Références : GED et Workflow

Gestion Electronique de documents

Dans le cadre de ses missions, l'Agence Nationale pour l'Amélioration des Conditions de Travail conçoit et diffusent de nombreux documents à destination des entreprises. Afin de favoriser le partage d'information au sein de ses équipes, d'optimiser ses processus de production et de diffusion de documents, l'ANACT a lancé un projet de Gestion Électronique de Document. Préalablement centré sur l'agence nationale, le périmètre du projet a été étendu à toutes les agences régionales et à tous types de documents. Olkoa a assisté le chef de projet et lui a apporté un support méthodologique dans la conduite de toutes les phases de la mise en place de la plate-forme : collecte des besoins, rédaction du dossier de consultation, mise en œuvre de la solution cible et accompagnement au changement.

Dématérialisation des documents

La vocation d'AGRICA est d'assurer la protection sociale complémentaire de tous les salariés du monde agricole. AGRICA, neuvième groupe de protection sociale complémentaire en France, est né en 1996 du regroupement des institutions de retraite et de prévoyance complémentaires agricoles. Le groupe a lancé une démarche de modernisation et de généralisation de ses installations GED. A cours de notre mission d’AMOA nous avons accompagné le groupe dans l’ensemble de cette démarche : bilan de l’existant, rédaction de cahier des charges, sélection de prestataires, rédaction des spécifications, assistance au pilotage du projet.

Dématérialisation de dossiers

La Caisse d'Epargne de Bourgogne avait mis en place une première plateforme de dématérialisation de documents archivés, et souhaitait faire un bilan sur cette opération, avant de procéder éventuellement à une généralisation. Nous avons donc réalisé l'audit de cette installation et préconisé un schéma directeur d'évolution de la GED.

Dématérialisation des documents

Le CETELEM manipule plusieurs millions de pages tous les ans. La recherche de productivité, d’efficacité et de qualité a conduit la société à lancer un projet de dématérialisation d’une grande partie de ces documents. Nous sommes intervenus en tant qu’experts techniques du domaine pour aider l’équipe du Maître d’Ouvrage, notamment sur les tâches d'aide à la sélection du prestataire, de mise en place du PRA (Plan de Reprise d'Activité) et du PCA (Plan de Continuité d'Activité).

Refonte du SI métier et refonte de la GED

La société CIGAC, filiale de Groupama, propose des contrats d'assurance de personnes pour les agents des collectivités locales et territoriales. Face à l'évolution rapide des attentes du marché et au besoin de diversifier l'offre de prestations, la direction de l'établissement a lancé un projet de refonte de son système d'information métier. Olkoa a assisté le CIGAC dans la collecte des besoins, la consultation du marché. Nous avons mené en parallèle la refonte des modules de GED et la dématérialisation des documents entrants.

Dématérialisation des Processus

La communauté Durance Luberon Verdon Agglomération et la ville de Manosque ont lancé une série de projets relatifs à la gestion des documents électroniques et plus généralement à la dématérialisation des processus, qu'ils soient internes ou en direction des administrés. La collectivité à fait appel à Olkoa et Claude Amenc I&C pour l'assister à conduire ces projets avec notamment la modélisation des processus à dématérialiser.

Archivage électronique

Le Département de la Charente s'est engagé dans une démarche d'e-administration pour améliorer et moderniser les services rendus aux usagers. Cette démarche s'appuie sur la dématérialisation de nombreux processus métier avec notamment la gestion des dossiers de demande d'aide sociale. La direction des Archives départementales souhaitait maîtriser et sécuriser la gestion du cycle de vie des documents et données numériques par la mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Olkoa assisté de la société Rhizome-Data a apporté au Département un éclairage stratégique et technique selon deux axes : Etude sur la faisabilité de l’extraction des données du SI métier de l'aide sociale (IODAS), en identifiant les modalités de transfert de ces données dans une nouvelle GED et un SAE ; Etude sur la faisabilité juridique, technique, financière et humaine de la mise en place d’un archivage électronique mutualisé.

