Références : Archivage électronique

Archivage électronique

Le SIAAP (Syndicat Interdépartemental pour l'Assainissement de l'Agglomération Parisienne) est un établissement public assurant le transport et la dépollution des eaux usées en Ile-de-France. Sa forte production numérique, constituée de documents et données, est conservée sur des serveurs partagés ou dans des applications. Ces moyens ne permettent pas une bonne gestion du risque documentaire et des enjeux opérationnels, juridiques et patrimoniaux liés. Le SIAAP a donc confié à Olkoa une mission de cadrage préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique. La première phase du projet a consisté à réaliser et valider l’étude d’opportunité et de faisabilité. Elle a inclus une analyse du périmètre du projet, un recensement des données existantes, différents scénarios de mise en œuvre et la rédaction d’une charte.

Archivage électronique

L'Université de Lille a souhaité être accompagnée par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions organisationnelles et techniques les plus adaptées à la gestion de ses archives numériques. Une première phase d'état des lieux a eu pour objectifs de fournir un diagnostic sur la production des données et documents des processus métier les plus avancés dans la dématérialisation, de formaliser le périmètre cible et les priorités de mise en œuvre de l'archivage électronique et d'identifier les actions à mettre en place pour assurer cet archivage, en déterminant les rôles et responsabilités de chacun des acteurs concernés. La seconde phase a consisté à fournir à l’Université de Lille tous les éléments permettant de choisir l’organisation et les moyens cibles pour assurer l'archivage électronique à l’âge intermédiaire, proposer des scénarios et un plan d’actions.

Formation au SEDA 2.1

Olkoa a formé les informaticiens et les archivistes (4 personnes) de l'Université Polytechnique des Hauts-de-France au SEDA 2.1 pour leur permettre de monter en compétence et utiliser la plateforme PAC du CINES. La formation, d'une journée, était organisée entre temps d'apports théoriques et travaux pratiques.

Archivage électronique

La Ville de Boulogne-sur-Mer a décidé de mener une étude préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique dont les objectifs étaient d'analyser l'existant de 8 processus métier et de définir une stratégie de mise en oeuvre de l'archivage dans l'environnement numérique à partir de l'étude de scénarios adaptés à son contexte. Les résultats de la première phase de l'étude ont permis d'identifier la production numérique devant faire l'objet d'un archivage intermédiaire et/ou définitif numérique, les priorités de mise en oeuvre des versements et de définir le périmètre documentaire cible du futur SAE. La deuxième phase de l'étude a abouti à la production d'un état de l'art, d'une étude de scénarios de mise en oeuvre et d'un plan d'action pour mener à bien le projet.

Archivage électronique

La Ville de Cherbourg-en-Cotentin a souhaité être accompagnée dans la définition de la stratégie de mise en œuvre de l’archivage électronique. Une première phase de la mission a consisté à effectuer un état des lieux de la production numérique pour les cinq processus métier les plus dématérialisés. La seconde phase était consacrée à l'étude des différents scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique pour les premiers versements identifiés comme prioritaires au cours de la première phase. Ce travail s'est appuyé sur un état de l’art des solutions du marché et des retours d’expérience de collectivités comparables.

Archivage électronique

Suite à la mise en production de son système d’archivage électronique, la Ville de Lyon a rédigé la Politique d’archivage et la Politique de sécurité des systèmes d’information puis a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction de la Déclaration des pratiques d’archivage de son SAE. La mission a consisté à documenter le processus d’archivage et les fonctions associées (préparation des versements, versements, stockage, sécurité et conditions d’accès...), en lien avec la Politique d’archivage.

Archivage électronique

La Ville de Meylan a souhaité définir et mettre en œuvre une stratégie globale de conservation et d'archivage des documents électroniques. Dans un premier temps et avant de décider de s’équiper d’un outil, la direction Aménagement urbain et services techniques a confié à Olkoa une étude de cadrage stratégique avec les objectifs suivants : sensibilisation des services sur les enjeux de la dématérialisation, diagnostic de la gestion des flux dématérialisés dans les services, identification des risques et recommandations.

Archivage électronique

La Ville de Nanterre, dans un souci d'une plus grande maîtrise de sa production numérique, a souhaité mener une étude préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique. Pour ce faire, elle l'a confiée à Olkoa. Une première phase a consisté à cartographier la production numérique et identifier les potentiels risques encourus par la collectivité en termes de gestion de son information numérique. La seconde phase a permis d'apporter des éléments d'aide à la décision pour définir une stratégie de mise en oeuvre d'un SAE, et aboutir à un plan d'actions associé.

Archivage électronique

La ville de Saint-Etienne a décidé de lancer un projet d'archivage électronique. Elle à donc confié à Olkoa la conduite d'une étude préalable avec pour objectif de définir  le périmètre fonctionnel de la solution ainsi que les impacts organisationnels et techniques. Cette étude a permis de mener un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, de définir la stratégie en matière d’archivage électronique, d'identifier les possibilités de mutualisations entre la Ville et Saint-Étienne Métropole et enfin de préciser l'organisation et les moyens à mettre en œuvre.

Archivage électronique

La commune de Lormont souhaitait définir sa stratégie d’archivage électronique. Olkoa a accompagné la collectivité en menant un diagnostic de l’existant, en produisant une cartographie de la production documentaire numérique et en étudiant les opportunités de partenariat au niveau du territoire, compte tenu du projet SAEM. Dans un second temps l'étude a consisté en la définition d'un ensemble de recommandations d'ordre organisationnel, préalables à la mise en oeuvre de l'archivage électronique.

Archivage électronique

La ville du Havre et la communauté urbaine ont souhaité être accompagnées dans la définition de leur stratégie commune d’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa a consisté d'abord à fournir un ensemble de préconisations sur la stratégie à adopter, pour clarifier les positionnements respectifs des grands projets du SDSI au regard des enjeux de l’archivage électronique, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant 3 processus métiers pilotes : dossier de l’agent, dossier Famille, et commande publique. Pour chacun, il s'agissait d'identifier les documents à verser, leurs métadonnées, les évènements déclencheurs, et les impacts concernant l'articulation entre les briques applicatives concernées (applications métiers, parapheur, GED et SAE).

Archivage électronique

La Ville de Nantes et la Métropole souhaitaient être accompagnées dans la définition de leur feuille de route concernant l’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa consistait d'abord à fiabiliser l’ensemble des besoins, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant trois processus métier pilotes : ADS, commande publique et versements bureautiques. Puis la mission a permis d'identifier les solutions éligibles, les budgets et calendrier à prévoir. En parallèle, nous avons formé l’ensemble des services d’archives afin de mettre en place une politique d’archivage.

Archivage électronique

La Ville, la Communauté d'agglomération et le CCAS de Montauban ont souhaité être accompagnés dans la définition d'une stratégie globale de gouvernance de l'information afin d'assurer une gestion maîtrisée et sécurisée de leur production numérique. La première phase de la mission a consisté à réaliser une cartographie de la production documentaire des processus métier et à analyser l’existant afin de repérer les documents et données devant faire l’objet d’un archivage, à court, moyen et long terme. La mission visait ensuite à apporter des éléments d'aide à la décision pour la mise en œuvre effective de l'archivage électronique.