Archivage électronique

Etude sur la mise en place de connecteurs entre les instances As@lae et les SIA des partenaires d’Arch-e-Loire

Olkoa a accompagné les partenaires d’Arch-e-Loire (Région Pays de Loire, conseils départementaux de Loire-Atlantique, Maine-et-Loire, Mayenne, Sarthe et Vendée) pour identifier les liaisons possibles entre les SAE et les SIA. L'étude visait à évaluer les modalités et conditions de consultation des archives numériques conservées dans les SAE et à déterminer les évolutions souhaitables des outils (plateforme d’archivage électronique, SIA(s) et Portails Internet de consultation) pour faciliter l’accès aux archives numériques.

Système d’Information Archivistique

Etude sur la préservation des archives audiovisuelles

Les Archives départementales de l’Hérault ont déjà collecté plusieurs To d’archives audiovisuelles en attente d'un versement dans leur système d’archivage électronique. L’équipe projet a souhaité être accompagnée pour mener une étude sur la préservation des archives audiovisuelles, dans l’objectif de :
- produire un diagnostic des formats des archives déjà collectées,
- compléter la boîte à outils pour préparer les versements (outils d'identification, de caractérisation, de validation),
- consolider les processus de versement et de traitement des archives audiovisuelles,
- définir une feuille de route pour mettre en œuvre la préservation des archives en général et des archives audiovisuelles en particulier,
- préfigurer une stratégie de préservation des archives audiovisuelles.

Environnement Numérique de Travail

La Ville de Paris gère un réseau de 19 conservatoires dédiés à l'enseignement de la danse, de la musique et du théatre. Pour faciliter la communication entre les élèves et les enseignants, la Ville a souhaité expérimenter l'utilisation d'un Environnement Numérique de Travail. Olkoa l'a assistée dans cette démarche notamment sur les phases de déploiement de l'outil, de support aux usages et de bilan de l'expérimentation.

Préparation du versement des données et documents d'une application dans Vitam

Le ministère de la Transition écologique dispose d'une plateforme d'archivage intermédiaire s'appuyant sur Vitam Accessible en Service (VAS). L'objectif de la mission a été d'effectuer le versement d'un premier SI et de capitaliser sur cette expérience en produisant un mode opératoire. Après avoir analysé le contenu de l'application, différents scénarios de versement ont été identifiés et présentés à l'équipe projet. Le scénario retenu a fait l'objet de spécifications en vue de la fabrication du paquet d'archives à verser (SIP) et de tests de versement.

Etude en vue de l'acquisition d'un SAE

Le Sénat s’est engagé dans une démarche ambitieuse de gouvernance documentaire autour de plusieurs axes : la structuration de la production documentaire dite bureautique, la rédaction d’une politique d’archivage, la cartographie de la production documentaire, un phasage des projets d’archivage à mener et l’acquisition d’un Système d’Archivage Electronique (SAE). Après une première étude qui a permis de préciser le périmètre fonctionnel et les attendus du futur SAE externalisé, la division Archives a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction du cahier des charges et le choix de la solution.

Accompagnement à la définition d’une offre d’archivage à l’attention des collectivités landaises

Après avoir mis en production un système d’archivage électronique pour les besoins du Département des Landes en novembre 2019, le Conseil départemental des Landes (CD40) et le Centre de gestion de la fonction publique départementale des Landes (CDG40) ont souhaité poursuivre leur démarche de développement de la solidarité territoriale autour d’une politique publique d’archivage électronique en direction des collectivités landaises, environ 350 communes et EPCI qui n’ont que très peu de moyens pour s’emparer de la problématique de l’archivage électronique, s’organiser et s’outiller.

Evaluation des besoins en matière de traitement et de conservation des archives nativement numériques

La Direction régionale des affaires culturelles Hauts-de-France gère aujourd’hui une masse importante de documents et données sous forme numérique. Elle a souhaité définir une stratégie globale de gouvernance de l’information et déterminer les solutions les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant et intermédiaire. Elle a confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic de sa production numérique et l'identification de différentes solutions de mise en oeuvre de l'archivage électronique adaptées au contexte de la DRAC, avec une étude de leurs impacts sur les plans organisationnel, technique et financier.

Archivage électronique du DPI

Le CHU de Rennes a engagé depuis plusieurs années la dématérialisation du dossier patient​ et la numérisation de documents médicaux. ​L’étude a eu pour objectif d’apporter des éléments d’aide à la décision, sous la forme de scénarios, pour répondre aux enjeux d’accessibilité dans le temps, de qualité juridique et d’imputabilité des informations du Dossier Patient Informatisé. Elle s'est déroulée en 3 parties : une étude de l’existant, d'état des lieux et évaluation des besoins prioritaires de versement dans le SAE ; un état de l’art des solutions du marché afin d’avoir une connaissance générale des logiciels et projets existants qui pourraient répondre à leurs besoins ; une définition d'un plan d’action à partir de différents scénarios proposés.