Numérisation des dossiers ASE

Afin de mettre en place un dossier unique de l'enfant, le Conseil Départemental de Saône-et-Loire a souhaité dématérialiser les dossiers des enfants relevant de l'Aide Sociale à l'Enfance. Conscient des impacts de ce projet en termes fonctionnel, technique et organisationnel, le Département a décidé de se faire assister dans sa démarche de numérisation du stock et du flux et dans la mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique des Documents. La mission a porté sur les aspects liés à la numérisation des flux papier (périmètre et stratégie) et son impact organisationnel, la numérisation du stock (production d'un cahier des charges pour faire appel à un prestataire) et enfin sur la mise en œuvre de l’outil de GED (étude des solutions existantes et rédaction d'un cahier des charges).

Infrastructure GED et archivage

En partenariat avec son partenaire Confluence conseil, Olkoa a piloté le centre de compétences GED du groupe pour le compte de Crédit Agricole Technologies et Services. Dans ce cadre, l'équipe a assuré de nombreuses missions autour de la gestion et de l'archivage des documents : support utilisateur pour les applications GED existantes, rédaction de cahier des charges, consultation du marché et mise en oeuvre d'une nouvelle plate-forme GED, définition et mise en oeuvre de la politique d'archivage électronique, coordination des opérations de dématérialisation (LAD/RAD). Elle a également participé au programme de mise en conformité RGPD sur le chantier d'identification des données, de leur circulation dans le SI et de leur cycle de vie.

Gestion des dossiers clients, portail d’entreprise

FDI est une société d’affacturage implantée dans dix pays européens et aux États-Unis. Son développement international nécessitait de mieux partager les documents clients entres les sites pour accélérer et fiabiliser les procédures contentieuses. La mise en œuvre du portail avait pour objectif de faciliter le travail des agents notamment en facilitant l’accès aux applications métier.

AMOA

Gaz Électricité de Grenoble a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans plusieurs projets au sein de la Direction Accès et Réseaux de l’entreprise : portail GRD, optimisation des fichiers de suivi, statistiques CRE,...

AMOA eFluid

GEG a fait appel à Olkoa pour le support utilisateurs et la mise en place de nouvelles fonctionnalités dans son SI de gestion de la clientèle (eFluid).

Projet SAFIRE

GEG a décidé de refondre son SI Financier et son SI de Gestion de la Clientèle (GRC). Pour la GRC, il s'agit de mettre en place un progiciel unique (EFluid) pour gérer les aspects Contrats, Interventions, Facturation, Recouvrement des clients du Tarifs réglementé (TR) et des clients en offre de marché tant du côté du métier de Gestionnaire du Réseau de Distribution (GRD) que du métier de Fournisseur d'énergie (FR). GEG a fait appel à Olkoa pour l'assister sur la mise en œuvre de son système de Gestion de la Relation Client et la coordination avec le projet SI Finances au travers la prise en charge des tâches suivantes : Assistance à l'intégration, à la recette, au déploiement de la solution eFluid, Assistance au pilotage du projet et à la conduite du changement pendant 2 ans environ.

Pré-étude GED

Dans le cadre de sa démarche qualité, GEG souhaitait se doter d'un outillage pour gérer ses documents, en particulier ceux qui font l'objet de processus de validation et de diffusion bien définis. Nous l'avons aidé à obtenir une vision générale des besoins de gestion des documents, tant sur le plan collaboratif que dans le domaine de la gestion, et à identifier une liste de progiciels susceptibles de répondre à tout ou partie de ces besoins.

Refonte du  site Web

Dans le cadre de l’ouverture des marchés de l’énergie, GEG a souhaité refondre son site Internet pour qu’il devienne un outil central dans sa stratégie commerciale. Nous avons été chargés de la Direction du Projet de refonte en tant que Maître d’Ouvrage.

