecte du besoin, rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises, analyse des Offres, accompagnement du déploiement.

Refonte du site Web

la Ville de Saint-Egrève a souhaité refondre son site Internet et en faire un outil majeur de la communication avec ses administrés. Notre mission a consisté à l'aider dans sa formulation du cahier des charges pour la refonte et l’hébergement du site, puis lors du dépouillement et de la sélection du prestataire.

Archivage électronique

La Mairie d'Avignon souhaitait faire évoluer le SI des Archives Municipales afin de prendre en compte la dématérialisation progressive des documents à archiver. La première phase de notre mission a consisté à : collecter l'ensemble des besoins de gestion des flux dématérialisés, faire un état de l'art des solutions disponibles, imposées, ou mises en œuvre dans d'autres collectivités et, enfin, définir une vision synthétique des orientations à suivre pour les cinq prochaines années. Une deuxième phase va permettre d'accompagner la mise en place de ces orientations.

Gestion des bourses de formations sanitaires et sociales

La Région Rhône-Alpes assure depuis 2004 le financement d'aides en faveur des élèves et étudiants de formations sanitaires et sociales. A l'occasion de la mise en place d'un nouveau type d'aide dédiée à la formation des aides soignantes puéricultrices, elle a souhaité mettre en place un outil global permettant d'optimiser et de simplifier la gestion des dossiers, notamment par la dématérialisation d'une partie du processus.
Notre intervention a consisté à accompagner la direction Enseignement Supérieur, Recherche & innovation et Formations Sanitaires et Sociales (DEFI3S) et la direction des systèmes d'information (DSI) pour mener l'étude préalable, la définition des besoins et la consultation (CCTP, analyse des offres). La mission s'est terminée par une aide à la mise en oeuvre et à la recette de la solution.

Extranet de gestion des bourses de mobilité Explo'RA Sup

La Région Rhône-Alpes attribue des bourses aux étudiants effectuant une formation ou un stage à l'étranger et a décidé la mise en œuvre d'un Extranet pour en assurer la gestion. Olkoa a accompagné le chef de projet DESUP et ses interlocuteurs (DSI, prestataire) dans ses relations avec les utilisateurs, les établissements d’enseignement supérieur. Les enjeux de cette mission résidaient dans la gestion du risque associé à la multiplicité des intervenants et à la diversité des impacts.

Bureau Virtuel de l’Enseignement Supérieur

Le BVRA est une plate-forme collaborative mise à la disposition des 200.000 étudiants, enseignants et personnels administratifs des Établissements d’Enseignement Supérieur de la Région. Nous avons été chargés de l’assistance au pilotage du projet et de la coordination des intervenants : Région, Établissements et fournisseurs, pour une durée de 3 ans. Le contrat d'assistance au pilotage du projet Bureau virtuel, nous a été renouvelé pour une période de 3 ans. Cette deuxième phase a intégré une prestation de bilan le la phase 1 et d'expression de besoin pour un futur système.

Déploiement d'un ENT pour les scolaires

Le groupement "ENT Pays de Loire", coordonné par la Région a lancé un vaste projet d'Environnement Numérique de Travail à destination des 733 lycées et collèges de la Région. Nous l'avons assisté dans le dépouillement de l'appel d'offres et le choix du prestataire pour la réalisation et l'exploitation du système.

Analyse des usages d'un ENT dans les lycées

Avec un projet initialisé dés 2005, le Conseil Régional d'Auvergne a été un précurseur dans le déploiement des Environnements Numériques de Travail (ENT) sur son territoire.  Les 56 lycées sont aujourd'hui déployés mais la Direction du développement des usages des TIC a souhaité mener une étude sur l'analyse des modes d'accès et des usages dans les lycées de la Région. Notre mission a consisté  à analyser tous les freins et les moteurs d'usages au niveau de l'ENT et de l'ensemble de la chaine TICE puis à proposer les mesures permettant un développement des usages.

Stratégie Archivage électronique

Depuis 2009, le Conseil Général de Seine-et-Marne s’est engagé sur la voie de l’e-administration avec l’adhésion à divers protocoles de télétransmission (Actes, Hélios, FSE), la dématérialisation du courrier entrant et de la procédure de la commande publique, la gestion dématérialisée de documents ou dossiers (délibérations, dossiers juridiques, dossiers d’assemblée), et le parapheur électronique. Quatre grands projets structurent cette démarche : dématérialisation, GED, architecture de stockage et collaboratif. Dans ce contexte le Conseil Général a souhaité positionner un projet d'archivage électronique afin qu’il vienne s’emboîter parfaitement dans les autres projets, sans générer de ruptures de chaîne. Après une analyse détaillée des projets existant, l’objectif essentiel de la mission était de proposer des scénarios techniques et organisationnels pour la mise en œuvre de la brique archivage électronique.

