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Références : Archivage électronique

  • Archivage électronique

    L'Agence Française de Développement (groupe AFD) est un établissement public qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale. Dans un contexte de forte croissance et de dématérialisation de ses processus, l'AFD a souhaité définir sa politique d'archivage et a confié cette mission à Olkoa. La mission a intégré l'identification des documents produits par l'ensemble des agents dans le cadre de leurs activités, la définition des règles de conservation (durée d'utilité administrative et sort final), et l'accompagnement des services pour définir les arborescences types et diffuser des bonnes pratiques.

  • Archivage électronique

    Dans le cadre de son schéma directeur des systèmes d'information, l’AGEFIPH a fait appel à Olkoa pour l'aider à définir sa stratégie d’archivage électronique pour les années à venir. Le premier objectif de la mission d’accompagnement visait à l'acculturation des acteurs (directeurs, métiers, informatique) à l’archivage électronique, dans ses dimensions stratégique et opérationnelle, en dehors de tout discours technique. Le second objectif était d'élaborer un plan d’actions associé à la stratégie d’archivage électronique dans une logique de dématérialisation des processus métier et d’urbanisation du système d’information.

    Versement aux Archives nationales

    Olkoa a accompagné l'AGEFIPH dans la mise en oeuvre des versements réglementaires aux Archives nationales (dans Vitam) : étude de faisabilité pour substituer l'archivage papier des dossiers de demandes d'aide par un archivage électronique des données du SI métier ; évaluation et sélection des données du SI métier à archiver ; définition de la structuration de l'export ; élaboration du paquet d'archives à verser et versement en production.

  • Refonte d'arborescences

    Dans le cadre de ses différents métiers de gestion de financements européens, de promotions des dispositifs et d’animation d’une réflexion stratégique dans le domaine de l’éducation, l’agence Erasmus+ produit et utilise un très grand nombre de documents. En l’absence d’outils dédiés de gestion de documents et surtout de règles de gestion de ces documents, les utilisateurs avaient des difficultés à accéder à la bonne information et au bon document.

    Olkoa a accompagné l’agence dans la définition d’une stratégie de classement et de nommage des fichiers et des répertoires sur les espaces bureautiques partagés, en animant une séance de sensibilisation à destination de l’ensemble des agents, puis en coachant le chef de projet tout au long des travaux.

  • Accompagnement d'un projet d'archivage électronique

    La ville d’Amiens et la communauté d’agglomération d’Amiens Métropole sont, comme toutes des collectivités, confrontées aux impacts induits par la dématérialisation en termes d’archivage. En effet, certains processus sont entièrement dématérialisés, et la majorité des informations manipulées existe sous forme électronique. Cette évolution impose une réflexion sur les modalités de création, gestion, prise en charge et conservation de ces informations. Dans ce contexte, Olkoa a assisté les deux collectivités pour, d’une part réaliser un état des lieux de la production documentaire électronique et d’autre part, mettre en place une politique d’archivage visant à maîtriser et gérer les données et documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Cette démarche a abouti à la production d'un schéma directeur de l’archivage électronique couvrant notamment les rubriques suivantes : règles de production de documents électroniques, démarche concrète de mise en place, investissements à réaliser, accompagnement à apporter aux utilisateurs, risques et mesures préventives.

  • Etude sur la mise en place de connecteurs entre les instances As@lae et les SIA des partenaires d’Arch-e-Loire

    Olkoa a accompagné les partenaires d’Arch-e-Loire (Région Pays de Loire, conseils départementaux de Loire-Atlantique, Maine-et-Loire, Mayenne, Sarthe et Vendée) pour identifier les liaisons possibles entre les SAE et les SIA. L'étude visait à évaluer les modalités et conditions de consultation des archives numériques conservées dans les SAE et à déterminer les évolutions souhaitables des outils (plateforme d’archivage électronique, SIA(s) et Portails Internet de consultation) pour faciliter l’accès aux archives numériques.

  • Mise en ligne des archives généalogiques

    Les Archives de Paris mettent en ligne une partie importante de leurs documents numérisés. Une partie est consultable sur Internet, une autre dans la salle de lecture des Archives. Notre mission a été d'aider les archives dans le pilotage du projet de mise en ligne : validation des spécifications, validation de la production du prestataire qui réalise l'outil de mise en ligne, aide à la gestion des données d'indexation des images.

    Numérisation des archives généalogiques

    Les archives de Paris ont lancé un vaste projet de numérisation des archives généalogiques en vue de leur mise en ligne au public. Dans une première phase, nous les avons aidés à la préparation du cahier des charges de numérisation. Dans une deuxième phase, nous avons assisté les Archives de Paris dans le processus de réception des images : mise en place d'un outil de suivi, organisation du travail, assistance dans les réunions de pilotage.

