Olkoa
Audit et conseil en technologies de l'information
La MGEN a souhaité mettre en place un système de traitement des formulaires d'assurance maladie similaire à ce qui se fait dans les CPAM. Nous avons été sollicités en tant qu'experts de ces technologies dans le cadre d'une mission plus large d'assistance menée par un grand cabinet parisien.
Les villes de Voreppe et de Voiron sont toutes deux dotées d’une médiathèque. Les deux villes ont constitué un groupement d’achat dans le but de renouveler les deux Systèmes Intégrés de Gestion de Bibliothèques (SIGB) : l'objectif de cet investissement commun était de profiter du nécessaire renouvellement des SIGB qui étaient en fin de vie pour amorcer la mise en place d'un réseau de lecture publique pour la Communauté de Communes du Pays Voironnais.
La mission a comporté deux phases ; la première portait sur la collecte du besoin, la rédaction d'un cahier des charges et le dépouillement des offres. Dans une deuxième phase, la mission s'est prolongée par l’accompagnement de la mise en place.
La volonté initiale de la Mairie de Vif était d’améliorer le suivi du traitement du courrier reçu des citoyens de la Ville. L’analyse plus complète du besion a montré que si ce souhait était effectivement le moteur principal du projet, il fallait aussi fournir une solution GED globale pour l’ensemble de la Collectivité. La mission a donc consisté à analyser le besoin de l’ensemble des services, puis à traduire cette expression de besoin en cahier des charges et en Dossier de Consultation des Entreprises, et à accompagner la Mairie dans la conduite de l’Appel d’Offre.
La municipalité de Varces a fait appel à Olkoa pour l'assister dans la mise en œuvre d'une plateforme de gestion électronique de documents. Cette plateforme doit permettre la gestion du courrier, mais aussi de l'ensemble des documents entrant, sortant ou circulant au sein de la collectivité. La mission comprenait une étape de collecte du besoin, puis de rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises, d'analyse des offres et enfin d'accompagnement du déploiement.
la Ville de Saint-Egrève a souhaité refondre son site Internet et en faire un outil majeur de la communication avec ses administrés. Notre mission a consisté à l'aider dans sa formulation du cahier des charges pour la refonte et l’hébergement du site, puis lors du dépouillement et de la sélection du prestataire.
La Mairie d'Avignon souhaitait faire évoluer le SI des Archives Municipales afin de prendre en compte la dématérialisation progressive des documents à archiver. La première phase de notre mission a consisté à collecter l'ensemble des besoins de gestion des flux dématérialisés, faire un état de l'art des solutions disponibles, imposées, ou mises en œuvre dans d'autres collectivités et, enfin, définir une vision synthétique des orientations à suivre pour les cinq prochaines années. Une deuxième phase a permis d'accompagner la mise en place de ces orientations.
Le Groupe Lisi Aerospace est l’un des leaders mondiaux dans la fabrication de pièces de fixation pour l’industrie Aéronautique et la F1. Dans le cadre d’une croissance externe très rapide, la direction souhaitait mettre en œuvre des outils permettant l’émergence d’une réelle synergie entre les différentes entités du groupe. Olkoa a accompagné la DOSI dans toutes les phases du projet : recueil des besoins, rédaction du cahier des charges, consultation, dépouillement et choix du fournisseur, spécification des développements et accompagnement au changement.
Lehoux et Jacque est le courtier d’assurance interne de L’Oréal. Cette entreprise souhaitait doter son personnel d'un outil moderne de gestion collaborative des documents. Notre mission a consisté à analyser les besoins de gestion des courriers électroniques entrants et de l’ensemble de la production documentaire interne, puis à rédiger un cahier des charges, et à dépouiller les offres.
La banque LCL avait programmé le déménagement de son siège depuis le Boulevard des Italiens vers Villejuif. Dès lors se posait très classiquement la question d’un changement de méthode de travail, en particulier pour ce qui concernait la dématérialisation des documents et ses conséquences. Notre mission a consisté à aider l’équipe chargée de ce projet : définition d’une démarche globale de dématérialisation, sélection de projets pilotes, définition du besoin et pilotage d’appels d’offres.
Le Groupe IPSEN a mis en œuvre une plate-forme de gestion de sa documentation pharmaceutique basée sur un outil de configuration au dessus de Documentum. A l’occasion de la mise en œuvre de nouvelles applications basées sur la technologie Web, IPSEN a émis des doutes sérieux quant à la pérennité des cette couche de configuration, sur les plans fonctionnels, techniques et sur son aptitude à tenir les performances. Nous avons mené pour le compte d’IPSEN une mission d’assistance intégrant des étapes de qualification des solutions alternatives, qualification de l’opportunité de migration et définition du scénario de migration.
La Cellule interrégionale d’épidémiologie d’Ile-de-France (Cire Ile-de-France) est l’antenne francilienne de l’Institut de veille sanitaire (InVS). Nous avons réalisé une mission d'audit pour valider la pertinence du système de collecte et de production de bulletins de surveillance sur la mortalité en Ile de France. Nous avons évalué sa capacité à évoluer pour prendre en compte de nouvelles sources de données ainsi que des volumes beaucoup plus importants de données. Un volet ergonomique a traité des améliorations pour rendre le système convivial et automatiser la réception, la collecte et le contrôle des données.
La Cellule interrégionale d’épidémiologie d’Ile-de-France (Cire Ile-de-France) est l’antenne francilienne de l’Institut de veille sanitaire (InVS). Nous sommes intervenus pour réaliser le cahier des charges de l'application Furêtox, un outil qui vise à faciliter l’usage des ressources toxicologiques, notamment dans le cadre d’évaluation des risques sanitaires.
