Archivage électronique

La Ville de Nantes et la Métropole souhaitaient être accompagnées dans la définition de leur feuille de route concernant l’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa consistait d'abord à fiabiliser l’ensemble des besoins, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant trois processus métier pilotes : ADS, commande publique et versements bureautiques. Puis la mission a permis d'identifier les solutions éligibles, les budgets et calendrier à prévoir. En parallèle, nous avons formé l’ensemble des services d’archives afin de mettre en place une politique d’archivage.

Formation au SEDA 2.1

Le SEDA ou Standard d'Echange des Données pour l'Archivage est notamment utilisé pour le versement des données dans les Systèmes d'Archivage Electronique. La publication de la version 2.1 a eu des impacts sur les applications versantes et les SAE. Olkoa a donc formé des archivistes et techniciens de Libriciel, éditeur du SAE As@lae, sur cette V2.1 du SEDA en insistant particulièrement sur les changements apportés par cette nouvelle version.

Elaboration d'une stratégie d'archivage

Malgré une dématérialisation croissante de ses processus métier, l'OPH05 est confronté à un manque de place pour la conservation de ses archives papier. Il a donc fait appel à Olkoa pour l'assister dans l'élaboration de sa politique d'archivage. Après une phase d'audit des pratiques documentaires, la mission a consisté à définir les outils et les procédures de gestion des archives numériques et physiques. Olkoa a également accompagné l'office dans la définition de sa stratégie de dématérialisation des processus.

Audit et stratégie documentaire

La Haute Autorité de Santé a mis en œuvre un plan de transformation numérique avec la dématérialisation de nombreux processus métier. Constatant que cette dématérialisation s'accompagnait d'une baisse des versements en archive papier, sans augmentation significative des versements électroniques, la HAS a confié à Olkoa une mission d'audit des pratiques documentaires. Cet audit a débouché sur la définition d'une stratégie d'archivage électronique et papier, la rédaction d'un DCE pour le renouvellement de leur SAE, l'accompagnement à la gestion du sort final des archives physiques et l'élaboration d'une démarche pour la mise en œuvre de connecteurs avec le nouveau SAE.

Archivage électronique

Olkoa a accompagné le Conseil départemental du Puy-de-Dôme pour une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique afin d’en déterminer le périmètre et les conditions à réunir. Une première phase de cadrage et d’initialisation de la mission a permis de partager un ensemble de prérequis et informations sur le déroulement et les attendus de la mission. Une deuxième phase était consacrée à la collecte d’informations sur l’existant. Une troisième phase a permis d'étudier des scénarios de mise en oeuvre et de définir un plan d’actions.

Méthodologie de versement d'une application métier à décommissionner

L'étude a consisté à expérimenter pour les Ministères sociaux le versement dans Vitam d’une application métier étant à l’étape de décommissionnement, pour laquelle aucun développement supplémentaire ne sera envisagé et aucun mécanisme ne préexistait pour faciliter les versements. L’objectif était double : disposer d’une méthodologie de versement d’une application métier à décommissionner et identifier des évolutions à apporter à Archifiltre pour que l’outil propose des fonctionnalités nouvelles d’enrichissement d’arborescences de fichiers à partir des données d’une application métier avant leur versement.

Archivage électronique

La Ville de Cherbourg-en-Cotentin a souhaité être accompagnée dans la définition de la stratégie de mise en œuvre de l’archivage électronique. Une première phase de la mission a consisté à effectuer un état des lieux de la production numérique pour les cinq processus métier les plus dématérialisés. La seconde phase était consacrée à l'étude des différents scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique pour les premiers versements identifiés comme prioritaires au cours de la première phase. Ce travail s'est appuyé sur un état de l’art des solutions du marché et des retours d’expérience de collectivités comparables.

