Conseil Régional Rhône-Alpes

Gestion des bourses de formations sanitaires et sociales

La Région Rhône-Alpes assure depuis 2004 le financement d'aides en faveur des élèves et étudiants de formations sanitaires et sociales. A l'occasion de la mise en place d'un nouveau type d'aide dédiée à la formation des aides soignantes puéricultrices, elle a souhaité mettre en place un outil global permettant d'optimiser et de simplifier la gestion des dossiers, notamment par la dématérialisation d'une partie du processus.
Notre intervention a consisté à accompagner la direction Enseignement Supérieur, Recherche & innovation et Formations Sanitaires et Sociales (DEFI3S) et la direction des systèmes d'information (DSI) pour mener l'étude préalable, la définition des besoins et la consultation (CCTP, analyse des offres). La mission s'est terminée par une aide à la mise en oeuvre et à la recette de la solution.

Extranet de gestion des bourses de mobilité Explo'RA Sup

La Région Rhône-Alpes attribue des bourses aux étudiants effectuant une formation ou un stage à l'étranger et a décidé la mise en œuvre d'un Extranet pour en assurer la gestion. Olkoa a accompagné le chef de projet DESUP et ses interlocuteurs (DSI, prestataire) dans ses relations avec les utilisateurs, les établissements d’enseignement supérieur. Les enjeux de cette mission résidaient dans la gestion du risque associé à la multiplicité des intervenants et à la diversité des impacts.

Bureau Virtuel de l’Enseignement Supérieur

Le BVRA est une plate-forme collaborative mise à la disposition des 200.000 étudiants, enseignants et personnels administratifs des Établissements d’Enseignement Supérieur de la Région. Nous avons été chargés de l’assistance au pilotage du projet et de la coordination des intervenants : Région, Établissements et fournisseurs, pour une durée de 3 ans. Le contrat d'assistance au pilotage du projet Bureau virtuel, nous a été renouvelé pour une période de 3 ans. Cette deuxième phase a intégré une prestation de bilan le la phase 1 et d'expression de besoin pour un futur système.

Conseil Régional des Pays de la Loire

Déploiement d'un ENT pour les scolaires

Le groupement "ENT Pays de Loire", coordonné par la Région a lancé un vaste projet d'Environnement Numérique de Travail à destination des 733 lycées et collèges de la Région. Nous l'avons assisté dans le dépouillement de l'appel d'offres et le choix du prestataire pour la réalisation et l'exploitation du système.

Conseil Régional d'Auvergne

Analyse des usages d'un ENT dans les lycées

Avec un projet initialisé dés 2005, le Conseil Régional d'Auvergne a été un précurseur dans le déploiement des Environnements Numériques de Travail (ENT) sur son territoire.  Les 56 lycées sont aujourd'hui déployés mais la Direction du développement des usages des TIC a souhaité mener une étude sur l'analyse des modes d'accès et des usages dans les lycées de la Région. Notre mission a consisté  à analyser tous les freins et les moteurs d'usages au niveau de l'ENT et de l'ensemble de la chaine TICE puis à proposer les mesures permettant un développement des usages.

Conseil Général de Seine-et-Marne

Stratégie Archivage électronique

Depuis 2009, le Conseil Général de Seine-et-Marne s’est engagé sur la voie de l’e-administration avec l’adhésion à divers protocoles de télétransmission (Actes, Hélios, FSE), la dématérialisation du courrier entrant et de la procédure de la commande publique, la gestion dématérialisée de documents ou dossiers (délibérations, dossiers juridiques, dossiers d’assemblée), et le parapheur électronique. Quatre grands projets structurent cette démarche : dématérialisation, GED, architecture de stockage et collaboratif. Dans ce contexte le Conseil Général a souhaité positionner un projet d'archivage électronique afin qu’il vienne s’emboîter parfaitement dans les autres projets, sans générer de ruptures de chaîne. Après une analyse détaillée des projets existant, l’objectif essentiel de la mission était de proposer des scénarios techniques et organisationnels pour la mise en œuvre de la brique archivage électronique.

Conseil Général des Alpes-Maritimes

Stratégie Archivage électronique

Le Conseil général des Alpes-Maritimes souhaitait se faire assister dans la production d’un plan stratégique destiné à piloter le développement de la dématérialisation pour la période 2013/2016. Sur le plan pratique, il s'est agi de valider les options déjà retenues dans le cadre de plusieurs projets déjà en cours, de proposer des évolutions dans ces projets au regard du contexte légal et réglementaire du domaine et des comparaisons de chantier de même nature engagés par d’autres collectivités territoriales, et enfin de proposer une planification globale des projets à réaliser dans les 5 prochaines années.

