Elaboration d'une stratégie d'archivage

Malgré une dématérialisation croissante de ses processus métier, l'OPH05 est confronté à un manque de place pour la conservation de ses archives papier. Il a donc fait appel à Olkoa pour l'assister dans l'élaboration de sa politique d'archivage. Après une phase d'audit des pratiques documentaires, la mission a consisté à définir les outils et les procédures de gestion des archives numériques et physiques. Olkoa a également accompagné l'office dans la définition de sa stratégie de dématérialisation des processus.

Audit et stratégie documentaire

La Haute Autorité de Santé a mis en œuvre un plan de transformation numérique avec la dématérialisation de nombreux processus métier. Constatant que cette dématérialisation s'accompagnait d'une baisse des versements en archive papier, sans augmentation significative des versements électroniques, la HAS a confié à Olkoa une mission d'audit des pratiques documentaires. Cet audit a débouché sur la définition d'une stratégie d'archivage électronique et papier, la rédaction d'un DCE pour le renouvellement de leur SAE, l'accompagnement à la gestion du sort final des archives physiques et l'élaboration d'une démarche pour la mise en œuvre de connecteurs avec le nouveau SAE.

Méthodologie de versement d'une application métier à décommissionner

L'étude a consisté à expérimenter pour les Ministères sociaux le versement dans Vitam d’une application métier étant à l’étape de décommissionnement, pour laquelle aucun développement supplémentaire ne sera envisagé et aucun mécanisme ne préexistait pour faciliter les versements. L’objectif était double : disposer d’une méthodologie de versement d’une application métier à décommissionner et identifier des évolutions à apporter à Archifiltre pour que l’outil propose des fonctionnalités nouvelles d’enrichissement d’arborescences de fichiers à partir des données d’une application métier avant leur versement.

AFD

Archivage électronique

L'Agence Française de Développement (groupe AFD) est un établissement public qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale. Dans un contexte de forte croissance et dématérialisation de ses processus, l'AFD souhaite définir sa politique d'archivage et a confié cette mission à Olkoa. La mission intègre l'identification des documents produits par l'ensemble des agents dans le cadre de leurs activités, la définition des règles de conservation (durée d'utilité administrative et sort final), et l'accompagnement des services pour définir les arborescences-types et diffuser des bonnes pratiques.

Grenoble Habitat

Externalisation de l'impression des avis d'échéance

Grenoble Habitat s'est lancé dans un vaste programme d'optimisation de ses processus de gestion avec deux axes majeurs que sont, d'une part la dématérialisation et d'autre part l'externalisation des processus qui ne sont pas cœur de métier. L'objectif est de permettre une communication multicanale avec les locataires, de pouvoir personnaliser les documents et d'optimiser les envois. Olkoa l'a assisté dans cette démarche avec dans un premier temps la rationalisation et l'externalisation de l'impression et de l'expédition des flux de production, notamment les avis d'échéances. La mission a consisté à décrire l'existant et les besoins, identifier les scénarios d'implémentation, rédiger le cahier des charges et choisir la solution correspondant au scénario retenu.

Ternum

Archivage électronique

Olkoa a accompagné le GIP Ternum dans la définition de son offre d’archivage au travers de la production d’une matrice RACI, pour l’archivage électronique et l’archivage intermédiaire. L’objectif était de préciser et clarifier le périmètre de responsabilité de chaque acteur (le GIP en tant que Tiers hébergeur, les services d’archives et services informatiques des collectivités adhérentes à Ternum, les communes et établissements publics sur le territoire des Départements adhérents Ternum).

scot

Environnement de production de documents

Dans la perspective de la refonte de son Schéma de COhérence Territoriale, l'établissement Scot de la grande région de Grenoble souhaitait fiabiliser son infrastructure informatique et se doter d'un outil collaboratif. Olkoa a assisté l'établissement sur l'ensemble du processus : collecte des besoins, assistance au choix et de l’environnement collaboratif (SharePoint), définition de l’infrastructure cible (réseau, téléphonie), choix d’un prestataire pour la mise en œuvre et le support, structuration du référentiel documentaire, définition des procédures de production de documents.

