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Références : Archivage électronique

  • Archivage électronique

    Le Département des Hautes-Pyrénées avait déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives et s’orientait vers leur dématérialisation complète avec l’acquisition d’un parapheur électronique. Dans ce contexte, Olkoa l'a accompagné pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions tant organisationnelles que techniques les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant, intermédiaire et définitif, des services du Département et de l’Etat. Une première phase a consisté à produire un état des lieux de la production numérique, puis une seconde phase à la construction de scenarii de mise en oeuvre de l'archivage électronique au sein de la collectivité. La troisième phase a été consacrée à la rédaction d'un cahier des charges pour l'acquisition d'une solution logicielle SAE et à un accompagnement dans le choix de la solution.

  • Archivage électronique

    Le territoire des Landes est caractérisé par l'existence de L'ALPI, un syndicat mixte qui fournit des services informatiques à ses adhérents et notamment la plateforme d'archivage électronique ARCHILAND. Le Département a missionné Olkoa pour mener une étude sur la faisabilité technique, organisationnelle et financière de l'utilisation de la plateforme ARCHILAND pour couvrir ses besoins et répondre notamment aux enjeux de l'archivage historique. Dans ce cadre, nous avons produit une feuille de route détaillant le scénario d'implémentation retenu.

  • Archivage électronique

    Les Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques ont souhaité se doter d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) afin d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques qui leur sont versés. Le Département a confié à Olkoa la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition, la maintenance et le déploiement d'un SAE.

  • Archivage électronique

    Olkoa a assisté le Département dans la définition de sa stratégie en matière d'archivage intermédiaire et d’archivage définitif. La mission a d'abord consisté à réaliser une cartographie de la production documentaire avec pour objectif d'identifier les données et documents devant prioritairement faire l’objet d’un archivage électronique. Une deuxième étape a permis de proposer les scénarios possibles de mise en œuvre d'un SAE. La troisième étape a consisté en un accompagnement méthodologique pour la mise en oeuvre du scénario retenu avec notamment une étude comparative de deux solutions majeures du monde du libre.

  • Etude préalable à la mise en place d'un SAE

    Le Département du Gard est engagé depuis plusieurs années dans un programme de développement de l’administration électronique qui entraîne un accroissement de la production documentaire électronique et la nécessité de se doter d’un Système d’Archivage Électronique (SAE), pour ses propres archives électroniques ainsi que celles des services versants aux Archives départementales. Pour l’accompagner dans sa démarche préalable, le Département a choisi Olkoa pour l'aider à réunir tous les éléments nécessaires à la prise de décision : état de l'art, analyse des besoins, identification des prérequis organisationnels et techniques, opportunités de mutualisation.

  • Archivage électronique

    Le Département du Nord a confié à Olkoa une mission d'assistance avec un double objectif : mettre en œuvre l’archivage électronique des marchés publics dématérialisés et définir un cadre méthodologique pour les projets d'archivage futurs. Olkoa a accompagné le Département dans la production d'une cartographie détaillée du processus de la commande publique permettant de décrire les documents et données produits et reçus à chaque étape, de repérer l'exemplaire du document à verser dans le SAE et les modalités de versement (métadonnées nécessaires à la formalisation des profils d'archivage, notamment). Les scénarios d'archivage pour l'existant, le stock et la cible ont été étudiés et ont abouti à des préconisations pour la gestion du cycle de vie des données et documents dans leur environnement de production. Ce travail a ensuite permis de construire un socle méthodologique afin d’outiller les chefs de projets et faciliter la mise en œuvre du processus d’archivage dans le cadre de la dématérialisation des autres processus métier par la production d'un kit méthodologique de l'archivage électronique.

  • Étude pour une meilleure gestion des répertoires bureautiques​

    Dans un contexte de croissance exponentielle de la production bureautique dans les services, le Département du Nord a souhaité cadrer la gestion des répertoires bureautiques et outiller les services et les agents pour les aider à définir et adopter de règles afin de faciliter le travail collaboratif, homogéniser les pratiques et tendre vers plus de sobriété énergétique. Il a fait appel à Olkoa pour produire un kit méthodologique décrivant les bonnes pratiques à mettre en oeuvre autour du nommage, du classement, du tri et de la sécurisation des documents dans un souci d'amélioration continue.