  • Formation archivage électronique

    Les Archives départementales de l'Ain ont fait appel à Olkoa pour former les agents du pôle « archives contemporaines » à la mise en œuvre de projets de versements d’archives électroniques ainsi qu’à la prise en charge et à la gestion des versements dans As@lae. Les objectifs de la formation étaient les suivants : connaître les grands principes, les normes, les règles et les outils de l’archivage électronique ; connaître la méthodologie d’un projet d’archivage électronique ; connaître le fonctionnement des logiciels Octave, Archifiltre, AllDup, Droid, VRenamer ; maîtriser le fonctionnement du logiciel As@lae (module assuré par l'éditeur Libriciel Scop).

  • Archivage électronique

    Olkoa a mené une étude d’opportunité et de faisabilité sur la mise en oeuvre par les CDG Auvergne Rhône-Alpes d'une plateforme mutualisée d'archivage électronique pour les collectivités locales et établissements publics de la région. Après un état de l’art de l’archivage électronique, Olkoa a réalisé un recueil des besoins des Centres de Gestion et de leurs adhérents. L’objectif était d'estimer, pour les Centres de Gestion, les enjeux de se positionner sur le secteur de l’archivage électronique, compte tenu de l'environnement réglementaire des archives publiques, et d'évaluer leur capacité à se rallier à ce projet de mutualisation.

  • Archivage électronique du DPI

    Le CHU de Rennes a engagé depuis plusieurs années la dématérialisation du dossier patient​ et la numérisation de documents médicaux. ​L’étude a eu pour objectif d’apporter des éléments d’aide à la décision, sous la forme de scénarios, pour répondre aux enjeux d’accessibilité dans le temps, de qualité juridique et d’imputabilité des informations du Dossier Patient Informatisé. Elle s'est déroulée en 3 parties : une étude de l’existant, d'état des lieux et évaluation des besoins prioritaires de versement dans le SAE ; un état de l’art des solutions du marché afin d’avoir une connaissance générale des logiciels et projets existants qui pourraient répondre à leurs besoins ; une définition d'un plan d’action à partir de différents scénarios proposés.

  • Archivage électronique

    Olkoa a accompagné les deux collectivités dans la définition de leur stratégie d’archivage électronique qui devait s’inscrire dans une logique de mutualisation avec les 37 communes de l’agglomération. L'objectif était d'assurer la valeur probante des documents électroniques, notamment pour les processus comptabilité et commande publique. Olkoa a réalisé un état des lieux de la production documentaire numérique afin de prioriser les besoins d’archivage et le périmètre du futur SAE, puis a défini l'organisation et les moyens de sa mise en œuvre.

  • Préservation numérique

    Olkoa a accompagné le GIS Collex-Persée dans sa réflexion sur la mutualisation de la préservation des données numériques issues d’opérations de numérisation. Après une première phase d'analyse des données produites par les bibliothèques de l'ESR, Olkoa a contribué à la rédaction du Livre Blanc "Etude sur la présrevation des collections des bibliothèques numériques de l'ESR - Vers la constitution d'une communauté de pratiques". Ce livre blanc propose un ensemble de recommandations pour faire converger les pratiques documentaires des bibliothèques et pose les jalons pour une stratégie nationale de préservation.

  • Archivage électronique

    La Communauté d'agglomération du Grand Cahors a signé une convention de mutualisation avec le Département du Lot dans le cadre de son projet de mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Cette convention ne portant que sur les moyens d'infrastructure, la Communauté d'agglomération devait mener de façon autonome l'audit de sa production documentaire, la priorisation et la préparation des premiers versements et la définition de sa feuille de route. Olkoa l'a accompagnée dans ces étapes en l'aidant notamment à bien clarifier et définir les rôles et responsabilités de chacun dans la mise en oeuvre du SAE.

  • Archivage électronique

    Olkoa a accompagné la CAPV sur la mise en œuvre d’un Système d’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation avec les autres communes membres de la Communauté d’agglomération. La première phase de la mission consistait à réaliser une cartographie de la production documentaire pour les principaux processus métier et à identifier les documents et données devant faire l’objet d’un archivage. La mission visait ensuite à identifier les différentes solutions adaptées au contexte de la collectivité et à définir leurs conditions de mise en œuvre opérationnelle, tant sur les plans organisationnels que techniques et financiers.