SIAF, archives électroniques, SAE

Documents de référence pour les services Archives

Afin de répondre aux interrogations des services publics d’archives et de les accompagner dans leurs projets d’archivage électronique, le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) souhaitait constituer une bibliothèque de documents de référence. A cet effet, OLKOA a rédigé un ensemble de 6 documents types, parmi lesquels une politique d'archivage, un modèle de convention pour la mutualisation de l'archivage numérique et un CCTP pour le déploiement d'un SAE. Ces documents sont disponibles sur le site du SIAF et doivent être adaptés au contexte de chaque collectivité.

Pérennisation et extension du Registre du Rhône.

Le Registre du Rhône est un dispositif de collecte et d'exploitation de données sur les accidents de la circulation routière survenus sur le territoire du département. Le comité interministériel de la sécurité routière a décidé d'un plan d'action dont l'une des mesures vise à pérenniser et étendre le Registre notamment sur le plan géographique. L'Office National Interministériel de la sécurité routière a donc confié à Olkoa la mission de réaliser un audit du fonctionnement existant du Registre, l'identification de scénarios d'évolution et la production d'un plan d'action. Les mesures proposées concernent notamment la réorganisation et l'automatisation des procédures de collecte, la mise en conformité par rapport aux référentiels de sécurité, l'extension du périmètre des données collectées et du périmètre géographique.

Gestion de la Relation Client

La Direction des Réseaux de Gaz Électricité de Grenoble a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction de son cahier des charges pour une application CRM autour des fonctionnalités de gestion des demandes, parcours clients, " self-care", actions commerciales, marketing automation, Business Intelligence, Data Science.

Plan de classement

L'Agence Nationale pour la Formation Hospitalière (ANFH) accompagne les établissements et les agents de la fonction publique hospitalière pour la mise en œuvre de leurs projets de formation et de gestion des compétences. Les équipes gèrent de très nombreux documents qu'ils partagent en interne ou avec les établissements. Afin d'améliorer le travail en équipe, l'Agence Régionale Alpes a sollicité Olkoa pour la définition et la mise en oeuvre de son plan de classement. Cette mission a donné lieu à une formation sur les bons usages en matière de gestion partagée des documents.

Intranet collaboratif

Le Service Départemental d’Incendie et de Secours de la Loire gère toutes les missions des 2 500 pompiers du département. Notre mission a couvert la préparation d’un support et la présentation des approches « TIC » au sein des collectivités publiques. Dans un deuxième temps, nous avons piloté la mise en œuvre d'un intranet collaboratif permettant notamment la gestion des commandes de matériel en ligne : recueil des besoins, rédaction du cahier des charges et des contraintes d’exploitation, assistance au dépouillement. Nous avons ensuite assisté le SDIS dans le choix du prestataire et la mise en œuvre  du projet.

Refonte de la prestation Editique

L'OPAC 38 gère un patrimoine de 23000 logements et doit, dans le cadre de ses missions,  imprimer d'importantes quantités de documents avec notamment les avis d'échéance de loyer. L'office a lancé un projet avec pour objectifs d'améliorer la qualité de service et de réduire les coûts. Nous l'avons assisté dans les phases de redéfinition du périmètre contractuel, de consultation et de choix du fournisseur.

Refonte du système d'information

L'Etablissement Public Foncier Local de la Région Grenobloise a pour mission de réaliser, pour le compte de ses membres, des acquisitions foncières dans le but de faciliter la construction de logements sociaux et d’équipements. Dans la perspective d'augmenter son périmètre d'intervention, il a fait appel à Olkoa pour l'assister dans la refonte de son système d'information métier centré sur la gestion des opérations foncières.

Gestion Electronique de documents

Dans le cadre de ses missions, l'Agence Nationale pour l'Amélioration des Conditions de Travail conçoit et diffusent de nombreux documents à destination des entreprises. Afin de favoriser le partage d'information au sein de ses équipes, d'optimiser ses processus de production et de diffusion de documents, l'ANACT a lancé un projet de Gestion Électronique de Document. Préalablement centré sur l'agence nationale, le périmètre du projet a été étendu à toutes les agences régionales et à tous types de documents. Olkoa a assisté le chef de projet et lui a apporté un support méthodologique dans la conduite de toutes les phases de la mise en place de la plate-forme : collecte des besoins, rédaction du dossier de consultation, mise en œuvre de la solution cible et accompagnement au changement.