Archivage électronique

La Ville de Nantes et la Métropole souhaitaient être accompagnées dans la définition de leur feuille de route concernant l’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa consistait d'abord à fiabiliser l’ensemble des besoins, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant trois processus métier pilotes : ADS, commande publique et versements bureautiques. Puis la mission a permis d'identifier les solutions éligibles, les budgets et calendrier à prévoir. En parallèle, nous avons formé l’ensemble des services d’archives afin de mettre en place une politique d’archivage.

Formation au SEDA 2.1

Le SEDA ou Standard d'Echange des Données pour l'Archivage est notamment utilisé pour le versement des données dans les Systèmes d'Archivage Electronique. La publication de la version 2.1 a eu des impacts sur les applications versantes et les SAE. Olkoa a donc formé des archivistes et techniciens de Libriciel, éditeur du SAE As@lae, sur cette V2.1 du SEDA en insistant particulièrement sur les changements apportés par cette nouvelle version.

Elaboration d'une stratégie d'archivage

Malgré une dématérialisation croissante de ses processus métier, l'OPH05 est confronté à un manque de place pour la conservation de ses archives papier. Il a donc fait appel à Olkoa pour l'assister dans l'élaboration de sa politique d'archivage. Après une phase d'audit des pratiques documentaires, la mission a consisté à définir les outils et les procédures de gestion des archives numériques et physiques. Olkoa a également accompagné l'office dans la définition de sa stratégie de dématérialisation des processus.

Audit et stratégie documentaire

La Haute Autorité de Santé a mis en œuvre un plan de transformation numérique avec la dématérialisation de nombreux processus métier. Constatant que cette dématérialisation s'accompagnait d'une baisse des versements en archive papier, sans augmentation significative des versements électroniques, la HAS a confié à Olkoa une mission d'audit des pratiques documentaires. Cet audit a débouché sur la définition d'une stratégie d'archivage électronique et papier, la rédaction d'un DCE pour le renouvellement de leur SAE, l'accompagnement à la gestion du sort final des archives physiques et l'élaboration d'une démarche pour la mise en œuvre de connecteurs avec le nouveau SAE.

Archivage électronique

Olkoa a accompagné le Conseil départemental du Puy-de-Dôme pour une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique afin d’en déterminer le périmètre et les conditions à réunir. Une première phase de cadrage et d’initialisation de la mission a permis de partager un ensemble de prérequis et informations sur le déroulement et les attendus de la mission. Une deuxième phase était consacrée à la collecte d’informations sur l’existant. Une troisième phase a permis d'étudier des scénarios de mise en oeuvre et de définir un plan d’actions.

Méthodologie de versement d'une application métier à décommissionner

L'étude a consisté à expérimenter pour les Ministères sociaux le versement dans Vitam d’une application métier étant à l’étape de décommissionnement, pour laquelle aucun développement supplémentaire ne sera envisagé et aucun mécanisme ne préexistait pour faciliter les versements. L’objectif était double : disposer d’une méthodologie de versement d’une application métier à décommissionner et identifier des évolutions à apporter à Archifiltre pour que l’outil propose des fonctionnalités nouvelles d’enrichissement d’arborescences de fichiers à partir des données d’une application métier avant leur versement.

Archivage électronique

La Ville de Cherbourg-en-Cotentin a souhaité être accompagnée dans la définition de la stratégie de mise en œuvre de l’archivage électronique. Une première phase de la mission a consisté à effectuer un état des lieux de la production numérique pour les cinq processus métier les plus dématérialisés. La seconde phase était consacrée à l'étude des différents scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique pour les premiers versements identifiés comme prioritaires au cours de la première phase. Ce travail s'est appuyé sur un état de l’art des solutions du marché et des retours d’expérience de collectivités comparables.

Stratégie du numérique dans les écoles

Trois communes du SITPI (syndicat intercommunal) se sont chacune dotées d’un Projet Educatif de Territoire, définissant les orientations générales en matière d’éducation et l’engagement partenarial des différents acteurs de l’éducation. Olkoa les a assistées à décliner ces orientations sur le domaine du numérique avec la définition d’une « stratégie globale territorialisée en matière de numérique dans les écoles ». Notre prestation a couvert dans un premier temps la réalisation d’un état des lieux des moyens et usages du numérique, accompagné d’un recensement des besoins ; dans un deuxième temps, la formulation de préconisations en vue du développement des usages du numérique dans les écoles du territoire.

Archivage électronique

La métropole et la ville d'Orléans ont souhaité s'appuyer sur l’expertise d’une assistance à maîtrise d’ouvrage afin de déterminer les solutions les plus adaptées à la gestion de leurs archives numériques à l'âge courant, intermédiaire et définitif compte tenu des enjeux liés à la conservation de l’information numérique. L’étude réalisée par Olkoa à partir d'un diagnostic et de scénarios, a décrit les adaptations nécessaires des procédures, compétences, moyens techniques et logiciels (notamment la GED transverse), dans le contexte du SAE mutualisé SAEM-CVL.

Archivage électronique