Olkoa
Audit et conseil en technologies de l'information
Les Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques ont souhaité se doter d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) afin d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques qui leur sont versés. Le Département a confié à Olkoa la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition, la maintenance et le déploiement d'un SAE.
En partenariat avec son partenaire Confluence conseil, Olkoa a piloté le centre de compétences GED du groupe pour le compte de Crédit Agricole Technologies et Services. Dans ce cadre, l'équipe a assuré de nombreuses missions autour de la gestion et de l'archivage des documents : support utilisateur pour les applications GED existantes, rédaction de cahier des charges, consultation du marché et mise en oeuvre d'une nouvelle plate-forme GED, définition et mise en oeuvre de la politique d'archivage électronique, coordination des opérations de dématérialisation (LAD/RAD). Elle a également participé au programme de mise en conformité RGPD sur le chantier d'identification des données, de leur circulation dans le SI et de leur cycle de vie.
Confronté à de nombreuses demandes de services utilisateurs concernant la gestion électronique de document et la dématérialisation de leurs processus, l'ILL a décidé le lancement d'un projet global pour la mise en œuvre d'une plate-forme GED Workflow. Olkoa l'a assisté dans les étapes de collecte des besoins et de rédaction du cahier des charges couvrant notamment la gestion de la documentation qualité et la dématérialisation du processus de gestion des appels d'offres internationaux.
Confronté à une forte augmentation de la production de documents électroniques et conscient des contraintes réglementaires en matière d'archivage, le Conseil Départemental de Haute-Savoie a mandaté Olkoa pour l'assister dans la stratégie de mise en œuvre d'une solution d'archivage électronique. La prestation a permis de faire l'inventaire des données et documents devant faire l'objet d'un archivage, puis de décrire les différentes solutions adaptées à la situation du département.
Dans le cadre d'un vaste programme nommé "Optimisation" le Conseil régional du Centre-Val de Loire a lancé le chantier Dématérialisation, concernant des domaines métier comme la gestion de la commande publique et des domaines transverses comme l'archivage électronique. Pour l'aider à adopter les solutions les plus adaptées à son contexte le Conseil régional a décidé de confier à Olkoa une étude des besoins et un audit de faisabilité pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique. Cette étude a couvert les aspects suivants : Évaluation des besoins d’archivage, à valeur tant probante que patrimoniale. Audit du système d’information et évaluation des différents scénarios de mise œuvre de l’archivage électronique. Définition d'une politique d'archivage
La ville de Saint-Etienne a décidé de lancer un projet d'archivage électronique. Elle à donc confié à Olkoa la conduite d'une étude préalable avec pour objectif de définir le périmètre fonctionnel de la solution ainsi que les impacts organisationnels et techniques. Cette étude a permis de mener un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, de définir la stratégie en matière d’archivage électronique, d'identifier les possibilités de mutualisations entre la Ville et Saint-Étienne Métropole et enfin de préciser l'organisation et les moyens à mettre en œuvre.
Le Département de la Loire souhaitait définir sa stratégie en matière d’archivage électronique et accroître son autonomie face au choix à faire en matière d’archivage intermédiaire et définitif. Il a donc confié à Olkoa une mission en 3 temps : sensibilisation des acteurs à la problématique et la réglementation applicable à l'archivage électronique, étude des scénarios possibles d’implémentation, et cadrage du projet d'archivage du Grand Livre Comptable
La Ville de Paris avait déployé un Environnement Numérique de Travail sur les collèges du territoire. A l'occasion du renouvellement de l'exploitation du système, la ville a retenu la solution libre OPEN ENT NG et souhaité étendre son déploiement aux lycées municipaux et aux écoles. En partenariat avec la société Education et Territoire, Olkoa a assisté la ville sur le pilotage du projet avec en particulier l'animation des réunions de suivi projet, le suivi des actions et le contrôle des prestations MOE.
Face à la dématérialisation croissante de ses processus et aux besoins résultants d'archivage électronique, le Conseil Départemental a décidé de lancer une étude de cadrage, préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Olkoa a mené cette étude en 6 étapes : Etat de l'art des systèmes d'archivage électronique. Enjeux et périmètre du SAE. Identification des moyens nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du SAE. Définition de la politique d'archivage. Articulation du SAE avec les applications GED et SIA. Etude de faisabilité d'une mutualisation à l'échelle supra-départementale.
La communauté Durance Luberon Verdon Agglomération et la ville de Manosque ont lancé une série de projets relatifs à la gestion des documents électroniques et plus généralement à la dématérialisation des processus, qu'ils soient internes ou en direction des administrés. La collectivité à fait appel à Olkoa et Claude Amenc I&C pour l'assister à conduire ces projets avec notamment la modélisation des processus à dématérialiser.
