Environnement de production de documents

Dans la perspective de la refonte de son Schéma de COhérence Territoriale, l'établissement Scot de la grande région de Grenoble souhaitait fiabiliser son infrastructure informatique et se doter d'un outil collaboratif. Olkoa a assisté l'établissement sur l'ensemble du processus : collecte des besoins, assistance au choix de l’environnement collaboratif (SharePoint), définition de l’infrastructure cible (réseau, téléphonie), choix d’un prestataire pour la mise en œuvre et le support, structuration du référentiel documentaire, définition des procédures de production de documents.

Archivage électronique

Olkoa a accompagné le GIP Ternum dans la définition de son offre d’archivage au travers de la production d’une matrice RACI, pour l’archivage électronique et l’archivage intermédiaire. L’objectif était de préciser et clarifier le périmètre de responsabilité de chaque acteur (le GIP en tant que Tiers hébergeur, les services d’archives et services informatiques des collectivités adhérentes à Ternum, les communes et établissements publics sur le territoire des Départements adhérents Ternum).

Externalisation de l'impression des avis d'échéance

Grenoble Habitat s'est lancé dans un vaste programme d'optimisation de ses processus de gestion avec deux axes majeurs que sont, d'une part la dématérialisation et d'autre part l'externalisation des processus qui ne sont pas cœur de métier. L'objectif était de permettre une communication multicanale avec les locataires, de pouvoir personnaliser les documents et d'optimiser les envois. Olkoa l'a assisté dans cette démarche avec dans un premier temps la rationalisation et l'externalisation de l'impression et de l'expédition des flux de production, notamment les avis d'échéances. La mission a consisté à décrire l'existant et les besoins, identifier les scénarios d'implémentation, rédiger le cahier des charges et choisir la solution correspondant au scénario retenu.

Archivage électronique

L'Agence Française de Développement (groupe AFD) est un établissement public qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale. Dans un contexte de forte croissance et de dématérialisation de ses processus, l'AFD a souhaité définir sa politique d'archivage et a confié cette mission à Olkoa. La mission a intégré l'identification des documents produits par l'ensemble des agents dans le cadre de leurs activités, la définition des règles de conservation (durée d'utilité administrative et sort final), et l'accompagnement des services pour définir les arborescences types et diffuser des bonnes pratiques.

Archivage électronique

La Ville de Meylan a souhaité définir et mettre en œuvre une stratégie globale de conservation et d'archivage des documents électroniques. Dans un premier temps et avant de décider de s’équiper d’un outil, la direction Aménagement urbain et services techniques a confié à Olkoa une étude de cadrage stratégique avec les objectifs suivants : sensibilisation des services sur les enjeux de la dématérialisation, diagnostic de la gestion des flux dématérialisés dans les services, identification des risques et recommandations.

Numérisation des dossiers ASE

Afin de mettre en place un dossier unique de l'enfant, le Conseil Départemental de Saône-et-Loire a souhaité dématérialiser les dossiers des enfants relevant de l'Aide Sociale à l'Enfance. Conscient des impacts de ce projet en termes fonctionnel, technique et organisationnel, le Département a décidé de se faire assister dans sa démarche de numérisation du stock et du flux et dans la mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique des Documents. La mission a porté sur les aspects liés à la numérisation des flux papier (périmètre et stratégie) et son impact organisationnel, la numérisation du stock (production d'un cahier des charges pour faire appel à un prestataire) et enfin sur la mise en œuvre de l’outil de GED (étude des solutions existantes et rédaction d'un cahier des charges).

Archivage électronique

La ville du Havre et la communauté urbaine ont souhaité être accompagnées dans la définition de leur stratégie commune d’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa a consisté d'abord à fournir un ensemble de préconisations sur la stratégie à adopter, pour clarifier les positionnements respectifs des grands projets du SDSI au regard des enjeux de l’archivage électronique, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant 3 processus métiers pilotes : dossier de l’agent, dossier Famille, et commande publique. Pour chacun, il s'agissait d'identifier les documents à verser, leurs métadonnées, les évènements déclencheurs, et les impacts concernant l'articulation entre les briques applicatives concernées (applications métiers, parapheur, GED et SAE).