Stratégie Archivage électronique

Le Conseil général des Alpes-Maritimes souhaitait se faire assister dans la production d’un plan stratégique destiné à piloter le développement de la dématérialisation pour la période 2013/2016. Sur le plan pratique, il s'est agi de valider les options déjà retenues dans le cadre de plusieurs projets déjà en cours, de proposer des évolutions dans ces projets au regard du contexte légal et réglementaire du domaine et des comparaisons de chantier de même nature engagés par d’autres collectivités territoriales, et enfin de proposer une planification globale des projets à réaliser dans les 5 prochaines années.

Informatisation de la PMI

La PMI de l’Essonne assure ses missions de santé publique avec ses 450 agents répartis sur 60 centres. Dans ce cadre, elle gère un grand nombre de dossiers médicaux et de feuilles de soins sous forme papier. Pour alléger le travail administratif des agents et améliorer le partage des données de santé, le conseil Général a lancé un projet d’informatisation et fait appel à Olkoa pour l'assister dans cette démarche. Une première étape de cadrage nous a permis de mener un diagnostic de l'existant, une expression de besoin, une description du système cible et la définition d'une stratégie de conduite du changement. Les étapes suivantes sont la réalisation du dossier de consultation, l'assistance au choix du prestataire et l'accompagnement à la mise en œuvre de la solution.

Informatisation de la PMI

Après avoir informatisé la gestion de ses feuilles de soins au sein de la PMI, le Conseil Général de Charente a décidé d’améliorer le partage de l’information médicale entre les praticiens et a lancé un projet d’informatisation du dossier médical. Compte tenu des impacts organisationnelles du projet, la direction de la PMI a confié à Olkoa un mission d'organisation comprenant : un audit de fonctionnement, une étude de l'état de l'art, des préconisations d'organisation et la définition des modalités de mise en oeuvre.

Archivage électronique, SAE

Refonte de la plateforme Mobi'Savoie

Le Conseil Général de la Savoie dans son rôle d'Autorité Organisatrice de Transport à mise en œuvre en 2009 le site internet Mobi’Savoie pour la réservation et la vente de billets en ligne. Nous sommes intervenus pour assister le Conseil Général dans la refonte du site visant à : améliorer son ergonomie générale, prendre en compte la mise en place d’un outil de calcul d’itinéraire multimodal et l'intégrer avec les sites des partenaires.

Refonte de l'Intranet collaboratif

Dans le cadre du développement de ses prérogatives et de l’augmentation de son personnel, le CG23 a souhaité refondre son site Intranet afin d’améliorer la production et la circulation interne de l'information. Notre prestation couvre l'ensemble du cycle projet, de l'expression du besoin au choix du prestataire avec un accent particulier sur les interactions avec les applications à forte composante documentaire, notamment le courrier et les délibérations.

Mise en œuvre de l’ENT dans les collèges de la Creuse

Le marché pour l’exploitation de l'Environnement Numérique de Travail (ENT) des collèges de la Creuse étant arrivé à échéance, le département a souhaité lancer une nouvelle consultation pour la mise en œuvre et l’exploitation d’une nouvelle solution. Olkoa a assisté le département dans les phases de collecte des besoins, rédaction du dossier de consultation des entreprises, assistance au dépouillement.

Bibliothèque Départementale

La BDI a remplacé son Système de Gestion Intégrée de  Bibliothèque (SIGB). Nous l’avons assistée dans le choix du prestataire, dans la mise en œuvre du logiciel et plus généralement dans la définition des relations avec le fournisseur et les services informatiques du Département.

AMO GED Courrier

Le CG38 a lancé un grand projet de dématérialisation en 8 volets. L’un de ces volets concerne les courriers entrants, sortants et circulants. La mission consiste à accompagner le CG38 dans la phase de déploiement du logiciel qui a été choisi pour la dématérialisation de ces courriers (ELISE d'ARCHIMED). Ceci passe tout d’abord par la réalisation d’une cartographie de tous les flux internes et externes, puis par la définition et la comparaison de plusieurs scénarios de mise en place de la dématérialisation, l’un de ces scénarios étant la centralisation complète de la réception des courriers, et enfin par l'accompagnement du déploiement dans les différentes Directions.