Stratégie du numérique dans les écoles

Trois communes du SITPI (syndicat intercommunal) se sont chacune dotées d’un Projet Educatif de Territoire, définissant les orientations générales en matière d’éducation et l’engagement partenarial des différents acteurs de l’éducation. Olkoa les a assistées à décliner ces orientations sur le domaine du numérique avec la définition d’une « stratégie globale territorialisée en matière de numérique dans les écoles ». Notre prestation a couvert dans un premier temps la réalisation d’un état des lieux des moyens et usages du numérique, accompagné d’un recensement des besoins ; dans un deuxième temps, la formulation de préconisations en vue du développement des usages du numérique dans les écoles du territoire.

Formation archivage électronique

Les Archives départementales de l'Ain ont fait appel à Olkoa pour former les agents du pôle « archives contemporaines » à la mise en œuvre de projets de versements d’archives électroniques ainsi qu’à la prise en charge et à la gestion des versements dans As@lae. Les objectifs de la formation étaient les suivants : connaître les grands principes, les normes, les règles et les outils de l’archivage électronique ; connaître la méthodologie d’un projet d’archivage électronique ; connaître le fonctionnement des logiciels Octave, Archifiltre, AllDup, Droid, VRenamer ; maîtriser le fonctionnement du logiciel As@lae (module assuré par l'éditeur Libriciel Scop).

Archivage électronique

Le Département du Tarn a déployé des applications GED métier autour de la solution Documentum et engagé une réflexion globale pour définir les grandes orientations en matière d’administration numérique. Il a souhaité être accompagné par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Cette démarche, inscrite dans une approche de gouvernance de l’information, visait à :

• Intégrer les problématiques et procédures d’archivage numérique aux différents âges (courant, intermédiaire et définitif) dans la stratégie globale,
• Déterminer les priorités d’archivage et le périmètre documentaire cible des données et documents à verser dans le Système d’Archivage électronique (SAE),
• Proposer des préconisations pour la mise en place de l’archivage électronique en tenant compte, de l’écosystème informatique (GED et SIA, notamment), des contraintes et objectifs du département et des retours d’expérience d’autres collectivités similaires.

Archivage électronique

Roannais Agglomération a fait appel à Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Après une phase d'état des lieux de la production documentaire et de diagnostic des priorités d'archivage, la mission a consisté à étudier des scénarios, à proposer un plan de mise en œuvre de l'archivage numérique et à évaluer les ressources nécessaires à la mise en place d'un SAE. 

Archivage électronique

Le Département de la Charente s'est engagé dans une démarche d'e-administration pour améliorer et moderniser les services rendus aux usagers. Cette démarche s'appuie sur la dématérialisation de nombreux processus métier avec notamment la gestion des dossiers de demande d'aide sociale. La direction des Archives départementales souhaitait maîtriser et sécuriser la gestion du cycle de vie des documents et données numériques par la mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Olkoa assisté de la société Rhizome-Data a apporté au Département un éclairage stratégique et technique selon deux axes : Etude sur la faisabilité de l’extraction des données du SI métier de l'aide sociale (IODAS), en identifiant les modalités de transfert de ces données dans une nouvelle GED et un SAE ; Etude sur la faisabilité juridique, technique, financière et humaine de la mise en place d’un archivage électronique mutualisé.

Etude préalable à la mise en place d’un atelier départemental de numérisation

La direction des solidarités du Conseil Départemental de Charente dématérialise depuis 2009 les dossiers de demande d'aide sociale. 60 000 dossiers ont ainsi déjà été numérisés et sont disponibles en GED. Compte tenu de l'augmentation des besoins de dématérialisation au sein des services du Département et des risques de la solution en place (sécurité des traitements, confidentialité des données, garantie de la valeur probante des documents électroniques), le Département a souhaité étudier l'opportunité de mettre en place un atelier de numérisation mutualisé. Olkoa a mené un audit de la solution existante, une collecte des besoins au sein des directions et la description de scénarios possibles d'évolution.

Archivage électronique

La Région Pays de la Loire, confrontée aux impacts de la dématérialisation en termes d’archivage a rejoint le projet SAEir (Système d’archivage électronique interdépartemental et régional en Pays de la Loire) qui permet depuis janvier 2018 aux collectivités membres du projet de verser les flux PES et ACTES dans le SAE As@lae. La solution mutualisée mise en place est destinée à être étendue à l’archivage des données et documents issus d’autres processus métiers et d’autres collectivités et partenaires.