  • Archivage électronique

    Olkoa a accompagné le Conseil départemental du Puy-de-Dôme pour une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique afin d’en déterminer le périmètre et les conditions à réunir. Une première phase de cadrage et d’initialisation de la mission a permis de partager un ensemble de prérequis et informations sur le déroulement et les attendus de la mission. Une deuxième phase était consacrée à la collecte d’informations sur l’existant. Une troisième phase a permis d'étudier des scénarios de mise en oeuvre et de définir un plan d’actions.

  • Archivage électronique

    Le Département du Tarn a déployé des applications GED métier autour de la solution Documentum et engagé une réflexion globale pour définir les grandes orientations en matière d’administration numérique. Il a souhaité être accompagné par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Cette démarche, inscrite dans une approche de gouvernance de l’information, visait à :

    • Intégrer les problématiques et procédures d’archivage numérique aux différents âges (courant, intermédiaire et définitif) dans la stratégie globale,
    • Déterminer les priorités d’archivage et le périmètre documentaire cible des données et documents à verser dans le Système d’Archivage électronique (SAE),
    • Proposer des préconisations pour la mise en place de l’archivage électronique en tenant compte, de l’écosystème informatique (GED et SIA, notamment), des contraintes et objectifs du département et des retours d’expérience d’autres collectivités similaires.

  • Archivage électronique

    Le Département de Vaucluse avait de longue date initialisé une dématérialisation de ses processus métier et se préoccupait de l'archivage des données et documents électroniques. Olkoa l'a accompagné dans la définition de sa stratégie d’archivage électronique, en réalisant un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, sur quelques processus prioritaires. Nous avons ensuite proposé des scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation à l’échelle du territoire du département.

  • Stratégie Archivage électronique

    Depuis 2009, le Conseil Général de Seine-et-Marne s’est engagé sur la voie de l’e-administration avec l’adhésion à divers protocoles de télétransmission (Actes, Hélios, FSE), la dématérialisation du courrier entrant et de la procédure de la commande publique, la gestion dématérialisée de documents ou dossiers (délibérations, dossiers juridiques, dossiers d’assemblée), et le parapheur électronique. Quatre grands projets structurent cette démarche : dématérialisation, GED, architecture de stockage et collaboratif. Dans ce contexte le Conseil Général a souhaité positionner un projet d'archivage électronique afin qu’il vienne s’emboîter parfaitement dans les autres projets, sans générer de ruptures de chaîne. Après une analyse détaillée des projets existant, l’objectif essentiel de la mission était de proposer des scénarios techniques et organisationnels pour la mise en œuvre de la brique archivage électronique.

  • Stratégie Archivage électronique

    Le Conseil général des Alpes-Maritimes souhaitait se faire assister dans la production d’un plan stratégique destiné à piloter le développement de la dématérialisation pour la période 2013/2016. Sur le plan pratique, il s'est agi de valider les options déjà retenues dans le cadre de plusieurs projets déjà en cours, de proposer des évolutions dans ces projets au regard du contexte légal et réglementaire du domaine et des comparaisons de chantier de même nature engagés par d’autres collectivités territoriales, et enfin de proposer une planification globale des projets à réaliser dans les 5 prochaines années.

  • Archivage électronique

    La Région Pays de la Loire, confrontée aux impacts de la dématérialisation en termes d’archivage a rejoint le projet SAEir (Système d’archivage électronique interdépartemental et régional en Pays de la Loire) qui permet depuis janvier 2018 aux collectivités membres du projet de verser les flux PES et ACTES dans le SAE As@lae. La solution mutualisée mise en place est destinée à être étendue à l’archivage des données et documents issus d’autres processus métiers et d’autres collectivités et partenaires.

    Dans ce contexte, la Région et les Archives régionales ont confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic des processus dématérialisés devant déboucher sur des recommandations pour l’archivage électronique et sur la définition des modalités opérationnelles de versement dans le SAE  des données et documents produits ou reçus dans le cadre des processus prioritaires : les dossiers de délibérations, de recrutements et les contrats.