Conseil Général de l'Essonne

Informatisation de la PMI

La PMI de l’Essonne assure ses missions de santé publique avec ses 450 agents répartis sur 60 centres. Dans ce cadre, elle gère un grand nombre de dossiers médicaux et de feuilles de soins sous forme papier. Pour alléger le travail administratif des agents et améliorer le partage des données de santé, le Conseil Général a lancé un projet d’informatisation et a fait appel à Olkoa pour l'assister dans cette démarche. Une première étape de cadrage nous a permis de mener un diagnostic de l'existant, une expression de besoin, une description du système cible et la définition d'une stratégie de conduite du changement. Les étapes suivantes ont consisté en la réalisation du dossier de consultation, l'assistance au choix du prestataire et l'accompagnement à la mise en œuvre de la solution.

Conseil Général de Charente

Informatisation de la PMI

Après avoir informatisé la gestion de ses feuilles de soins au sein de la PMI, le Conseil Général de Charente a décidé d’améliorer le partage de l’information médicale entre les praticiens et a lancé un projet d’informatisation du dossier médical. Compte tenu des impacts organisationnels du projet, la direction de la PMI a confié à Olkoa une mission d'organisation comprenant : un audit de fonctionnement, une étude de l'état de l'art, des préconisations d'organisation et la définition des modalités de mise en œuvre.

Archivage électronique, SAE

Conseil Général de la Savoie

Refonte de la plateforme Mobi'Savoie

Le Conseil Général de la Savoie, dans son rôle d'Autorité Organisatrice de Transport, a mis en œuvre en 2009 le site internet Mobi’Savoie pour la réservation et la vente de billets en ligne. Nous sommes intervenus pour assister le Conseil Général dans la refonte du site visant à améliorer son ergonomie générale, prendre en compte la mise en place d’un outil de calcul d’itinéraire multimodal et l'intégrer avec les sites des partenaires.

Conseil Général de la Creuse

Refonte de l'Intranet collaboratif

Dans le cadre du développement de ses prérogatives et de l’augmentation de son personnel, le CG23 a souhaité refondre son site Intranet afin d’améliorer la production et la circulation interne de l'information. Notre prestation a couvert l'ensemble du cycle projet, de l'expression du besoin au choix du prestataire avec un accent particulier sur les interactions avec les applications à forte composante documentaire, notamment le courrier et les délibérations.

Conseil Départemental de la Creuse

Mise en œuvre de l’ENT dans les collèges de la Creuse

Le marché pour l’exploitation de l'Environnement Numérique de Travail (ENT) des collèges de la Creuse étant arrivé à échéance, le Département a souhaité lancer une nouvelle consultation pour la mise en œuvre et l’exploitation d’une nouvelle solution. Olkoa a assisté le Département dans les phases de collecte des besoins, rédaction du dossier de consultation des entreprises et assistance au choix de la solution.

Conseil Général de l’Isère

Bibliothèque Départementale

La BDI a remplacé son Système de Gestion Intégrée de  Bibliothèque (SIGB). Nous l’avons assistée dans le choix du prestataire, dans la mise en œuvre du logiciel et plus généralement dans la définition des relations avec le fournisseur et les services informatiques du Département.

AMO GED Courrier

Le CG38 a lancé un grand projet de dématérialisation en 8 volets. L’un de ces volets concernait les courriers entrants, sortants et circulants. La mission a consisté à accompagner le CG38 dans la phase de déploiement du logiciel qui a été choisi pour la dématérialisation de ces courriers (ELISE d'ARCHIMED). Ceci passa tout d’abord par la réalisation d’une cartographie de tous les flux internes et externes, puis par la définition et la comparaison de plusieurs scénarios de mise en place de la dématérialisation, l’un de ces scénarios étant la centralisation complète de la réception des courriers, et enfin par l'accompagnement du déploiement dans les différentes directions.

Communauté de Communes de Bièvre Liers

Médiathèque Tête de Réseau

La Communauté de Communes a la compétence Lecture Publique. Dans ce cadre, elle a décidé de lancer un projet de mise en place d'une Médiathèque Tête de Réseau installée à la fois à La Côte Saint André et à Saint Siméon de Bressieux, associée aux 11 bibliothèques communales de la Communauté. Notre mission était centrée sur l'informatisation de la Médiathèque : Système Intégré de Gestion des Bibliothèques, Portail et Gestion des Postes Publics. Nous avons collecté les besoins, rédigé le Cahier des Charges, participé à la mise au point des autres documents du DCE, aidé à la sélection des prestataires, à la vérification des DCE pour la partie bâtiment, et rédigé les rapports à la CAO.