Refonte de la GED

Le groupe APICIL est le plus important Institut de Prévoyance de la Région Rhône-Alpes. Suite à la fusion de plusieurs caisses au sein du groupe, la question d’une gestion améliorée des très importantes masses de documents manipulées dans le groupe s’est posée avec force. Notre intervention a consisté à coacher l’équipe projet GED qu’APICIL a mise en place. L’accompagnement s’est fait depuis les analyses préliminaires jusqu’au processus de sélection des fournisseurs d’une solution de GED.

Assistance à la spécification d'applications complexes

Le groupe Henner vend des assurances complémentaires santé et prévoyance et assure la gestion des contrats pour le compte des assureurs. La première mission concernait un certain nombre de petites applications GED qui ne répondaient pas à l’ensemble des nouveaux besoins des différents services. Nous avons été chargés de redéfinir l’ensemble de ces besoins, de sélectionner ceux qui pouvaient faire l’objet d’investissements justifiables économiquement ou stratégiquement, de rédiger les cahiers des charges correspondants, et d'aider à la sélection des prestataires. Notre prestation a concerné ensuite l'analyse de systèmes complexes et la rédaction des cahiers des charges correspondants, sur des processus métier très divers.

Référentiel documentaire

Confronté à de nombreuses demandes de services utilisateurs concernant la gestion électronique de document et la dématérialisation de leurs processus, l'ILL a décidé le lancement d'un projet global pour la mise en œuvre d'une plate-forme GED Workflow. Olkoa l'a assisté dans les étapes de collecte des besoins et de rédaction du cahier des charges couvrant notamment la gestion de la documentation qualité et la dématérialisation du processus de gestion des appels d'offres internationaux.

Intranet documentaire

L'Institut National de l'Energie Solaire a été créé en 2006 pour promouvoir et développer en France l'utilisation de l'énergie solaire. Son activité largement tournée vers la R&D nécessite une gestion de la documentation projet avec des fonctions avancées de recherche et de contrôle d'accès. Nous avons assisté l'INES dans l'expression des besoins et l'étude des offres du marché.

Utilisation de la GED pour l'optimisation des processus

La banque LCL avait programmé le déménagement de son siège depuis le Boulevard des Italiens vers Villejuif. Dès lors se posait très classiquement la question d’un changement de méthode de travail, en particulier pour ce qui concernait la dématérialisation des documents et ses conséquences. Notre mission a consisté à aider l’équipe chargée de ce projet : définition d’une démarche globale de dématérialisation, sélection de projets pilotes, définition du besoin et pilotage d’appels d’offres.

Dématérialisation de dossiers

La MGEN a souhaité mettre en place un système de traitement des formulaires d'assurance maladie similaire à ce qui se fait dans les CPAM. Nous avons été sollicités en tant qu'experts de ces technologies dans le cadre d'une mission plus large d'assistance menée par un grand cabinet parisien.

Plate-forme documentaire

Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la mise en œuvre d’une plate-forme documentaire pour Novartis. Mise en œuvre d’un outil de gestion de la traçabilité en vue de la validation AQ des applications Documentum.

Elaboration d'une stratégie d'archivage

Malgré une dématérialisation croissante de ses processus métier, l'OPH05 est confronté à un manque de place pour la conservation de ses archives papier. Il a donc fait appel à Olkoa pour l'assister dans l'élaboration de sa politique d'archivage. Après une phase d'audit des pratiques documentaires, la mission a consisté à définir les outils et les procédures de gestion des archives numériques et physiques. Olkoa a également accompagné l'office dans la définition de sa stratégie de dématérialisation des processus.

Dématérialisation de documents

La société Options est le leader européen de la location de matériel pour événementiel. Le développement de l'activité nécessite une amélioration des processus et la dématérialisation des documents (factures client et fournisseurs, documents de suivi de la production) est considérée comme un incontournable. La mission a consisté à évaluer le besoin puis à préconiser des solutions techniques et organisationnelles.