  • Archivage électronique

    Dans le cadre d'un vaste programme nommé "Optimisation" le Conseil régional du Centre-Val de Loire a lancé le chantier Dématérialisation, concernant des domaines métier comme la gestion de la commande publique et des domaines transverses comme l'archivage électronique. Pour l'aider à adopter les solutions les plus adaptées à son contexte le Conseil régional a décidé de confier à Olkoa une étude des besoins et un audit de faisabilité pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique. Cette étude a couvert les aspects suivants : Évaluation des besoins d’archivage, à valeur tant probante que patrimoniale. Audit du système d’information et évaluation des différents scénarios de mise œuvre de l’archivage électronique. Définition d'une politique d'archivage

  • Infrastructure GED et archivage

    En partenariat avec son partenaire Confluence conseil, Olkoa a piloté le centre de compétences GED du groupe pour le compte de Crédit Agricole Technologies et Services. Dans ce cadre, l'équipe a assuré de nombreuses missions autour de la gestion et de l'archivage des documents : support utilisateur pour les applications GED existantes, rédaction de cahier des charges, consultation du marché et mise en oeuvre d'une nouvelle plate-forme GED, définition et mise en oeuvre de la politique d'archivage électronique, coordination des opérations de dématérialisation (LAD/RAD). Elle a également participé au programme de mise en conformité RGPD sur le chantier d'identification des données, de leur circulation dans le SI et de leur cycle de vie.

  • Accompagnement à la définition d’une offre d’archivage à l’attention des collectivités landaises

    Après avoir mis en production un système d’archivage électronique pour les besoins du Département des Landes en novembre 2019, le Conseil départemental des Landes (CD40) et le Centre de gestion de la fonction publique départementale des Landes (CDG40) ont souhaité poursuivre leur démarche de développement de la solidarité territoriale autour d’une politique publique d’archivage électronique en direction des collectivités landaises, environ 350 communes et EPCI qui n’ont que très peu de moyens pour s’emparer de la problématique de l’archivage électronique, s’organiser et s’outiller.

  • Archivage électronique

    Olkoa a accompagné le GIP Ternum dans la définition de son offre d’archivage au travers de la production d’une matrice RACI, pour l’archivage électronique et l’archivage intermédiaire. L’objectif était de préciser et clarifier le périmètre de responsabilité de chaque acteur (le GIP en tant que Tiers hébergeur, les services d’archives et services informatiques des collectivités adhérentes à Ternum, les communes et établissements publics sur le territoire des Départements adhérents Ternum).

  • Système d’Information Archivistique

    La Grande Chancellerie de la Légion d’Honneur (GCLH) dispose de fonds d’archives importants qui jusqu’à présent n’ont fait l’objet ni d’une numérisation exhaustive ni d’une informatisation poussée. A des fins de conservation comme de consultation, la GCLH a engagé un programme complet pour sauvegarder et rendre accessibles ces fonds, ce qui suppose de réaliser un inventaire exhaustif et harmonisé des fonds, puis de mettre en place un système d’information archivistique offrant un accès unique à l’ensemble des archives. Olkoa a accompagné l’institution dans le recueil des besoins des utilisateurs internes et du public afin d’établir un cahier des charges. La mission a permis également de repérer les gisements actuels et à venir de production nativement numérique au sein des services de la GCLH et qui nécessiteraient un archivage électronique.

  • Audit et stratégie documentaire

    La Haute Autorité de Santé a mis en œuvre un plan de transformation numérique avec la dématérialisation de nombreux processus métier. Constatant que cette dématérialisation s'accompagnait d'une baisse des versements en archive papier, sans augmentation significative des versements électroniques, la HAS a confié à Olkoa une mission d'audit des pratiques documentaires. Cet audit a débouché sur la définition d'une stratégie d'archivage électronique et papier, la rédaction d'un DCE pour le renouvellement de leur SAE, l'accompagnement à la gestion du sort final des archives physiques et l'élaboration d'une démarche pour la mise en œuvre de connecteurs avec le nouveau SAE.

  • Entrepôt de données - Etat des lieux

    L'Institut Pasteur a sollicité Olkoa pour l'accompagner dans sa démarche de certification de son entrepôt de données OWEY. Olkoa a réalisé un diagnostic afin de connaître le niveau de mise en œuvre du modèle OAIS et co-construit, avec l'équipe projet, une feuille de route pour combler les écarts identifiés, en vue de la certification CTS.

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Par type de projet