L'Inria est un centre de recherche et doit à ce titre assurer une mission de transfert de technologies vers le monde industriel et économique. Face à la diversité des voies de transfert et la multiplicité des opérateurs, la direction a décidé le lancement d'un projet global de suivi des processus de transfert intégrant notamment un portail de suivi des processus et un module CRM. Olkoa est intervenu dans toutes les étapes du projet, de la collecte des besoins à l'assistance au déploiement.
L'Institut National de l'Energie Solaire a été créé en 2006 pour promouvoir et développer en France l'utilisation de l'énergie solaire. Son activité largement tournée vers la R&D nécessite une gestion de la documentation projet avec des fonctions avancées de recherche et de contrôle d'accès. Nous avons assisté l'INES dans l'expression des besoins et l'étude des offres du marché.
Le Groupement de Coopération Sanitaire e-Santé Bourgogne regroupe les structures médicales et médico-sociales en Bourgogne. Il a sélectionné Olkoa pour l'assister dans la mise en place d'un Environnement Numérique Régional de Santé, plate-forme collaborative numérique régionale de santé. La mission a consisté en une analyse des besoins, la rédaction du marché, l’analyse des offres et le suivi de la mise en place de l’ENRS.
Le groupe Henner vend des assurances complémentaires santé et prévoyance et assure la gestion des contrats pour le compte des assureurs. La première mission concernait un certain nombre de petites applications GED qui ne répondaient pas à l’ensemble des nouveaux besoins des différents services. Nous avons été chargés de redéfinir l’ensemble de ces besoins, de sélectionner ceux qui pouvaient faire l’objet d’investissements justifiables économiquement ou stratégiquement, de rédiger les cahiers des charges correspondants, et d'aider à la sélection des prestataires. Notre prestation a concerné ensuite l'analyse de systèmes complexes et la rédaction des cahiers des charges correspondants, sur des processus métier très divers.
Le groupe APICIL est le plus important Institut de Prévoyance de la Région Rhône-Alpes. Suite à la fusion de plusieurs caisses au sein du groupe, la question d’une gestion améliorée des très importantes masses de documents manipulées dans le groupe s’est posée avec force. Notre intervention a consisté à coacher l’équipe projet GED qu’APICIL a mise en place. L’accompagnement s’est fait depuis les analyses préliminaires jusqu’au processus de sélection des fournisseurs d’une solution de GED.
Un acteur français de la grande distribution se trouvait confronté à une problématique de sécurisation de sa documentation (produits, magasins, personnels...). Olkoa a conduit une mission de modélisation de son système d'information documentaire basé sur DocuShare en traitant notamment les aspects : arborescence des dossiers, gestion des droits d'accès et interfaces avec les systèmes métier.
Fédérant l'ensemble des relais départementaux des Gîtes de France, la Fédération Nationale est garante de la mission du Mouvement Gîtes de France. L'évolution extrêmement rapide des pratiques et des outils de réservation a poussé la FNGF à lancer un audit de son système d'information. Après avoir rencontré des relais départementaux et des fournisseurs, nous avons mené un bilan des outils de production (description et labellisation des hébergements) et de réservation (gestion des disponibilités et processus de réservation) puis proposé des évolutions notamment du système de réservation et de commande de services en ligne.
La FNGF nous a sollicités pour l'assister dans son projet de refonte de son site Internet national. Ce projet englobait les problématiques de mise à disposition de l’offre d’hébergement, référencement, réservation en ligne (LCEN), campagnes de promotion, espaces professionnels, sites spécialisés, suivi des internautes, etc. Nous avons participé à l’élaboration du cahier des charges, à l’évaluation des offres et au choix des prestataires.
Gaz Électricité de Grenoble a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans plusieurs projets au sein de la Direction Accès et Réseaux de l’entreprise : portail GRD, optimisation des fichiers de suivi, statistiques CRE, ...
GEG a fait appel à Olkoa pour le support utilisateurs et la mise en place de nouvelles fonctionnalités dans son SI de gestion de la clientèle (eFluid).
GEG a décidé de refondre son SI Financier et son SI de Gestion de la Clientèle (GRC). Pour la GRC, il s'agit de mettre en place un progiciel unique (EFluid) pour gérer les aspects Contrats, Interventions, Facturation, Recouvrement des clients du Tarifs réglementé (TR) et des clients en offre de marché tant du côté du métier de Gestionnaire du Réseau de Distribution (GRD) que du métier de Fournisseur d'énergie (FR). GEG a fait appel à Olkoa pour l'assister sur la mise en œuvre de son système de Gestion de la Relation Client et la coordination avec le projet SI Finances au travers la prise en charge des tâches suivantes : Assistance à l'intégration, à la recette, au déploiement de la solution eFluid, Assistance au pilotage du projet et à la conduite du changement pendant 2 ans environ.
Dans le cadre de sa démarche qualité, GEG souhaitait se doter d'un outillage pour gérer ses documents, en particulier ceux qui font l'objet de processus de validation et de diffusion bien définis. Nous l'avons aidé à obtenir une vision générale des besoins de gestion des documents, tant sur le plan collaboratif que dans le domaine de la gestion, et à identifier une liste de progiciels susceptibles de répondre à tout ou partie de ces besoins.
Dans le cadre de l’ouverture des marchés de l’énergie, GEG a souhaité refondre son site Internet pour qu’il devienne un outil central dans sa stratégie commerciale. Nous avons été chargés de la Direction du Projet de refonte en tant que Maître d’Ouvrage.
Le GAPSA est le premier groupement français d'achats et de services de grossistes indépendants en Sanitaire / Chauffage / Plomberie. Nous sommes intervenus en assistance à maîtrise d’ouvrage pour la refonte du système de gestion (gestion des contrats fournisseurs, gestion des marchés, gestion des bonifications,...).