  • Archivage électronique

    Confronté à une forte augmentation de la production de documents électroniques et conscient des contraintes réglementaires en matière d'archivage, le Conseil Départemental de Haute-Savoie a mandaté Olkoa pour l'assister dans la stratégie de mise en œuvre d'une solution d'archivage électronique. La prestation a permis de faire l'inventaire des données et documents devant faire l'objet d'un archivage, puis de décrire les différentes solutions adaptées à la situation du département.

  • Etude sur la préservation des archives audiovisuelles

    Les Archives départementales de l’Hérault ont déjà collecté plusieurs To d’archives audiovisuelles en attente d'un versement dans leur système d’archivage électronique. L’équipe projet a souhaité être accompagnée pour mener une étude sur la préservation des archives audiovisuelles, dans l’objectif de :
    - produire un diagnostic des formats des archives déjà collectées,
    - compléter la boîte à outils pour préparer les versements (outils d'identification, de caractérisation, de validation),
    - consolider les processus de versement et de traitement des archives audiovisuelles,
    - définir une feuille de route pour mettre en œuvre la préservation des archives en général et des archives audiovisuelles en particulier,
    - préfigurer une stratégie de préservation des archives audiovisuelles.

  • Archivage électronique

    La dématérialisation de la commande publique nécessite la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique et notamment la garantie de la valeur probante des documents signés électroniquement. Dans ce contexte, le Département a missionné Olkoa pour l'accompagner dans sa réflexion sur le cycle de vie de l’information numérique avec notamment une étude de l'état de l'art de l'archivage électronique. La deuxième étape a permis la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique pour la commande publique avec la définition des prérequis organisationnels et techniques.

  • Archivage électronique

    Le Département de la Charente s'est engagé dans une démarche d'e-administration pour améliorer et moderniser les services rendus aux usagers. Cette démarche s'appuie sur la dématérialisation de nombreux processus métier avec notamment la gestion des dossiers de demande d'aide sociale. La direction des Archives départementales souhaitait maîtriser et sécuriser la gestion du cycle de vie des documents et données numériques par la mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Olkoa assisté de la société Rhizome-Data a apporté au Département un éclairage stratégique et technique selon deux axes : Etude sur la faisabilité de l’extraction des données du SI métier de l'aide sociale (IODAS), en identifiant les modalités de transfert de ces données dans une nouvelle GED et un SAE ; Etude sur la faisabilité juridique, technique, financière et humaine de la mise en place d’un archivage électronique mutualisé.

  • Archivage électronique

    Face à la dématérialisation croissante de ses processus et aux besoins résultants d'archivage électronique, le Conseil Départemental a décidé de lancer une étude de cadrage, préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Olkoa a mené cette étude en 6 étapes : Etat de l'art des systèmes d'archivage électronique. Enjeux et périmètre du SAE. Identification des moyens nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du SAE. Définition de la politique d'archivage. Articulation du SAE avec les applications GED et SIA. Etude de faisabilité d'une mutualisation à l'échelle supra-départementale.

  • Ouverture du SAE aux communes du Département

    Le Département, l’Agence Technique Départementale et le Centre de gestion de la Dordogne souhaitent mettre en place un service d’archivage électronique mutualisé à destination des collectivités territoriales. Ils ont confié à Olkoa une étude de faisabilité permettant de déterminer les besoins des collectivités locales en termes d’archivage électronique, de préciser les contraintes humaines, organisationnelles et techniques de mise en place d’un SAE aussi bien au niveau des collectivités territoriales que des instances départementales (AD, DSIN). Puis Olkoa a accompagné la définition d'une offre de service, en détaillant les rôles et responsabilités de chaque partenaire, les impacts finaciers et la charge de travail incombant à chacun, et les prérequis juridiques et organisationnels à définir dans les conventions.

  • Choix SAE
    Le Département de la Gironde dispose d'un SAE en production depuis 2019. Cependant, une étude menée en 2021 a conclu à l’obsolescence technique de certaines briques mises en place rendant impossible l’interfaçage en l’état, de la GED SAS avec Vitam ou la version 2.1 d'Asalae.
    Le Département s'est alors interrogé sur la faisabilité et les conditions à réunir pour remplacer l’ensemble des briques du projet E-Dune et a sollicité Olkoa pour l'accompagner sur les axes suivants : confirmer le périmètre fonctionnel du SAE, la volumétrie et prioriser les besoins d’archivage ; apporter des éléments d’aide à la décision s’agissant du choix des solutions fonctionnelles et techniques, de l’hébergement et de l’organisation à mettre en place ; élaborer des scénarios en intégrant des préconisations organisationnelles et techniques, un budget en ressources financières et humaines, ainsi qu’un calendrier précisant les phases et les jalons pour le remplacement du socle actuel.

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