Archivage électronique

Le Département de la Haute-Saône a déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives (marchés publics, délibérations, arrêtés, chaîne comptable et financière) et met actuellement en place une GED pour prendre en charge les besoins transverses de la collectivité en matière de Gestion Electronique des Documents et permettre les versements automatisés dans le futur SAE. Olkoa l'a accompagné pour définir les priorités de versement ainsi que le périmètre du SAE à venir et identifier les prérequis, les efforts à produire, les ressources humaines, techniques et financières nécessaires.

Refonte d'arborescences

Olkoa a accompagné l’agence dans la définition d’une stratégie de classement et de nommage des fichiers et des répertoires sur les espaces bureautiques partagés, en animant une séance de sensibilisation à destination de l’ensemble des agents, puis en coachant le chef de projet tout au long des travaux.

Politique d'archivage de l'application d'e-parapheur

Le ministère de la Culture dispose d'une plateforme d'archivage intermédiaire basée sur Vitam Accessible en Service. Un parapheur électronique a été déployé au sein de l'administration centrale, des services déconcentrés et des services à compétence nationale. Le ministère de la Culture a souhaité être accompagné pour la définition d’une politique d’archivage électronique des documents en sortie d'e-parapheur. L’objectif de l’étude était de définir les scénarios, prérequis et conditions pour verser dans VAS tout ou partie des éléments constitutifs d’un parapheur (documents signés, annexes, rapport, fichier de preuve).

Etat des lieux de la production numérique

La DRAC Occitanie a souhaité effectuer un état des lieux complet de sa production numérique afin de définir une politique d'archivage adaptée. Elle a été accompagnée par Olkoa pour mener l'étape initiale d'audit auprès de tous les services métier, selon deux modalités : des ateliers avec les services de la DRAC puis un questionnaire transmis aux UDAP. La mission a été l'occasion de préciser les projets de dématérialisation pilotés par le ministère de la Culture, d'étudier l'avancement des projets d'archivage électronique et l'articulation des futurs versements entre les différents services publics d'archives concernés (ministère de la Culture, Archives départementales).

Archivage électronique

L'Université de Lille a souhaité être accompagnée par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions organisationnelles et techniques les plus adaptées à la gestion de ses archives numériques. Une première phase d'état des lieux a eu pour objectifs de fournir un diagnostic sur la production des données et documents des processus métier les plus avancés dans la dématérialisation, de formaliser le périmètre cible et les priorités de mise en œuvre de l'archivage électronique et d'identifier les actions à mettre en place pour assurer cet archivage, en déterminant les rôles et responsabilités de chacun des acteurs concernés. La seconde phase a consisté à fournir à l’Université de Lille tous les éléments permettant de choisir l’organisation et les moyens cibles pour assurer l'archivage électronique à l’âge intermédiaire, proposer des scénarios et un plan d’actions.

Archivage électronique

La Ville, la Communauté d'agglomération et le CCAS de Montauban ont souhaité être accompagnés dans la définition d'une stratégie globale de gouvernance de l'information afin d'assurer une gestion maîtrisée et sécurisée de leur production numérique. La première phase de la mission a consisté à réaliser une cartographie de la production documentaire des processus métier et à analyser l’existant afin de repérer les documents et données devant faire l’objet d’un archivage, à court, moyen et long terme. La mission visait ensuite à apporter des éléments d'aide à la décision pour la mise en œuvre effective de l'archivage électronique. 

Archivage électronique

Suite à la mise en production de son système d’archivage électronique, la Ville de Lyon a rédigé la Politique d’archivage et la Politique de sécurité des systèmes d’information puis a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction de la Déclaration des pratiques d’archivage de son SAE. La mission a consisté à documenter le processus d’archivage et les fonctions associées (préparation des versements, versements, stockage, sécurité et conditions d’accès...), en lien avec la Politique d’archivage.

Archivage électronique

Le Département des Hautes-Pyrénées avait déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives et s’orientait vers leur dématérialisation complète avec l’acquisition d’un parapheur électronique. Dans ce contexte, Olkoa l'a accompagné pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions tant organisationnelles que techniques les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant, intermédiaire et définitif, des services du Département et de l’Etat. Une première phase a consisté à produire un état des lieux de la production numérique, puis une seconde phase à la construction de scenarii de mise en oeuvre de l'archivage électronique au sein de la collectivité. La troisième phase a été consacrée à la rédaction d'un cahier des charges pour l'acquisition d'une solution logicielle SAE et à un accompagnement dans le choix de la solution.

Système d'information Archivistique

Etude préalable à la mise en place d'un SAE

Le Département du Gard est engagé depuis plusieurs années dans un programme de développement de l’administration électronique qui entraîne un accroissement de la production documentaire électronique et la nécessité de se doter d’un Système d’Archivage Électronique (SAE), pour ses propres archives électroniques ainsi que celles des services versants aux Archives départementales. Pour l’accompagner dans sa démarche préalable, le Département a choisi Olkoa pour l'aider à réunir tous les éléments nécessaires à la prise de décision : état de l'art, analyse des besoins, identification des prérequis organisationnels et techniques, opportunités de mutualisation.