Communauté de Communes du Pays du Grésivaudan

Informatisation d'un Réseau de Lecture Publique

Les 34 bibliothèques présentes sur le territoire de la CCPG fonctionnent en réseau depuis plusieurs années dans le cadre de Grésilib’. Dès les premiers bilans de cette opération, il est apparu que cette carte unique a permis l’augmentation du nombre de prêts, démontrant ainsi l’intérêt et l’efficacité de la démarche. Il en est ressorti la volonté d’aller plus loin et de continuer à structurer le réseau en s’appuyant sur la création des deux MTR de Crolles et Pontcharra. La phase suivante doit permettre de répondre à l’attente exprimée par le réseau, à savoir la mise en place d’un portail unique facilitant l’accès aux ressources du réseau et valorisant l’ensemble de l’offre culturelle ; ce portail permettra à l’ensemble des bibliothèques et médiathèques de collaborer au service des habitants du Grésivaudan.
La mission a consisté à assister la CCPG dans ce projet en trois phases principales : l’écriture du cahier des charges pour la mise en place du portail, l’analyse des offres et la sélection du maître d’œuvre, l'aide à la mise en place du futur système.

Amiens Métropole

Accompagnement d'un projet d'archivage électronique

La ville d’Amiens et la communauté d’agglomération d’Amiens Métropole sont, comme toutes des collectivités, confrontées aux impacts induits par la dématérialisation en termes d’archivage. En effet, certains processus sont entièrement dématérialisés, et la majorité des informations manipulées existe sous forme électronique. Cette évolution impose une réflexion sur les modalités de création, gestion, prise en charge et conservation de ces informations. Dans ce contexte, Olkoa a assisté les deux collectivités pour, d’une part réaliser un état des lieux de la production documentaire électronique et d’autre part, mettre en place une politique d’archivage visant à maîtriser et gérer les données et documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Cette démarche a abouti à la production d'un schéma directeur de l’archivage électronique couvrant notamment les rubriques suivantes : règles de production de documents électroniques, démarche concrète de mise en place, investissements à réaliser, accompagnement à apporter aux utilisateurs, risques et mesures préventives.

Com6

Optimisation des processus

Spécialiste des Technologies de l’Information et de la Communication, le groupe Com6 compte plus de 130 collaborateurs répartis sur 8 agences en France. Pour faire face à une rapide croissance externe, Com6 a souhaité se faire accompagner pour harmoniser et optimiser ses processus de livraison. Notre mission a commencé par un diagnostic et une proposition d'optimisation de ces processus. Par la suite, nous avons piloté la mise en œuvre d'un ERP sur les fonctions commerciales et comptables.

Le Charmeyran

Refonte des infrastructures

Le Charmeyran est un centre d'accueil pour l'enfance réparti sur plusieurs sites géographiques. La vétusté de son infrastructure informatique et l'organisation de ses moyens ne lui permettaient pas d'offrir une qualité de service satisfaisante. Il a donc chargé Olkoa de conduire la refonte de ses infrastructures : bilan de l'organisation, expression des besoins, description de la cible, élaboration du dossier d'appel d'offres, assistance au dépouillement et à la mise en œuvre.

CETELEM

Dématérialisation des documents

Le CETELEM manipule plusieurs millions de pages tous les ans. La recherche de productivité, d’efficacité et de qualité a conduit la société à lancer un projet de dématérialisation d’une grande partie de ces documents. Nous sommes intervenus en tant qu’experts techniques du domaine pour aider l’équipe du Maître d’Ouvrage, notamment sur les tâches d'aide à la sélection du prestataire, de mise en place du PRA (Plan de Reprise d'Activité) et du PCA (Plan de Continuité d'Activité).

Centre de santé de Grenoble (AGECSA)

Refonte du système d'information

Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la refonte de l’informatique (Dossier médical, Dossier Patient, Feuille de Soins Electronique, Gestion des rendez-vous, …). Notre mission a couvert l'ensemble des processus d'aide au choix du logiciel, élaboration du cahier des charges pour les prestations d'infrastructure, paramétrage et validation du système, formation des utilisateurs et accompagnement au changement. En 2008, l'AGECSA nous a missionné pour mener un audit du système et en 2009 pour une assistance à la qualification des offres disponibles sur le marché.

CCIAG

Gouvernance du système d'information

La CCIAG (Compagnie de Chauffage Intercommunale de l’Agglomération Grenobloise) est une Société  d’Economie Mixte qui gère depuis 1960, un réseau de chauffage urbain desservant plus de 87 000 logements. Suite à un changement de l’équipe de Direction, la CCIAG a demandé à OLKOA de l'assister dans la gouvernance de son Système d’Information. La première étape a consisté à réaliser un audit des projets engagés. La deuxième a porté sur la mise en œuvre d’une stratégie de gouvernance. Au cours de la troisième étape, nous avons assisté la CCIAG dans le pilotage des projets de refonte du SI et la mise en place d'un ERP comprenant notamment des modules de GMAO, CRM, Relevé des compteurs, Achats, GED et Reporting.

Caisse d'Epargne de Bourgogne

Dématérialisation de dossiers

La Caisse d'Epargne de Bourgogne avait mis en place une première plateforme de dématérialisation de documents archivés, et souhaitait faire un bilan sur cette opération, avant de procéder éventuellement à une généralisation. Nous avons donc réalisé l'audit de cette installation et préconisé un schéma directeur d'évolution de la GED.