La Tour du Valat est un centre de recherche scientifique sur l'écologie des zones humides qui possède un très important centre de documentation dont les ressources étaient mal exploitées. Il a donc fait appel à Olkoa pour mener un audit de l'organisation et des moyens en place et proposer une organisation permettant de mieux mettre en valeur ces ressources. Nous avons poursuivi notre mission par la rédaction d'un cahier des charges, la consultation du marché et le choix de la solution.
Depuis 2003, la Région Rhône-Alpes mettait gratuitement à disposition de chaque jeune de la région la carte M'ra, offrant un bouquet de services dans de nombreux domaines comme le sport, la culture et le transport.
En 2014, souhaitant élargir la palette de service et le public visé, la Région a fait appel à OLKOA et ESPIRAC Consultants pour construire la solution des années à venir et sélectionner le titulaire chargé de la mise en œuvre de cette nouvelle solution. Au cours de notre mission, nous avons intégré la problématique de la fusion des régions Auvergne et Rhône Alpes.
Suite à une expérimentation menée sur 28 collèges de son territoire, le Conseil Général de Côte d’Or a décidé de procéder à la généralisation de l’ENT Liberscol pour l’ensemble des collèges du Département à la rentrée 2015.
Dans ce contexte, il a souhaité se faire accompagner par Olkoa pour : rédiger le cahier des charges permettant la sélection d’un intégrateur de la solution Liberscol, assister le département dans le choix des prestataires et l'accompagner dans le déploiement de la solution.
Olkoa et Six&Dix ont rédigé le cahier des charges et élaboré le dossier d’appel d’offres pour une solution de gestion de contenu Web pour la mise en œuvre du Portail des Services Numériques d'un regroupement d'universités parisiennes.
L'Agence Régionale de Santé PACA a lancé un projet de dématérialisation de ses documents et a mis en place la solution Elise de la société Archimed pour la gestion de ses courriers. L'ARS a sollicité Olkoa pour l'élaboration d’un plan de classement des courriers et de l'ensemble des documents électroniques. Pour ce projet, Olkoa a effectué un travail de recensement de l'existant et des besoins auprès des différentes directions de l'ARS et proposé des métadonnées d'indexation, une première version du plan de classement pour l'ensemble des domaines d'activité de l'ARS ainsi q'une feuille de route pour sa mise en oeuvre.
Le Centre Hospitalier Alpes Isère (CHA-I) a fait appel à Olkoa pour une mission de cadrage relative à la création d'un pôle Autisme. Notre mission a consisté à réaliser un état des lieux de tous les dispositifs impliqués dans le traitement de l'autisme au sein de l'établissement avec notamment la descriptions des missions, le bilan et les opportunités liées à la création du pôle. Une phase de synthèse des besoins et des objectifs stratégiques a permis d'identifier des scénarios de mise en œuvre et les chantiers correspondants.
La loi de modernisation du système de santé (LMSS) institue la création de Plate-formes Territoriales d'Appui (PTA) venant en support de la médecine de premier recours pour la gestion des cas complexes. Olkoa a animé, pour le compte de l'Agence Régionale de Santé Rhône Alpes, le groupe de professionnels de santé préfigurant cette PTA sur le territoire du Nord Isère avec pour mission de définir les processus de prise en charge, les moyens humains et le système d’information.
Pascaline est le projet piloté par l'ARS Rhône-Alpes, dans le cadre du programme national "Territoire de Soins Numérique". Il a notamment pour objectif d'améliorer l'accompagnement du patient tout au long de son parcours de soins et de tirer le meilleur parti des technologies du numérique. Nous avons assisté l'ARS Rhône Alpes sur la coordination générale des différents sous projets, sur les aspects évaluation des dispositifs et sur les relations avec les instances nationales.
L'Agence Nationale pour la Formation Hospitalière (ANFH) accompagne les établissements et les agents de la fonction publique hospitalière pour la mise en œuvre de leurs projets de formation et de gestion des compétences. Les équipes gèrent de très nombreux documents qu'ils partagent en interne ou avec les établissements. Afin d'améliorer le travail en équipe, l'Agence Régionale Alpes a sollicité Olkoa pour la définition et la mise en oeuvre de son plan de classement. Cette mission a donné lieu à une formation sur les bons usages en matière de gestion partagée des documents.
La Communauté de Communes du Pays Roussillonnais construit un réseau de lecture publique sur son territoire. La médiathèque de Saint-Maurice l’Exil deviendra ainsi Médiathèque Tête de Réseau et l’ensemble des bibliothèques vont être équipées d’un nouveau système informatique offrant un catalogue commun, la circulation des documents entre tous les équipements, un portail de services consultable sur place et à distance et la gestion d'un Espace Publique Numérique.
Olkoa a été retenue pour accompagner la CCPR sur l’ensemble de la démarche (rédaction du cahier des charges, appel d’offre et déploiement).