Médiathèque Tête de Réseau

La Communauté de Communes a la compétence Lecture Publique. Dans ce cadre, elle a décidé de lancer un projet de mise en place d'une Médiathèque Tête de Réseau installée à la fois à La Côte Saint André et à Saint Siméon de Bressieux, associée aux 11 bibliothèques communales de la Communauté. Notre mission était centrée sur l'informatisation de la Médiathèque : Système Intégré de Gestion des Bibliothèques, Portail et Gestion des Postes Publics. Nous avons collecté les besoins, rédigé le Cahier des Charges, participé à la mise au point des autres documents du DCE, aidé à la sélection des prestataires, à la vérification des DCE pour la partie bâtiment, et rédigé les rapports à la CAO.

Informatisation d'un Réseau de Lecture Publique

Les 34 bibliothèques présentes sur le territoire de la CCPG fonctionnent en réseau depuis plusieurs années dans le cadre de Grésilib’. Dès les premiers bilans de cette opération, il est apparu que cette carte unique a permis l’augmentation du nombre de prêts, démontrant ainsi l’intérêt et l’efficacité de la démarche. Il en est ressorti la volonté d’aller plus loin et de continuer à structurer le réseau en s’appuyant sur la création des deux MTR de Crolles et Pontcharra. La phase suivante doit permettre de répondre à l’attente exprimée par le réseau, à savoir la mise en place d’un portail unique facilitant l’accès aux ressources du réseau et valorisant l’ensemble de l’offre culturelle ; ce portail permettra à l’ensemble des bibliothèques et médiathèques de collaborer au service des habitants du Grésivaudan.
La mission consiste à assister la CCPG dans ce projet en trois phases principales : l’écriture du cahier des charges pour la mise en place du portail, l’analyse des offres et la sélection du maître d’œuvre, l'aide à la mise en place du futur système.

Accompagnement d'un projet d'archivage électronique

La ville d’Amiens et la communauté d’agglomération d’Amiens Métropole sont, comme toutes des collectivités, confrontées aux impacts induits par la dématérialisation en termes d’archivage. En effet, certains processus sont entièrement dématérialisés, et la majorité des informations manipulées existe sous forme électronique. Cette évolution impose une réflexion sur les modalités de création, gestion, prise en charge et conservation de ces informations. Dans ce contexte, Olkoa a assisté les deux collectivités pour, d’une part réaliser un état des lieux de la production documentaire électronique et d’autre part, mettre en place une politique d’archivage visant à maîtriser et gérer les données et documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Cette démarche a abouti à la production d'un schéma directeur de l’archivage électronique couvrant notamment les rubriques suivantes : règles de production de documents électroniques, démarche concrète de mise en place, investissements à réaliser, accompagnement à apporter aux utilisateurs, risques et mesures préventives.

Mise en ligne des archives généalogiques

Les Archives de Paris mettent en ligne une partie importante de leurs documents numérisés. Une partie est consultable sur Internet, une autre dans la salle de lecture des Archives. Notre mission a été d'aider les archives dans le pilotage du projet de mise en ligne : validation des spécifications, validation de la production du prestataire qui réalise l'outil de mise en ligne, aide à la gestion des données d'indexation des images.

Numérisation des archives généalogiques

Les archives de Paris ont lancé un vaste projet de numérisation des archives généalogiques en vue de leur mise en ligne au public. Dans une première phase, nous les avons aidés à la préparation du cahier des charges de numérisation. Dans une deuxième phase, nous avons assisté les Archives de Paris dans le processus de réception des images : mise en place d'un outil de suivi, organisation du travail, assistance dans les réunions de pilotage.

Déploiement d'un ENT dans les lycées et collèges

La Région Limousin, le Conseil Général de la Creuse et le rectorat de Limoges se sont associés pour la mise en œuvre d'un Environnement Numérique de Travail à destination des 63 lycées et collèges du territoire. Nous les assistons sur toutes les phases de déploiement avec notamment la définition du cadre méthodologique, la validation de la plate-forme, l'assistance au déploiement dans les établissements et la conduite du changement.

Etude comparative de 2 solutions ENT

Dans une perspective de déploiement d'une solution unique sur les lycées, l'Académie de Dijon et le Conseil Régional de Bourgogne ont décidé de faire évaluer les deux solutions d'ENT qui sont actuellement en cours d'expérimentation. Olkoa a mené une étude afin de dégager les principales caractéristiques, avantages et inconvénients, coûts directs et induits des deux environnements Cartable en ligne Ouvert Evolutif (CLOE) et Liberscol.

Déploiement d'un ENT pour les lycées

Suite à notre mission d'audit de deux ENT, le Conseil Régional de Bourgogne nous a retenu pour l'assister à la passation du marché d'intégration de la solution libre Liberscol et au déploiement de l'ENT : rédaction du CCTP, analyse des offres, aide au pilotage du projet et au suivi du prestataire.