Archivage électronique

La métropole et la ville d'Orléans ont souhaité s'appuyer sur l’expertise d’une assistance à maîtrise d’ouvrage afin de déterminer les solutions les plus adaptées à la gestion de leurs archives numériques à l'âge courant, intermédiaire et définitif compte tenu des enjeux liés à la conservation de l’information numérique. L’étude réalisée par Olkoa à partir d'un diagnostic et de scénarios, a décrit les adaptations nécessaires des procédures, compétences, moyens techniques et logiciels (notamment la GED transverse), dans le contexte du SAE mutualisé SAEM-CVL.

Archivage électronique

Les Archives départementales de Meurthe-et-Moselle ont choisi Olkoa et Rhizome Data pour les accompagner dans la mise en place d'un Système d'Archivage Electronique (SAE). La mission a débuté par une phase de collecte d'informations qui aboutit sur un diagnostic complet de la production documentaire, des contraintes, priorités et risques identifiés. Une seconde phase d'étude de scénarios déboucha sur la description des conditions de mise en œuvre de l'archivage électronique sur les plans organisationnel, technique, financier. Puis le Département a confié à Olkoa la réalisation d'une étude de mutualisation avec la ville et l'agglgomération de Nancy.

Archivage électronique

Archivage électronique

La Région Pays de la Loire, confrontée aux impacts de la dématérialisation en termes d’archivage a rejoint le projet SAEir (Système d’archivage électronique interdépartemental et régional en Pays de la Loire) qui permet depuis janvier 2018 aux collectivités membres du projet de verser les flux PES et ACTES dans le SAE As@lae. La solution mutualisée mise en place est destinée à être étendue à l’archivage des données et documents issus d’autres processus métiers et d’autres collectivités et partenaires.

Dans ce contexte, la Région et les Archives régionales ont confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic des processus dématérialisés devant déboucher sur des recommandations pour l’archivage électronique et sur la définition des modalités opérationnelles de versement dans le SAE  des données et documents produits ou reçus dans le cadre des processus prioritaires : les dossiers de délibérations, de recrutements et les contrats.

Etude préalable à la mise en place d’un atelier départemental de numérisation

La direction des solidarités du Conseil Départemental de Charente dématérialise depuis 2009 les dossiers de demande d'aide sociale. 60 000 dossiers ont ainsi déjà été numérisés et sont disponibles en GED. Compte tenu de l'augmentation des besoins de dématérialisation au sein des services du Département et des risques de la solution en place (sécurité des traitements, confidentialité des données, garantie de la valeur probante des documents électroniques), le Département a souhaité étudier l'opportunité de mettre en place un atelier de numérisation mutualisé. Olkoa a mené un audit de la solution existante, une collecte des besoins au sein des directions et la description de scénarios possibles d'évolution.

Archivage électronique

Le Département de la Charente s'est engagé dans une démarche d'e-administration pour améliorer et moderniser les services rendus aux usagers. Cette démarche s'appuie sur la dématérialisation de nombreux processus métier avec notamment la gestion des dossiers de demande d'aide sociale. La direction des Archives départementales souhaitait maîtriser et sécuriser la gestion du cycle de vie des documents et données numériques par la mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Olkoa assisté de la société Rhizome-Data a apporté au Département un éclairage stratégique et technique selon deux axes : Etude sur la faisabilité de l’extraction des données du SI métier de l'aide sociale (IODAS), en identifiant les modalités de transfert de ces données dans une nouvelle GED et un SAE ; Etude sur la faisabilité juridique, technique, financière et humaine de la mise en place d’un archivage électronique mutualisé.

Archivage électronique

Roannais Agglomération a fait appel à Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Après une phase d'état des lieux de la production documentaire et de diagnostic des priorités d'archivage, la mission a consisté à étudier des scénarios, à proposer un plan de mise en œuvre de l'archivage numérique et à évaluer les ressources nécessaires à la mise en place d'un SAE. 

Archivage électronique

Le Département du Tarn a déployé des applications GED métier autour de la solution Documentum et engagé une réflexion globale pour définir les grandes orientations en matière d’administration numérique. Il a souhaité être accompagné par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Cette démarche, inscrite dans une approche de gouvernance de l’information, visait à :

• Intégrer les problématiques et procédures d’archivage numérique aux différents âges (courant, intermédiaire et définitif) dans la stratégie globale,
• Déterminer les priorités d’archivage et le périmètre documentaire cible des données et documents à verser dans le Système d’Archivage électronique (SAE),
• Proposer des préconisations pour la mise en place de l’archivage électronique en tenant compte, de l’écosystème informatique (GED et SIA, notamment), des contraintes et objectifs du département et des retours d’expérience d’autres collectivités similaires.