Dans ce contexte, la Région et les Archives régionales ont confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic des processus dématérialisés devant déboucher sur des recommandations pour l’archivage électronique et sur la définition des modalités opérationnelles de versement dans le SAE  des données et documents produits ou reçus dans le cadre des processus prioritaires : les dossiers de délibérations, de recrutements et les contrats.

Archivage électronique

Archivage électronique

Les Archives départementales de Meurthe-et-Moselle ont choisi Olkoa et Rhizome Data pour les accompagner dans la mise en place d'un Système d'Archivage Electronique (SAE). La mission a débuté par une phase de collecte d'informations qui aboutit sur un diagnostic complet de la production documentaire, des contraintes, priorités et risques identifiés. Une seconde phase d'étude de scénarios déboucha sur la description des conditions de mise en œuvre de l'archivage électronique sur les plans organisationnel, technique, financier. Puis le Département a confié à Olkoa la réalisation d'une étude de mutualisation avec la ville et l'agglgomération de Nancy.

Archivage électronique

La métropole et la ville d'Orléans ont souhaité s'appuyer sur l’expertise d’une assistance à maîtrise d’ouvrage afin de déterminer les solutions les plus adaptées à la gestion de leurs archives numériques à l'âge courant, intermédiaire et définitif compte tenu des enjeux liés à la conservation de l’information numérique. L’étude réalisée par Olkoa à partir d'un diagnostic et de scénarios, a décrit les adaptations nécessaires des procédures, compétences, moyens techniques et logiciels (notamment la GED transverse), dans le contexte du SAE mutualisé SAEM-CVL.

Archivage électronique

La ville du Havre et la communauté urbaine ont souhaité être accompagnées dans la définition de leur stratégie commune d’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa a consisté d'abord à fournir un ensemble de préconisations sur la stratégie à adopter, pour clarifier les positionnements respectifs des grands projets du SDSI au regard des enjeux de l’archivage électronique, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant 3 processus métiers pilotes : dossier de l’agent, dossier Famille, et commande publique. Pour chacun, il s'agissait d'identifier les documents à verser, leurs métadonnées, les évènements déclencheurs, et les impacts concernant l'articulation entre les briques applicatives concernées (applications métiers, parapheur, GED et SAE).

Archivage électronique

Dans le cadre de son schéma directeur des systèmes d'information, l’AGEFIPH a fait appel à Olkoa pour l'aider à définir sa stratégie d’archivage électronique pour les années à venir. Le premier objectif de la mission d’accompagnement visait à l'acculturation des acteurs (directeurs, métiers, informatique) à l’archivage électronique, dans ses dimensions stratégique et opérationnelle, en dehors de tout discours technique. Le second objectif était d'élaborer un plan d’actions associé à la stratégie d’archivage électronique dans une logique de dématérialisation des processus métier et d’urbanisation du système d’information.

Versement aux Archives nationales

Olkoa a accompagné l'AGEFIPH dans la mise en oeuvre des versements réglementaires aux Archives nationales (dans Vitam) : étude de faisabilité pour substituer l'archivage papier des dossiers de demandes d'aide par un archivage électronique des données du SI métier ; évaluation et sélection des données du SI métier à archiver ; définition de la structuration de l'export ; élaboration du paquet d'archives à verser et versement en production.

Archivage électronique

L'Agence Française de Développement (groupe AFD) est un établissement public qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale. Dans un contexte de forte croissance et de dématérialisation de ses processus, l'AFD a souhaité définir sa politique d'archivage et a confié cette mission à Olkoa. La mission a intégré l'identification des documents produits par l'ensemble des agents dans le cadre de leurs activités, la définition des règles de conservation (durée d'utilité administrative et sort final), et l'accompagnement des services pour définir les arborescences types et diffuser des bonnes pratiques.