Compteurs communicants

GreenAlp, filiale du groupe GEG dédiée à la distribution de l’énergie (ex, Direction des Réseaux), est chargée, entre autres missions, de déployer les compteurs communicants sur le territoire de sa concession. Dans ce contexte, Olkoa a accompagné GreenAlp pour refondre ses processus métiers et répondre aux principaux enjeux identifiés et notamment : 

• Accompagner les équipes opérationnelles dans l’industrialisation de la prise en charge de ces nouveaux compteurs et être en mesure de gérer la volumétrie croissante
• Avoir une vision claire des processus des différents métiers impactés et faire coexister les processus actuels de gestion des compteurs classiques avec les nouveaux processus de gestion des compteurs communicants
• Décrire et formaliser les nouveaux processus et les modes opératoires à suivre par les différents métiers en insistant sur la transversalité et la collaboration entre les différents acteurs et services GreenAlp et GEG

Archivage électronique

Le SIAAP (Syndicat Interdépartemental pour l'Assainissement de l'Agglomération Parisienne) est un établissement public assurant le transport et la dépollution des eaux usées en Ile-de-France. Sa forte production numérique, constituée de documents et données, est conservée sur des serveurs partagés ou dans des applications. Ces moyens ne permettent pas une bonne gestion du risque documentaire et des enjeux opérationnels, juridiques et patrimoniaux liés. Le SIAAP a donc confié à Olkoa une mission de cadrage préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique. La première phase du projet a consisté à réaliser et valider l’étude d’opportunité et de faisabilité. Elle a inclus une analyse du périmètre du projet, un recensement des données existantes, différents scénarios de mise en œuvre et la rédaction d’une charte.

Archivage électronique

Dans le cadre de son schéma directeur des systèmes d'information, l’AGEFIPH a fait appel à Olkoa pour l'aider à définir sa stratégie d’archivage électronique pour les années à venir. Le premier objectif de la mission d’accompagnement visait à l'acculturation des acteurs (directeurs, métiers, informatique) à l’archivage électronique, dans ses dimensions stratégique et opérationnelle, en dehors de tout discours technique. Le second objectif était d'élaborer un plan d’actions associé à la stratégie d’archivage électronique dans une logique de dématérialisation des processus métier et d’urbanisation du système d’information.

Versement aux Archives nationales

Olkoa a accompagné l'AGEFIPH dans la mise en oeuvre des versements réglementaires aux Archives nationales (dans Vitam) : étude de faisabilité pour substituer l'archivage papier des dossiers de demandes d'aide par un archivage électronique des données du SI métier ; évaluation et sélection des données du SI métier à archiver ; définition de la structuration de l'export ; élaboration du paquet d'archives à verser et versement en production.

Documents de référence pour les services Archives

Afin de répondre aux interrogations des services publics d’archives et de les accompagner dans leurs projets d’archivage électronique, le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) souhaitait constituer une bibliothèque de documents de référence. A cet effet, OLKOA a rédigé un ensemble de 6 documents types, parmi lesquels une politique d'archivage, un modèle de convention pour la mutualisation de l'archivage numérique et un CCTP pour le déploiement d'un SAE. Ces documents sont disponibles sur le site du SIAF et doivent être adaptés au contexte de chaque collectivité.

Pérennisation et extension du Registre du Rhône.

Le Registre du Rhône est un dispositif de collecte et d'exploitation des données sur les accidents de la circulation routière survenus sur le territoire du département. La collecte couvre ainsi plus de 200 services hospitaliers du territoire. L'Office National Interministériel de la sécurité routière a confié à Olkoa la mission de réaliser un audit du fonctionnement du Registre, identifier des scénarios d'évolution et produire un plan d'action visant à pérenniser et étendre le périmètre du Registre. Les mesures proposées concernaient notamment la réorganisation et l'automatisation des procédures de collecte en établissements en lien avec les DPI des établissements, la mise en conformité par rapport aux référentiels de sécurité, l'extension du périmètre des données collectées et du périmètre géographique.